[7 Loại lãng phí] – Lãng phí do gia công xử lý thừa

Gia công/xử lý thừa tức là tiến hành nhiều công việc hơn so với yêu cầu của khách hàng dưới hình thức chất lượng hay tính năng của sản phẩm. Nó có thể là thực hiện các quy trình không được khách hàng yêu cầu, tiêu chuẩn không phù hợp như dùng quá chặt chẽ, sản phẩm nhiều tính năng hơn nhưng tính năng đó không được chú ý hay sử dụng, … Những công việc này là không cần thiết, không những ảnh hưởng tới quá trình sản xuất và mức độ hoàn thành công việc mà còn làm tăng thời gian và chi phí.

Nguy cơ lãng phí do gia công xử lý thừa

Một sản phẩm được gia công xử lý quá mức khi nó được sản xuất vượt quá yêu cầu hoặc mong đợi của khách hàng. Ví dụ, một bàn ăn được gia công quá mức khi được phủ bóng 4 lớp, mặc dù khách hàng yêu cầu và sẽ hài lòng với 3 lớp. Trong trường hợp này, việc xử lý quá mức sẽ dẫn đến lãng phí về thời gian, vật liệu, nhân công và khách hàng sẽ không sẵn sàng chi trả hay để tâm đến việc bạn đã phủ bóng thêm 1 lớp nữa.

Xử lý thừa cũng có thể bao gồm viêc thực hiện nhiều phân tích, đo lường nhiều hơn mức cần thiết hoặc phải điều chỉnh các thông số cài đặt quá nhiều để đạt được những yêu cầu kĩ thuât mà nó lại chặt chẽ hơn so với những gì khách hàng yêu cầu. Như vậy, phương pháp sản xuất và thiết bị sản xuất hay đo lường sẽ phải đòi hỏi độ chính xác cao hơn và tất nhiên là sẽ tốn chi phí hơn, chưa kể đến để thực hiện thêm những việc này bạn phải tốn thêm chi phí nhân công và thời gian thực hiện.

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn làm hài lòng khách hàng để đem lại hiệu quả kinh doanh. Điều đó có nghĩa là bạn phải cung cấp sản phẩm hoặc dich vụ đáp ứng được yêu cầu và tiêu chuẩn của khách hàng, chứ không nhất thiết là làm nhiều hơn so với yêu cầu là đã tốt. Tôi nhớt rất rõ, một lần khách hàng của một công ty y tế, đặt hàng một sản phẩm chỉ sử dụng được một lần, nhưng vì lỗi vật tư mà sản phẩm này có thể sử dụng được rất nhiều lần. Và ngay lập tức chúng tôi phải nhận một khiếu nại từ khách hàng. Nói tóm lại lãng phí do gia công xử lý dư thừa có nghĩa là “khi quá nhiều thứ tốt thì lại là xấu”.

Nguyên nhân dẫn đến lãng phí do gia công xử lý thừa

Gia công, xử lý thừa là một trong bảy loại lãng phí mà nguyên nhân chủ yếu là do các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật không rõ ràng. Nhiều tổ chức sẽ cố gắng thực hiện công việc tốt nhất có thể và sẽ không nhận thức rõ được những gì là thực sự cần thiết và làm tăng giá trị cho sản phẩm hoặc cho khách hàng. Do đó, họ sẽ thường dành thêm thời gian và công sức để thực hiện các công việc mà thực tế là khách hàng không quan tâm, không yêu cầu, không ảnh hưởng tới quá trình sản xuất cũng như không đem lại hiệu quả kinh doanh.

Chẳng hạn như khách hàng đặt hàng là bàn ghế với mặt ngoài phải được đánh bóng nhưng bạn lại thực hiện đánh bóng thêm cả mặt trong và cả những cạnh gờ bị che khuất. Thì việc đánh bóng mặt trong và những cạnh ghờ bị che khuất này là một công đoạn dư thừa và không cần thiết, khách hàng sẽ không quan tâm hay để ý nhiều tới việc bạn đã đánh bóng toàn bộ chiếc bàn.

Vấn đề này cũng thường xảy ra đối với công việc văn phòng, như là đối với những tài liệu mang tính cạnh tranh dùng để phát hành ngoài công ty thì ngoài nội dung thì dáng vẻ bề ngoài phải được đầu tư kĩ để tạo ấn tượng. Tuy nhiên, với những tài liệu chỉ dùng tham khảo nội bộ thì việc đầu tư bề ngoài chính là lãng phí gia công xử lý thừa.

