Brainstorming hiệu quả (Phần 2/2)

Ở phần trước, chúng ta đã biết Brainstorming là gì cũng như đặc điểm, yêu cầu của nó. Phần này sẽ hướng dẫn tiến hành Brainstorming và một số lưu ý trong phương pháp này.

Các bước tiến hành Brainstorming

Tổng thời gian cho một buổi Brainstorm sẽ tùy theo tầm cỡ và độ sâu của vấn đề. Tùy trình độ và sự phân tán về chuyên môn, tùy số lượng người tham gia. Thời gian thường kéo dài từ 30 phút đến vài tiếng. Số lượng người tham gia tối đa thường là 10 – 15.

Bước 1: Chọn nhóm trưởng, thư ký

Cần chọn ra nhóm trưởng để điều phối buổi braistorm. Bên cạnh đó, cần có người chịu trách nhiệm ghi lại tất cả các ý kiến. Cho nên, thư ký cũng là một vai trò không thể thiếu. Tuy nhiên, tùy vào quy mô/ điều kiện của buổi họp, có thể kiêm nhiệm một người hai vai. Tức là vừa điều phối, vừa ghi chép.

Bước 2: Xác định vấn đề cần thu thập ý kiến

Cần phải làm cho mọi thành viên hiểu thấu đáo về đề tài sẽ được tìm hiểu. Tránh lan man, lạc đề

Bước 3: Thiết lập “luật chơi”

Dưới đây là một số

• Trưởng nhóm có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc
• Không một thành viên nào có quyền đòi hỏi, cản trở, đánh giá/ phê bình hay thêm bớt vào ý kiến, giải đáp của thành viên khác
• Cần xác định rằng không có câu trả lời nào là sai
• Tất cả câu trả lời, các ý, các cụm từ (ngoại trừ nó đã được lặp lại) đều sẽ được thu thập ghi lại. Cách ghi có thể là tóm gọn trong một chữ hay một câu cho mỗi ý riêng rẽ
• Hoạch định thời gian cho buổi làm việc và kết thúc khi hết giờ…

Các luật đặt ra có thể linh động và tùy biến nhưng nên chú trọng vào 4 nguyên tắc:

Bước 4: Bắt đầu Brainstorm

Trưởng nhóm chỉ định/ lựa chọn thành viên chia sẻ ý kiến. Thư ký phải viết xuống tất cả các câu trả lời. Nếu có thể hãy công khai cho mọi người thấy như viết lên bảng chẳng hạn. Không cho phép bất kỳ một ý kiến đánh giá hay bình luận nào về bất kỳ câu trả lời nào cho đến khi chấm dứt buổi họp. Không nói chen, không ngắt lời nhau và phải đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều được đưa ra ý tưởng của mình.

Bước 5: Đánh giá câu trả lời

Bước này chỉ được thực hiện sau khi kết thúc buổi Brainstorm. Lượt lại tất cả và bắt đầu đánh giá các câu trả lời. Một số lưu ý về chất lượng câu trả lời như sau:

• Tìm những câu ý trùng lặp hay tương tự để thu gọn lại
• Góp các câu trả lời có sự tương tự hay tương đồng về nguyên tắc hay nguyên lý
• Xóa bỏ những ý kiến hoàn toàn không thích hợp
• Sau khi đã cô đọng được danh sách các ý kiến, hãy trao đổi thêm về câu trả lời chung

Các dạng Brainstorming

• Dạng thông thường: Các thành viên công khai phát biểu (bằng miệng) suy nghĩ, hướng giải quyết của mình về vấn đề đã được đưa ra. Kết hợp với sự tham khảo và phát triển những ý tưởng của thành viên phát biểu trước đó.
• Dạng viết: Những ý tưởng không được trình bày miệng mà được từng thành viên tham gia trình bày ý kiến bằng cách viết chung vào giấy/ bảng. Các từ khóa này sẽ tạo thành một bản đồ tư duy/ một bài viết hoàn chỉnh về một chủ đề.
• Dạng không công khai: Là một hình thức của dạng viết. Mỗi một thành viên viết riêng ra giấy những ý đồ giải quyết vấn đề theo cách riêng của mình. Không công khai ngay lúc đó. Không có sự tham khảo ý kiến hay bị tác động của người khác. Sau đó nhóm mới tập hợp các ý tưởng riêng đó và thảo luận chung về các ý kiến hoặc tiếp tục phát triển các ý tưởng tốt.

Những điều cần tránh khi thực hiện brainstorming

• Các thành viên chỉ trích ý tưởng của nhau: Một người vừa đưa ra ý tưởng đã bị nhóm trưởng hay thành viên khác phản bác, chê bai. Người đó sẽ nhanh chóng cụt hứng, mặc cảm rằng mình thật kém cỏi. Hoặc nảy sinh tâm lý ghen ghét, bới móc các ý tưởng khác… Nếu nhóm trưởng để cho tình trạng này xảy ra thì buổi brainstorm thất bại là chuyện dĩ nhiên.
• Trong nhóm chỉ có một vài người đưa ra ý kiến: Mục đích của brainstorm là huy động sức mạnh của tập thể. Khai thác vấn đề dưới nhiều góc độ, cách nhìn khác nhau. Cho nên, đây cũng là một điều cấm kỵ trong quá trình brainstorm.
• Không ghi chép lại tất cả các ý tưởng: Một ý tưởng dù là tầm thường hay điên rồ cũng đều có giá trị riêng của nó. Không nên bỏ qua bất kỳ ý tưởng nào. Vì trong rất nhiều trường hợp thì một ý tưởng hay lại bắt nguồn từ một ý tưởng dở hoặc là sự kết hợp của nhiều ý tưởng đã có. Đi ngược lại điều này thì sẽ khó brainstorm ra được ý tưởng xuất sắc đấy.
• Chọn nhầm không gian và thời điểm brainstorm: Chọn nhầm nơi ồn ào, nhiều người qua lại dễ gây xao nhãng mất tập trung. Hoặc thời điểm là 12 giờ trưa khi cái bụng biểu tình đòi ăn mà brainstorm thì hiệu suất làm việc của cả nhóm sẽ không hiệu quả nổi

Mong rằng các bạn sẽ có những buổi Brainstorming thật sôi nổi và hiệu quả.

Ai Le