[ISO 9001:2015] 7.4 Trao đổi thông tin trong tổ chức

“7.4  Trao đổi thông tin

Tổ chức phải xác định hoạt động trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm:

1. a) trao đổi thông tin gì;
2. b) trao đổi thông tin khi nào;
3. c) trao đổi thông tin với ai;
4. d) trao đổi thông tin như thế nào;
5. e) người thực hiện trao đổi thông tin.”

Tương tự như mục 5.5.3 của ISO 9001:2008, nhưng có thêm yêu cầu về hoạch định.

Trong các phiên bản trước của ISO, việc trao đổi thông tin trong tổ chức cũng đã được đề cập đến. Tuy nhiên nó khá qua loa. Trong phiên bản này-ISO 9001:2015 yêu cầu một cách tiếp cận toàn diện và chủ động hơn. Về bản chất, tổ chức yêu cầu phải phát triển và thực thi một chiến lượt trao đổi thông tin. Điều này không có nghĩa là bạn không được chat chit hay nhăn tin, nó chỉ đơn giản là cần phải có kế hoạch, chiến lược trước khi trao đổi thông tin. Kế hoạch hay chiến lược nghe có vẻ hoành tráng, chứ thật ra ISO 9001:2015 yêu cầu cũng khá đơn giản. Các bạn có thể làm theo các bước sau.

Các bạn muốn trao đổi thông tin gì?

Hay chính xác là bạn muốn truyền đi điều gì. Ví dụ: Nó có thể là khiếu nại của khách hàng. Nó có thể là thông tin về Yield trong một chuyền nào đó. Hay là tai nạn lao động mất ngày công. Hoặc thậm chí là xin nghỉ phép…

Trao đổi thông tin khi nào?

Các thông tin về Yield thì trao đổi trong cuộc họp buổi sáng, những thông tin về khiếu nại khách hàng thì trao đổi trong cuộc họp khiếu nại khách hàng. Những thông tin về lương trao đổi khi họp riêng với cấp trên.

Trao đổi thông tin với ai?

Tất cả thông tin đều có một đối tượng khán giả nhất định cho nên càng chi tiết càng tốt. Nhằm tránh tin rác cho những người không liên quan. Có những người gửi email mà cc cho cả nhà máy.

Trao đổi thông tin như thế nào?

Là cách lựa chọn công cụ để trao đổi thông tin, ví dụ như : email, gọi điện, tin nhắn, trao đổi trực tiếp.

Người thực hiện trao đổi thông tin?

Ai là người có trách nhiệm thông báo thông tin này. Ví dụ như thông tin nghỉ lễ đến từ nhân viên của HR, thông tin an toàn đến từ nhân viên phòng HSE…

Phía dưới là một số ví dụ về hoạch định chiến lượt trao đổi thông tin.

Cuộc họp sản xuất hàng ngày

• Thông tin gì? Đơn hàng, ngày giao hàng, tỉ lệ phế phẩm…
• Khi nào? Mỗi buổi sáng từ thứ 2 đến thứ 6.
• Trao đổi thông tin tới ai? Trưởng phòng, trưởng ca…
• Trao đổi thông tin như thế nào? Họp đứng, trong phòng sản xuất, trong khoảng 10 phút.
• Ai là người trao đổi? Giám sát(supervisor)

Và dĩ nhiên là không thể nào làm như vậy cho tất cả các thể loại trao đổi thông tin trong tổ chức. Nên việc chọn những thông tin nào quan trọng, cần thiết là việc của tổ chức. ISO 9001: 2015 cũng không yêu cầu phải lưu giữ hồ sơ cho mục này.

Mời các bạn theo dõi phần kế tiếp về “ thông tin dạng văn bản” tại đây.

Hoặc thảo luận trên Fanpage tại đây

Tuan Huynh