[ISO 9001:2015] 7.1.6-Tri Thức Của Tổ Chức- Tất Cả Những Gì Bạn cần Biết

Tri thức của tổ chức, một cụm từ mới, phải nói là rất mới trong tiêu chuẩn ISO 9001: 2015. Chưa hề từng được nhắc đến trước đó. Cũng vì tính mới và chung chung nên gây ra rất nhiều khó khăn, khó hiểu làm cho người áp dụng cảm thấy mông lung. Nhưng theo cá nhân tôi đây lại là một điểm rất hay của bộ tiêu chuẩn. Nó là cơ hội vô cùng lớn cho tổ chức, cảnh tỉnh tổ chức. Đã đến lúc quí vị phải đển tâm tới tài sản vô hình rồi. Và càng ngày tài sản vô hình càng đóng vai trò quan trọng. Và tri thức của tổ chức là một trong những tài sản vô hình cực kì quan trọng. Bộ tiêu chuẩn mở ra một cơ hội vô cùng lớn để tổ chức hệ thống hóa, chính thức hóa những “ tri thức” trong tổ chức mình. Hãy cùng Vietquality tìm hiểu về điều khoản này.

1. Tri thức tổ chức là gì?

Có rất nhiều tổ chức không biết mình biết gì? Nhưng thật ra họ sở hữu mộgt khối lượng khổn lồ những tài sản vô hình gọi là tri thức. Những tri thức này sinh ra từ các hoạt động đơn giản hàng ngày và được tích lũy từ tháng này qua tháng kia, năm này qua năm nọ. Ví dụ:

– Một anh giám sát mẫn cán của một công ty nọ, trong suốt 20 năm làm việc cần mẫn của mình. Anh gặp bao nhiêu khó khăn trong việc điều hành phòng ban, những thông tin, dữ liệu có được, kinh nghiệm có được anh ghi chép cẩn thận vào một cuốn sổ. Và cuốn sổ này như là một tài liệu không kiểm soát, một quy trình của riêng anh, mà khi xảy ra một vấn đề anh rất nhanh chóng tra cứu để rồi cũng nhanh chóng đưa ra quyết định làm cho công việc diễn ra suông sẻ. Và rồi một ngày anh nghỉ hưu cuốn sổ để lại trên bàn, rồi cô lao công vô tình tém vô sọt rác. Một khối lượng tri thức 20 năm cũng nhanh chóng bay theo cát bụi.

nhân viên chuyên cần

– Một trưởng bộ phận tham gia một dự án. Nhưng không may, đây là dự án đầu tiên. Có rất nhiều điều mà nhóm quản lý dự án chưa lường trước được. Do đó dự án trễ gần gấp đôi thời gian. Sau khi dự án kết thúc, vị trưởng bộ phận này tổng hợp lại tất cả những kinh nghiệm rút ra từ dự án này. Anh ta cẩn thận ghi vô sổ tay của mình những những bài học đó, nhờ thế mà các dự án sau anh điều hành đều diễn ra thuận lợi. Hai năm sau anh chuyển công ty. Cầm luôn theo cả cuốn sổ. Những người kế nhiệm lại vấp phải những khó khăn ban đầu.

Hai ví dụ trên là dễ thấy nhất trong tổ chức, và  hẳn là ai cũng đã một lần gặp qua. Vậy tri thức thể hiện qua hành động, qua lời nói, qua cách thức giao tiếp với khách hàng. Qua những hoạt động thông thường nhất hàng ngày mà không ai nhận dạng nó dưới cái tên mỹ miều là “ tri thức”. Nó hay được gọi với tên “ kinh nghiệm”, “ thạo việc”.

2. Sự nhầm lẫn giữa tri thức(knowledge) với thông tin(information) và dữ liệu(data)

Thật ra kinh nghiệm hay thạo việc là một hành động, một quyết định được đưa ra dựa trên những dữ liệu và thông tin trong quá khứ đã được kiểm nghiệm và đúc kết lại.

