“Năng Lực- Tổ chức phải:
a) xác định năng lực cần thiết của (những) người thực hiện công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức có ảnh hưởng tới kết quả thực hiện và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng;
b) đảm bảo rằng những người này có năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo hoặc kinh nghiệm thích hợp;
c) khi có thể, thực hiện các hành động để đạt được năng lực cần thiết và đánh giá hiệu lực của những hành động được thực hiện;
d) lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về năng lực.
CHÚ THÍCH: Hành động thích hợp có thể bao gồm, ví dụ cung cấp đào tạo, kèm cặp hoặc phân công lại nhân sự đang được sử dụng; hay thuê hoặc ký hợp đồng với nhân sự có năng lực.”
Tương đương với mục 6.2 của ISO 9001-2008.
Có một điều rất đáng chú ý là đào tạo không còn được nhắc đến như là đề mục của phần này. Thay vào đó là năng lực. Cái tổ chức cần ở nhân viên của mình là năng lực, cho nên kết quả mong muốn cuối cùng là năng lực. Đào tạo là cách thức và là con đường để xây dựng nên năng lực của nhân viên. Và đặc biệt, đào tạo không phải là con đường duy nhất. Còn rất nhiều yếu tố để đảm bảo năng lực của một nhân viên để đảm nhiệm một vị trí nào đó. Ví du như: Trình độ giáo dục, kĩ năng hay kinh nghiệm.
Vậy năng lực là gì?
Năng lực là sự tổng hợp của trình độ giáo dục, đào tạo, kĩ năng, và kinh nghiệm. Nói một cách ngắn gọn: Nó là khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng để đạt được kết quả dự kiến.
Tại sao năng lực là quan trọng?
Vì nó chính là khả năng tạo ra kết quả dự kiến hay kết quả mong đợi cho tổ chức. Nhân viên có khả năng càng cao, càng tạo ra kết quả theo mong đợi, đạt được chỉ tiêu đề ra. Hệ thống quản lý chất lượng đạt được mục tiêu. Tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng được chứng minh.
Tiêu chuẩn cũng đưa ra khá chi tiết các bước thực hiện: Xác định những năng lực cần có => cách thức đạt được => Đánh giá tính hiệu quả=> và lưu trữ hồ sơ để chứng minh.
Xác định năng lực cần thiết
Vì kết quả dự kiến, hay đầu ra mong muốn của mỗi tổ chức hoàn toàn khác nhau, ngay cả ở vị trí này và vị trí khác trong cũng một tổ chức cũng khác nhau. Ở quá trình này và quá trình khác là khác nhau. Ví dụ kết quả dự kiến công ty luật khác ở công ty sữa. Kết quả dự kiến ở quá trình vo gạo, khác ở quá trình nấu cơm. Do đó năng lực để tạo ra kết quả đó cũng khác nhau, và nó rất phong phú. Hầu như không có một bí kíp, hay công thức chung nào. Do đó tổ chức phải tự xác định được năng lực cần thiết cho từng vị trí trong công ty của mình.
Việc xác định có thể cho từng vị trí riêng biệt, hoặc cũng có thể cho một nhóm, một phòng ban. Tùy vào nhu cầu của tổ chức. Trong một vài tổ chức đơn giản thì chỉ cần vài bộ năng lực cơ bản, trong một tổ chức tôi đã từng thấy có hàng trăm loại năng lực khác nhau.
Ai là người cần được xác định năng lực?
