[ISO 9001:2015] 6.3 Hoạch định các thay đổi

Mời các bạn cùng phân tích yêu cầu cuối cùng của chương 6, ISO 9001:2015 Hoạch định các sự thay đổi. Yêu cầu này tương đương với mục 5.4.2 của ISO 9001:2008, nhưng có nhiều yêu cầu hơn.

Chắc chắn là những thay đổi sẽ đến với tổ chức của bạn. Không thể nào tránh khỏi. Vấn đề là bạn sẽ đối mặt với nó hay bị nó cuốn theo. Con đường duy nhất để tồn tại là chào đón sự thay đổi bằng cách. Nhận diện nó, tìm hiểu ảnh hưởng của nó, xác định các tác động liên quan, đánh giá rủi ro và quản lý nó. Thật ra, yêu cầu này không mới, và tất cả những gì nó muốn nhấn mạnh là tổ chức nên có tinh thần chủ động đón nhận những thay đổi.

Một điểm lưu ý là tiêu chuẩn chỉ yêu cầu những thay đổi lớn, do đó bạn phải thật sự cân nhắc. Trong tổ chức có hàng ngàn thay đổi, tinh chỉnh diễn ra. Mà cái nào mình cũng theo quy trình này thì chắc chớt. Những thay đổi mà bạn cần cân nhắc là:

• Mua thiết bị mới
• Áp dụng phương pháp hay công cụ mới
• Thay đổi lớn trong nguyên vật liệu hay nhà cung cấp
• Áp dụng những luật định mới

Sau đây là những điều tổ chức cần xem xét trước mỗi sự thay đổi lớn:

Mục đích của những thay đổi và hệ quả tiềm ẩn của chúng

Việc đầu tiên là phải hiểu về sự thay đổi và tại sao nó cần phải diễn ra. Nhưng đa số hai điều này đều được hiểu rõ. Nhưng hậu quả hoặc tác động của sự thay đổi này thì ít được xem xét tới. Bạn cần phải đánh giá những rủi ro và tác động có thể xảy ra. Do đó việc tốt nhất là làm một biểu mẫu đánh giá:

• Thay đổi cái gì?
• Mục đích của sự thay đổi này là gì?
• Những ảnh hưởng có thể xảy ra (cả tốt lẫn xấu)?

Tính toàn vẹn của hệ thống quản lý chất lượng khi thay đổi

Trong quá trình làm việc, rất nhiều hành động xảy ra, nhưng đôi lúc mọi người quên mất sự ảnh hưởng của nó đến tính toàn vẹn của hệ thống quản lý chất lượng. Do đó yêu cầu thứ hai của phần này là phải cân nhắc đến hệ thống QMS, và nó thường tập trung ở những điểm sau:

• Duy trì tài liệu: Có cần thiết phải có một quy trình để quản lý sự thay đổi, bao gồm mô tả và đánh giá ảnh hưởng, rủi ro…
• Giữ lại hồ sơ: Có cần thiết phải lập hồ sơ thay đổi và lưu giữ lại những hồ sơ thay đổi này?
• Đào tạo: Tất cả nhân viên trong công ty có cần yêu cầu đào tạo?
• Mục tiêu chất lượng: Sự thay đổi này có ảnh hưởng gì đến mục tiêu chất lượng hay không?
• Giám sát và đo lường: Việc thay đổi này có yêu cầu gì về kiểm soát, phương pháp kiểm tra mới …

Tiêu chuẩn không yêu cầu là bạn phải xem xét mọi khía cạnh của hệ thống quản lý chất lượng. Nên yếu tố then chốt là phải xem xét có ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hệ thống hay không? Có làm ảnh hưởng đến chức năng của QMS hay không?

Có sẵn nguồn lực hay không cho sự thay đổi?

Yêu cầu này thì nhắc tới, nhắc lui hoài rồi, nên mình không phân tích nữa. Vì ai cũng hiểu rằng, làm gì cũng phải có nguồn lực, nguồn lực bao gồm nhân lực và vật lực.

Xem xét về mặt trách nhiệm và quyền hạn cho thay đổi

Thay đổi phải được thực hiện bởi một số người, và phải được xem xét và phê duyệt. Việc phân rõ trách nhiệm và quyền hạn giúp cho quy trình được diễn ra suông sẻ và tránh những rủi ro không đáng có.

ISO 9001:2015 không yêu cầu phải tài liệu hóa phần này. Tuy nhiên, tôi khuyên các bạn nên có quy trình cụ thể để kiểm soát việc thay đổi này. Và tài liệu hóa tất cả các thay đổi có thể ảnh hưởng đến tổ chức của bạn.

Đến đây là kết thúc chương 6, mời các bạn xem tổng quát chương tại đây.

Tuan Huynh