Trong phương pháp giải quyết vấn đề 8D, thì việc thu thập dữ liệu và mô tả vấn đề là cực kì quan trọng. Nó giúp cho nhóm dự án mau chóng xác định được phạm vi và phương hướng của việc giải quyết vấn đề. Vietquality đã giới thiệu một bài cơ bản về phần này ở đây. Nhưng để giúp cho các bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, nhưng muốn làm tốt nhất bước này. Tôi giới thiệu với các bạn một quy trình mà khi các bạn tuân theo các bước của nó thì tin rằng các bạn sẽ có một bước thu thập dữ liệu hoàn chỉnh và chuyên nghiệp. Trước khi đi quá xa nếu vấn chưa biết vấn đề là gì mời các bạn tham khảo ở đây. Và luôn lưu ý là chỉ lập nhóm giải quyết vấn đề khi ta chưa biết nguyên nhân, còn khi nguyên nhân đã hiển nhiên thì lập nhóm lại là một sự lãng phí về nguồn lực.
Đề có một bước mô tả vấn đề và thu thập dữ liệu chuyên nghiệp thường chúng ta phải trải qua 8 bước sau đây:
- Mô tả khiếu nại khách hàng( nội bộ lẫn bên ngoài)
- 5W2H
- Chia nhỏ vấn đề
– Xác định thứ tự ưu tiên
– Nhóm quyết định những vấn đề nào cần tập trung trước. - Tuyên bố vấn đề
– Bao gồm việc so sánh với các dòng hàng khác tương đương.
– Nếu có nhiều vấn đề, mỗi vấn đề là một mô tả. - Thu Thập Dữ Liệu
– Sơ đồ dòng chảy(Flow diagram)
– Thu thập
– Phân loại ( check sheets và Parato Diagrams)
– Tóm tắt - Thống nhất các khái niệm, giúp cho mọi người đều có cùng một suy nghĩ về vấn đề
– Thống nhất từ ngữ
– xác định 4M
- Phân tích so sánh(Comparative Analysis)
– Phân tích có hay không có ( Is/Is not)
– Bảng các dữ liệu đã biết - Cập nhật lại mô tả vấn đề sau khi trải qua 7 bước thu thập dữ liệu.
Như vậy các bạn thấy để thu thập dữ liệu và làm bước D2 hiệu quả, chúng ta phải trải qua 8 bước trên. Chắc chắn rằng đó là một cách chuyên nghiệp và đầy đủ để thu thập dữ liệu và mô tả đúng vấn đề rồi. Và các bạn có nhận với tôi rằng, khi chúng ta làm như trên vấn đề được mô tả chỉ chi tiết. Thì câu “ một vấn đề được mô tả đầy đủ là vấn đề đã giải quyết được một nửa” là chính xác đúng không? Và cũng vì là giải quyết một nửa, nên chung ta cũng phải tốn nhiều thời gian để qua 8 bước trên. Do đó bạn phải thực sự cân nhắc. Mình đưa cho bạn một con dao mổ bò, thì đừng dùng nó mổ chim sẻ nha. Chúng sẽ cùng đi vào các bước chi tiết, với ví dụ để thấy rõ hơn tại đây.
Tuan Huynh