Bước D2 trong 8 bước giải quyết vấn đề là một trong những bước cực kì quan trọng mà các bạn phải làm thiệt kĩ. Vì lẽ, một vấn đề được mô tả tốt thì nó đã được giải quyết phân nửa rồi. Thế mà bước mô tả vấn đề xưa nay không được xem trọng mấy. Đa số mọi người chỉ nghĩ rằng bước này chỉ cần thêm vài dòng vào để mô tả vấn đề như ta thường hiểu. Thật ra không phải vậy. Các hoạt động chính của bước này là thu thập dữ liệu-Data collection, từ việc thu thập dữ liệu liên quan, thì vấn đề càng ngày càng sáng rõ. Sáng rõ về mặt phạm vi, sáng rõ về mặt cơ chế, kiểu lỗi. Từ đó mình mới viết lại mô tả vấn đề một cách chính xác hơn, thu hẹp phạm vi hơn. Và bước này cũng giúp tổ chức giảm rất rất nhiều công sức trong việc tiến hành hành động tạm thời cũng như là tìm nguyên nhân gốc rễ. Trước khi đi quá xa, nếu các bạn vẫn chưa biết vấn đề là gì thì mời tham khảo tại đây.
Nói ngắn gọn thì mục đích của bước D2 của 8D là:
Thu thập nhiều nhất các dữ liệu liên quan đến vấn đề, nhưng lưu ý là đứng tập trung phân tích. Chỉ thu thập thôi, bước này cần tiến hành thiệt nhanh. Nên nếu phân tích tìm nguyên nhân sẽ không có thời gian. Tập trung nhiều vào “ dữ liệu, thực tế, và những suy đoán của vấn đề”. Đầu ra của bước này là xác định được “ Cái gì sai, và sai so với gì”. Xác định đước mức độ của vấn đề, ảnh hưởng của nó đến khách hàng, phạm vi. Từ đó thu hẹp được tối đa phạm vi của vấn đề. Nhờ đó tiết kiệm được rất nhiều công sức cho các bước sau, nó cũng giúp các bước sau đi đúng hướng.
Các câu hỏi thường tập trung trong D2-8D.
- Ai đã báo vấn đề này? Khách hàng bên ngoài hay khách hàng nội bộ
- Vấn đề là gì? Sai so với chuẩn gì?
- Vấn đề xảy ra khi nào?
- Vấn đề xảy ra ở đâu?
- Tại sao vấn đề xảy ra?
- Vấn đề xảy ra như thế nào?
- Nó đã xảy ra trong quá khứ hay chưa? Nếu có thì tần suất bao nhiêu?
Các công cụ thường dùng trong bước D2 của 8D là:
- Process Flowchart- Sơ Đồ Quá Trình
- Is/Is Not Analysis: Phân tích có hay không có.
- Check sheet: Phiếu kiểm tra.
- Pareto Diagrams: Biểu đồ pareto.
- Control Charts: Biểu đồ kiểm soát.
Nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm ở bước D2- của 8D này
Trưởng nhóm:
- Mô tả vấn đề cụ thể nhất, chính xác nhất có thể
- Thu thập tất cả các tài liệu liên quan đến vấn đề
- Tài liệu hóa mô tả vấn đề cuối cùng
- Phân định rõ, một cách hẹp nhất phạm vi của vấn đề.
Người bảo trợ(Sponsor)
- Hỗ trợ việc thu thập thông tin.
- Đảm bảo các thành viên tham gia đã được đào tạo về 8D và các công cụ chất lượng cơ bản khác như biểu đồ xương cá, 5 why.
- Thẩm định lại các tài liệu mà nhóm đã thu thập.
Nếu bạn vẫn còn cảm thấy chưa an tâm liệu mình có làm đầy đủ bước D2 hay chưa thì các bạn cũng có thể tham khảo ở check list sau:
- Vấn đề đã được mô tả chính xác và hợp lý chưa?
- Những sản phẩm hư có được đem ra mổ xẻ, phân tích để thu thập dữ liệu không?
- Vấn đề có nên được chia nhỏ ra thành từng phần khác nhau?
- Tất cả dữ liệu cần thiết đã được thu thập chưa? Có dựa vào thực tế?
- Vấn đề này có nghiêm trọng không?
- Loại sản phẩm nào bị ảnh hưởng? ảnh hưởng ở vị trí nào? dây chuyền nào? Ca nào? Máy nào? Công nhân nào?
- Khách hàng nào bị ảnh hưởng?
Đến đây tin rằng bạn đã có rất nhiều dữ liệu cho việc phân tích tiếp theo rồi. Và nó cũng làm cho các bước phía sau dể dàng hơn. Mời các bạn theo dõi bước kế tiếp D3-Hành động tạm thời tại đây.
Và bởi vì bước D2 là vô cùng quan trọng nên Vietquality sẽ giới thiệu thêm một bài nữa. Một quy trình thu thập dữ liệu. Mà dựa vào đó các bạn chỉ việc làm theo từng bước từng bước 1 thôi. Mời các bạn xem bài tại đây.
Tuan Huynh
