Đã từ rất lâu chúng ta quen với hồ sơ và tài liệu. Nhưng giờ thì chúng đã biến mất mãi mãi, không còn hồ sơ cũng chẳng còn tài liệu. Tất cả giờ đây chỉ là “thông tin dạng văn bản“. Đây cũng là một điểm khá khó hiểu. Cá nhân tôi thì tôi thích cách cấu trúc của ISO 9001:2008 hơn. Cũng có thể là đã quá quen với nó rồi. Và bạn nào vẫn chưa hiểu thì tôi nhắc lại một chút.
Tài liệu
Là những thông tin sống (live) mà chúng ta sử dụng để quyết định hoặc là để thực hiện một công việc nào đấy. Ví dụ như là quy trình, hướng dẫn công việc, chính sách, hoặc biểu mẫu trống (blank form). Nói ngắn gọn tài liệu mang tính hướng dẫn mà chúng ta sử dụng tới, sử dụng lui hàng ngày. Nó có phiên bản, cập nhật cho phù hợp với thực trạng.
Hồ sơ
Là dạng thông tin trong quá khứ, để chứng tỏ việc chúng ta đã làm. Nó là những việc đã xảy ra hôm qua, hôm kia hay tuần trước. Và hồ sơ thì không cần phải cập nhật hay thay đổi. Vì nó là những việc đã diễn ra rồi, chúng ta không thể thay đổi quá khứ được. Đúng không? Ví dụ như kết quả kiểm tra đầu ra của 20 mẫu, ca 1 ngày hôm qua. Hay là báo cáo về tai nạn lao động, hay là một CAPA đã đóng.
Tuy nhiên có một tin vui, là khi bạn đáp ứng được những yêu cầu của ISO 9001:2008 thì mặc nhiên bạn đáp ứng được yêu cầu của phiên bản ISO này. Trong suốt bộ tiêu chuẩn chỗ nào ghi là “duy trì-maintain” thì đó là tài liệu, chỗ nào yêu cầu “lưu trữ-retain” thì đó là hồ sơ. Cho nên dù giờ đây chỉ còn một thuật ngữ là thông tin dạng văn bản thì bạn cũng có cách để nhận ra đó là hồ sơ hay tài liệu bằng cách xem phía trước nó là “duy trì” hay “lưu trữ”.
Tương đương với mục 4.2.3 và 4.2.4 của ISO 9001:2008
Để thực hiện được yêu cầu này thì tiêu chuẩn đã nêu ra khá chi tiết. Đầu tiên trong bộ tiêu chuẩn những mục nào có yêu cầu lưu trữ hoặc duy trì thông tin dạng văn bản thì tổ chức bắt buộc phải tuân theo. Nó như là phần khung sườn. Kế đến bộ tiêu chuẩn cũng trao quyền cho tổ chức tự xác định thông tin văn bản nào là cần thiết nhằm đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Dĩ nhiên theo phần nào thì nó cũng cần phải đảm bảo các yêu cầu tạo lập sau:
Yêu cầu tạo lập thông tin dạng văn bản
- Phải nhận biết và mô tả được
Phải có tiêu đề, thời gian, người chịu trách nhiệm, có mã số riêng. Về cơ bản khi bạn đọc nó ra bạn phải dễ dàng tìm thấy và phân biệt với các tài liệu khác. Ví dụ: WI-QM03-B, nhìn vô ta biết nó là hướng dẫn công việc (WI), của phòng chất lượng (QM), tài liệu số 3 (03), phiên bản B.
- Định dạng và phương tiện truyền thông
Tài liệu phải được sử dụng đúng mục đích, có thể truy cập được. Nên định dạng phải phù hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ như nhân viên kho không có máy tính, mà thông tin dạng văn bản chỉ có file mềm, mỗi lần muốn xem phải nhờ người khác. Hay hướng dẫn công việc dành cho công nhân viết bằng tiếng Anh, mà trình độ công nhân khi tuyển vào không yêu cầu tiếng Anh. - Xem xét và phê duyệt
Những thông tin dạng văn bản phải được xem xét và phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng. Còn ai kí duyệt thì đó là do tổ chức bạn tự quyết định. Có rất nhiều cách để xem xét và phê duyệt. Có thể bằng chữ kí, có thể xác nhận qua email, chữ kí số, hoặc thông qua phần mềm…Chỉ có một lưu ý là cần phải truy xuất lại được ai xem xét và kí duyệt. Nên khi kí duyệt cần nên có mã nhân viên chẳng hạn, để tránh sự nhầm lẫn.
Khi chúng ta đã xác định và tạo lập thông tin dạng văn bản để đáp ứng yêu cầu của tổ chức và thực thi tính hiệu lực của hệ thống. Thì việc kiểm soát tài liệu dạng văn bản là rất cần thiết, mời các bạn tham khảo phần kiểm soát tại đây.
Hoặc tham gia thảo luận trên Fanpage tại đây!
Tuan Huynh