Và do đó người ta cũng hay lầm lẫn giữa tri thức và dữ liệu, tri thức và thông tin.

Cho nên chúng ta phải hiểu là. Tri thức là những hiểu biết có được dựa trên thông tindữ liệu. Và hiểu biết này phải được kiểm nghiệm, chứng minh qua thời gian.

Ví dụ ông bà ta đã áp dụng tri thức từ lâu lắm rồi “ Chuồn chuồn bay thấp thì mưa, bay cao thì nắng bay vừa thì râm”. Chuồn chuồn bay ở đây là thông tin(information). Bay Cao, bay thấp, bay vừa là dữ liệu (data). Cho nên tri thức ở đây là khi ta thấy chuồn chuồn bay thấp ta dự đoán sắp mưa. Bay cao thì trời nắng. Do đó mưa nắng là tri thức giúp ta đưa ra quyết định trong công việc. Ví dụ thấy chuồn chuồn bay thấp ta không cần tưới cây, bay cao thì ta có thể phơi hạt.

tri thức của tổ chức

– Thêm một ví dụ nữa là từ dữ liệu phế phẩm(data), và thông tin phế phẩm theo ngày của một loại sản phẩm, trên một dây chuyền nhất định. Người trưởng ca rút ra được tri thức với loại hàng A, trong điều kiện bình thường sẽ ra được Yield là 85%. Từ tri thức đó mỗi khi khách hàng cần 1000 con hàng, anh ta sẽ tự động làm 1200 con, để đảm bảo cuối cùng theo điều kiện bình thường là còn lại trên 1000 con hàng tốt.

Vậy khi nói tới tri thức tổ chức ta có thể tóm gọn, là “ hiểu biết có được từ dữ liệuthông tin được kiểm định qua thời gian, nhằm phục vụ cho quyết định và hành động

Trong ISO 9001:2015 nói sao “ Tri thức của tổ chức là tri thức cụ thể với tổ chức; thường thu được bằng kinh nghiệm. Đây là thông tin được sử dụng và chia sẻ để đạt được mục tiêu của tổ chức”

Tin rằng với giải thích trên các bạn sẽ thấy dễ hiểu hơn rất nhiều đúng không?

3. Tại sao tri thức của tổ chức lại quan trọng?

Khi mà công nghệ phát triển một cách vượt bậc, nhiều thay đổi trong các quản lý. Tài nguyên thiên nhiên ngày càng cạn kiệt. Giá nhân công được tăng lên đáng kể. Các chi phí về môi trường cũng tăng theo. Thì những lợi thế thương mại khác cũng dần phải đưa về đúng vị thế của nó để mang lại lợi nhuận mong đợi cho tổ chức. Tỷ lệ giữa tài sản hữu hình và vô hình đã thay đổi nhiều trong thời gian gần đây.

Trong nhiều năm qua, thế giới cũng có những thay đổi rõ rệt từ sản xuất thuần túy sang sản xuất có kĩ năng và tri thức. Người ta cũng bắt đầu đánh giá một tổ chức dựa trên năng lực quản lý. Dựa trên khả năng tạo sản phẩm/dịch vụ một cách nhanh chóng. Đáp ứng nhu cầu của thị trường. Có khả năng thích nghi tốt với thị trường hơn là tài sản của chính công ty đó. Cho nên tri thức của tổ chức quan trọng và nó giúp cho tổ chức.

– Tồn tại trong cạnh tranh ngày càng gay gắt. Đỏi hòi phải liện tục đổi mới và sáng tạo, cải tiến sản phẩm dựa trên tri thức của tổ chức.

– Giúp tổ chức cũng cố nền tảng kiến thức, không bị tụt hậu.

– Tăng năng suất, nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng. Thu hút và khai thác nhân tài…

4. Yêu cầu của bộ tiêu chuẩn về tri thức của tổ chức?

Tiêu chuẩn 9001:2015 yêu cầu về tri thức của tổ chức trong điều khoản 7.1.6 như sau.

