Sau khi mô tả vấn đề, để thống nhất có chung một góc nhìn với khách hàng trong 8D. Và đặc biệt là phải phân tích từ khía cạnh của khác hàng. Do đó sau 5W2H và mô tả vấn đề chúng ta đã có nhưng thông tin cơ bản về vấn đề rồi. Nhưng nếu các bạn chưa biết vấn đề là gì xin mời bắt đầu từ đây.
Lúc này chúng ta sẽ nhận ra là: có rất nhiều vấn đề khác nhau, nhưng thực tế mọi người cứ nghĩ là cùng một vấn đề. Chuyện này xảy ra rất thường xuyên. Ví dụ như kiểu lỗi tách lớp ở bao nylon. Nó có thể xảy ra trên đường hàn, nó có thể xảy ra chính giữa túi, và nhiều lúc nó chỉ xảy ra ở một mặt. Đa số mọi người đều nghĩ nó là một. Nhưng không phải đâu, cùng là lỗi tách lớp, nhưng 3 triệu chứng là ba vấn đề khác nhau, với ba cơ chế gây lỗi khác nhau. Do đó cần phải tách ra từng loại lỗi nếu cần thiết.
Cho nên phần này chúng ta đi 3 bước như sau:
[8D] Hỏi những câu hỏi để tách vấn đề:
– Vấn đề thật sự làm chúng ta đau đầu là gì?
– Chỉ cần một hướng hành động có khắc phục được hết vấn đề hay không?
– Có bao nhiêu vấn đề mà chúng ta đang nói đến trong topic này.
– Chúng ta có thật sự hiểu những gì chúng ta đang nghĩ là vấn đề hay không? Mọi người có hiểu chung một hướng hay chưa?
– Điều gì thật sự xảy ra?
Chúng ta đã đi vào hiện trường? quan sát hiện trạng? xem xét hiện vật?
[8D] Đặt mức độ ưu tiên.
Một khi mà chúng ta phân tích, đặt câu hỏi ở phần 3.1, mà vấn đề lộ ra ngày càng nhiều thì chúng ta cần phải đặt lại ưu tiên cho từng vấn đề. Vì không đủ nguồn lực để xử lý hết. Cho nên để phân loại ra vấn đề nào quan trọng, vấn đề nào không. Chúng ta cân nhắc các câu hỏi sau:
– Vấn đề có khả năng ảnh hưởng đến khách hàng hay không?
– Có ảnh hưởng đến tăng trưởng của công ty hay không?
– Khả năng tác động xấu đến con người, năng suất, nguồn lực hay không?
[8D] Quyết định mở rộng nhóm
Nếu sau khi phân tích, chúng ta nhận thấy đây là tập hợp rất nhiều vấn đề khác nhau, thì có chăng mở thêm một đội cho vấn đề khác nếu cần thiết.
Tới đây nhóm đã có được quyết định là giữ phạm vi vấn đề như ban đầu, hay tách phạm vi, tách vấn đề ra khỏi nhóm giải quyết ban đầu. Từ quyết định đó chúng ta sẽ xác định lại vấn đề và phạm vi của nó một lần nữa rồi mới phân tích tiếp. Mời các bạn tham khảo bước tuyên bố về vấn đề sau khi chia tách tại đây.
Tuan Huynh