ISO 9001:2015 đã xác định rất rõ, đó là bất cứ ai có ảnh hưởng đến tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Nghe thì có vẻ hẹp nhưng nghĩ kĩ thì trong tổ chức làm gì có ai mà không ảnh hưởng đến tình hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Không ai cả, ngay cả ông giữ xe còn ảnh hưởng nữa là. Vì ổng mà quạu với khách là khách không hài lòng là ảnh hưởng ngay. Cho nên có thể liệt kê ra như sau:
- Ban lãnh đạo
- Nhân viên chính thức
- Nhân viên thời vụ
- Phòng nghiên cứu và phát triển…
Cách thức để đạt được năng lực
- Giáo dục: ví dụ vị trí phân tích hóa chất, cần người có bằng kĩ sư hóa. Thì giáo dục là một trong những cách chứng minh khả năng của nhân viên. Có nghĩa là bằng cấp, chứng chỉ, chứng nhận là một trong những cách giúp nhân viên thức thi công việc, tạo ra kết quả dự kiến.
- Đào tạo: Một trong những cách cổ điển nhưng vẫn hiệu quả để tạo ra năng lực cho nhân viên, Giáo dục thường tập trung trong thời gian dài ví dụ như đại học thì vài năm, tuy nhiên không áp dụng được nhiều. Còn đào tạo thì tập trung vào một việc cụ thể nào đó, học xong có thể áp dụng được ngay, mà đôi khi chỉ mất có vài giờ.
- Ngoài ra còn có kĩ năng và kinh nghiệm cũng là hai hướng để có được năng lực.
Một số phương pháp để đạt được năng lực trong tổ chức
- Đào tạo tại công đoạn( on the Job training)
- Đào tạo trong phòng học
- Tự học qua video, trực tuyến
- Học ở trường đại học
- Hướng dẫn, kèm cặp
- Thực hành qua dự án.
Đánh giá tính hiệu quả của năng lực
Một khi mà tổ chức đã chọn một trong những hành động để nâng cao năng lực của nhân viên thì việc đánh giá tính hiệu quả là rất cần thiết.
Vậy làm sao đánh giá tính hiệu quả đây. Có rất nhiều cách, nhưng cách đơn giản nhất là chứng minh công việc được hoàn thành và đạt được đầu ra dự kiến. Ví dụ, một nhân viên phòng thí nghiệm cần phải viết một báo cáo dễ hiểu và trình bày báo cáo cũng dễ hiểu luôn. Thì năng lực cần phát triển lúc này là kĩ năng viết và trình bày báo cáo. Hồi trước, bạn này viết báo cáo. Các trưởng phòng đọc vô rối tung, mất nhiều thời gian để hiểu. Bây giờ sau khi học xong, bạn làm một báo cáo. Mọi người đọc thấy bố cục rõ ràng, logic, thuyết phục. Thì lúc này tính hiệu quả được chứng minh.
Lưu trữ hồ sơ
Cách đơn giản nhất là tạo bảng mô tả công viêc với đầy đủ các yêu cầu cần thiết. Lúc tuyển dụng thì lưu trữ hồ sơ tuyển dụng, trong đó có ghi rõ ứng viên đáp ứng yêu cầu nào. Sau đó khi tuyển vô rồi thì lưu trữ hồ sơ đào tạo.
Những câu hỏi thường gặp
- Tổng giám đốc, cũng là chủ công ty. Hông ai dám kêu ổng đi học hay đào tạo. Có cần phải thiết lập yêu cầu về năng lực cho ổng hay không?
Về lý thuyết thì chắc chắn, tổng giám đốc cũng phải làm việc, cũng phải tạo ra kết quả dự kiến. Nên chắc chắn là cần phải có năng lực để tạo ra kết quả dự kiến ấy. Còn thực tế thì đó là doanh nghiệp của ông, nên kết quả không như dự kiến thì ông là người thiệt hại nhiều nhất. Nên ông phải tự lựa chọn. - Hồ sơ lưu trữ có cần phải có chữ kí người đào tạo, và người được đào tạo không?
ISO 9001:2015 không yêu cầu, nhưng nếu có yêu cầu nội bộ, hoặc luật định, hay chế định thì mình phải theo.
Các bạn tham khảo các phần khác tại đây
Tuan Huynh
1 thought on “[ISO 9001:2015] 7.2 Năng lực trong tổ chức”