“Tổ chức phải xác định tri thức cần thiết cho việc thực hiện các quá trình của mình và để đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ.

Tri thức này phải được duy trì và sẵn có ở mức độ cần thiết.

Khi giải quyết những nhu cầu và xu hướng thay đổi, tổ chức phải xem xét tri thức hiện tại của mình và xác định cách thức để thu được hoặc tiếp cận tri thức bổ sung và thông tin cập nhật cần thiết.”

Ngoài ra còn đính kèm theo 2 chú thích giúp cho người áp dụng dễ hình dung hơn.

“CHÚ THÍCH 1: Tri thức của tổ chức là tri thức cụ thể với tổ chức; thường thu được bằng kinh nghiệm. Đây là thông tin được sử dụng và chia sẻ để đạt được mục tiêu của tổ chức.

CHÚ THÍCH 2: Tri thức của tổ chức có thể dựa trên:

  1. a) nguồn nội bộ (ví dụ sở hữu trí tuệ, kiến thức thu được từ kinh nghiệm; các bài học rút ra từ thất bại và các dự án thành công; nắm bắt và chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm bất thành văn; kết quả của việc cải tiến quá trình, sản phẩm và dịch vụ).
  2. b) nguồn bên ngoài (ví dụ tiêu chuẩn; giới học viện; hội nghị, thu nhận kiến thức từ khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài).”

Đặt biệt ở phụ lục A.7 cũng có đề cập tới tri thức tổ chức.

“7.1.6 đề cập đến nhu cầu xác định và quản lý tri thức được tổ chức duy trì để đảm bảo việc vận hành các quá trình của mình và có thể đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ.

Yêu cầu về tri thức của tổ chức được đưa vào với mục đích:

  1. a) bảo vệ tổ chức khỏi sự mất mát về tri thức, ví dụ

– do thay đổi nhân viên:

– không đạt được việc nắm giữ và chia sẻ thông tin;

  1. b) khuyến khích tổ chức đạt được tri thức, ví dụ

– học hỏi từ kinh nghiệm;

– kèm cặp;

– đối sánh chuẩn.”

5. Cách thực thi yêu cầu Tri Thức của Tổ Chức theo ISO 9001:2015

Để dáp ứng yêu cầu này thì cần phải xem xét ở hai khía cạnh là xác định và duy trì ở dạng sẵng có. Sau đó áp dụng P-D-C-A để cập nhật liên tục. Vì yêu là duy trì nên tổ chức bắt buộc phải tài liệu hóa bước này.

Sau khi hiểu rõ thế nào là tri thức tổ chức thì tin rằng việc xác định trở nên đơn giản hơn rất nhiều rồi. Giờ chỉ việc duy trì thôi. Cách nhanh nhất là các bạn tạo một form mẫu hoặc file excel có những yêu cầu sau đây.

  • Ngày : Ngày mà kiến thức tiềm năng được ghi nhận.
  • Được ghi nhận bởi: Người ghi nhận tri thức này vào trong dữ liệu. Càng nhiều người ghi nhận, càng nhiều tri thức.
  • Nguồn thông tin: Nguồn thông tin của tri thức này từ đâu ra? Từ khách hàng? Nhà cung cấp? Hay từ những bên liên quan khác?
  • Tri thức: Mô tả về tri thức, chi tiết nhất có thể.
  • Xem xét bởi: Người nào chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt tri thức này của tổ chức.
  • Quyết định cuối cùng: Mô tả ngắn gọn, tri thức này có được sử dụng, ở đâu…

Mong rằng bài viết đã lột tả được khái niệm tri thức của tổ chức. Tin rằng các bạn đã thấy vì sao tri thức của tổ chức lại cực kì quan trọng và cần phải giữ gìn. Mời các bạn tham khảo các phần khác ở đây.

Tuan Huynh

Leave a Reply