Môi trường cho việc thực hiện các quá trình tương đương với yêu cầu 6.4 của ISO 9001:2008. Thoạt nhìn ta cứ nghĩ nó đòi hỏi các yếu tố mang tính điều kiện làm việc, nhưng không nó rộng hơn rất nhiều. Phần tiêu chuẩn được viết in nghiêng phía dưới.
Tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì môi trường cần thiết cho việc thực hiện các quá trình của mình và để đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ.
CHÚ THÍCH: Môi trường phù hợp có thể là sự kết hợp của các yếu tố con người và yếu tố vật lý như:
a) xã hội (ví dụ không phân biệt đối xử, yên ổn, không đối đầu);
b) tâm lý (ví dụ giảm áp lực, ngăn ngừa kiệt sức, bảo vệ cảm xúc);
c) vật lý (ví dụ nhiệt độ, hơi nóng, độ ẩm, ánh sáng, dòng không khí, vệ sinh, tiếng ồn).
Những yếu tố này có thể rất khác nhau tùy thuộc vào sản phẩm và dịch vụ cung cấp.
Mục đích chính của yêu cầu này là tập trung vào những điều kiện về môi trường có thể ảnh hưởng đến việc thực thi của quá trình để tạo sàn phẩm đầu ra như mong muốn. Các yếu tố môi trường hay gặp mà cần phải kiểm soát là:
- Sức khỏe của nhân viên.
- An toàn trong môi trường làm việc.
- Nhiệt độ, độ ẩm.
- Độ ồn, độ rung.
- Độ sạch sẽ, kiểm soát côn trùng, nhiễm bẩn.
Và yêu cầu về môi trường làm việc cũng khác nhau rất nhiều tùy vào từng loại sản phẩm. Phía dưới là một số ví dụ đặc trưng:
- Ngành sản xuất bánh kẹo: Nguyên vật liệu của ngành này được nhận và lập tức phải đưa vào khu vực bảo quản đặc biệt. Như là nhiệt độ, độ ẩm. Độ sạch sẽ vệ sinh cũng phải tuân thủ theo yêu cầu. Ngoài ra còn các yêu cầu nghiêm ngặt khác về việc kiểm soát côn trùng. Nhân viên làm việc phải trùm đầu để tránh tóc rơi ra, phải mặc áo phòng sạch, đeo bao tay. Cửa luôn được đóng và có hai lớp riêng biệt.
- Trái lại một công ty cung cấp dịch vụ bảo hiểm: Thì điều kiện là môi trường làm việc bình thường, máy lạnh được mở tùy theo thỏa hiệp của các nhân viên trong công ty. Đồng phục cũng không khắc khe lắm, miễn sao đủ lịch sự để tiếp khách hàng. Ngoài ra các yêu cầu khác như là không mở nhạc to. Không mang đồ ăn nặng mùi vào văn phòng…
- Xưởng làm giấy: Điều kiện trong khu vực này thường xuyên ẩm ướt. Một số khu vực trong xưởng nhiệt độ khá cao. Lại không được trang bị máy lạnh…tuy nhiên những điều kiện này lại không ảnh hưởng đến đầu ra của sản phẩm. Cho nên trong nhiều năm nghành giấy rất ít cải tiến môi trường làm việc. Tuy nhiên dạo gần đây, số người bị bệnh trong ngành này tăng rõ, từ đó quay ngược trở lại làm giảm năng xuất và chất lượng sản phẩm. Cũng như ảnh hưởng đến các chế độ khác của công ty, do đó việc cải thiện môi trường làm việc ở ngành này cũng dần được phát triển.
Trong tất cả những ví dụ trên chúng ta đều thấy rằng đa số doanh nghiệp tập trung vào những điều kiện cần thiết cho quá trình để sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên ngày càng nhiều tổ chức tập trung vào môi trường làm việc của con người như ví dụ xưởng làm giấy ở trên.
ISO 9001:2015 cũng không yêu cầu phải duy trì hay giữ lại hồ sơ của việc kiểm soát môi trường. Tuy nhiên nếu chúng ta đã làm thì cách tốt nhất vẫn là giữ lại đầy đủ hồ sơ, để chứng tỏ là việc này vẫn được kiểm soát và theo dõi thường xuyên.
Phần chú thích cuối cùng ở phần này cũng mở rộng thêm những vấn đề mà mọi người cũng nên xem xét về môi trường như là: các yếu tố xã hội, tâm lý, thể chất. Và dường như trong nhiều thập kỉ, xã hội là một thứ gì đó xa xỉ mà tổ chức rất ít lưu tâm đến. Tuy nhiên đó cũng chỉ là những gợi ý chứ không phải là yêu cầu bắt buộc. Cuối cùng bộ tiêu chuẩn để ngỏ lại cho tổ chức toàn quyền quyết định những gì là quan trọng nhất liên quan đến môi trường cần phải được quan tâm.
Mong rằng các bạn đã hiểu về yêu cầu này. Mời các bạn tham khảo phần kế tiếp nói về nguồn lực của đo lường và giám sát tại đây.
Tuan Huynh