Một vấn đề khác liên quan đến thiết kế sản phẩm, đó là các nhà thiết kế chưa phân tích, tính toán hợp lý và đưa ra những tiêu chuẩn, thông số kĩ thuật chặt chẽ hơn so với thực tế tế như dung sai chính xác hơn, xử lý nhiều bước hơn, máy móc và nguyên vật liệu mắc tiền hơn,… và tất nhiên là sẽ tốn nhiều chi phí sản xuất, kiểm tra và đo lường hơn.

Chưa có thực hiện công việc chuẩn hóa để đảm bảo tính hiệu quả và đồng nhất trong các quá trình. Trong một số trường hợp các công nhân siêng năng hơn có thể vượt lên trên và vượt ra ngoài tiêu chuẩn và đưa ra các biến thể làm tốn thêm thời gian và công sức. Chẳng hạn ở công đoạn cắt, thì công việc chỉ cần cắt nguyên liệu theo kích thước đã quy định vì nó sẽ được xử lý ở bước tiếp theo nhưng nếu không được có hướng dẫn cụ thể thì một số công nhân lại thực hiện thêm việc mài nhẵn sau khi cắt vì họ rằng như vậy thì tốt hơn. Nhưng thực tế thì công việc này hoàn toàn không mang lại giá trị và còn làm ảnh hưởng tới thời gian và tiến độ hoàn thành công việc.

Một nguyên nhân khác mà nhiều khi bạn lại cảm thấy mâu thuẫn. Đó là lãng phí này đến từ khách hàng. Nghe thật kì quặc phải không? thực tế là rất nhiều. Khi trong quá trình làm việc, đa số những tiêu chuẩn, bản vẽ dựa trên việc chỉnh sửa những sản phẩm tương đương. Có lần chúng tôi nhận gia công con dao phay chiều dài 200cm, nhưng dung sai lại là 0.5cm. Để làm phải gá đặt rất cực, thời gian lâu, tỉ lệ phế phẩm cao, và giá trị của con dao cũng rất cao. Mà theo kinh nghiệm tôi biết rằng 1 con dao công nghiệp dài 200cm thì 0.5cm không nghĩa lý gì. Sau đó kiên trì trao đổi với khách hàng thì mới vỡ lẽ là họ chỉnh sửa trên bản vẽ của con dao 32 cm. Đơn giản vậy thôi nhưng cũng mất nửa năm vật vã.

Giải pháp loại bỏ lãng phí do gia công xử lý thừa

Khi làm bất cứ công việc nào luôn luôn đặt câu hỏi: “mục đích của quá trình này là gì?”, “nhiệm vụ của công đoạn này là gì?”, “việc này có thực sự mang lại giá trị cho khách hàng cho doanh nghiệp hay không”? Chính mục đích, vai trò của mỗi quá trình, mỗi công đoạn sẽ giúp xác định được hoạt động nào là “cần thiết”, hoạt động nào là “không” để tránh lãng phí do gia công xử lý dư thừa.

Soạn thảo, ban hành và đưa vào áp dụng các hướng dẫn công việc, chuẩn hóa các thao tác cho tất cả các công đoạn, khu vực để đảm bảo được sự đồng nhất và hiệu quả với mỗi người, mỗi ca thực hiện. Các quy trình thao tác chuẩn này kết hợp với các tiêu chuẩn chất lượng cũng có thể giúp làm rõ các thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn chấp nhận.Tùy theo đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà các hướng dẫn, quy định này có thể thể hiện bằng lời, bằng hình ảnh hay bằng video. Tuy nhiên, dù sử dụng phương pháp nào thì sau khi ban hành các quy định này, doanh nghiệp cần lưu ý đến phương pháp đào tạo, huấn luyện.

Xem xét các thiết kế, phân tích những giá trị kĩ thuật để xác định các cơ hội loại bỏ dung sai và các yêu cầu kĩ thuật quá chặt chẽ. Kiểm tra lại các quá trình xem liệu bạn có đang sử dụng các quá trình đắt tiền hay không? Các quá trình này có thật sự cần thiết hay không và có các phương pháp nào rẻ và đơn giản hơn không?

Như ví dụ đã nêu trêu, thẳng thắng trao đổi với khách hàng nếu nhận thấy yêu cầu này không lý.

Áp dụng phương pháp quản lý trực quan trong quá trình sản xuất: Hệ thống quản lý trực quan sẽ giúp cho người lao động nắm được đầy đủ thông tin về quy trình, tiến độ sản xuất kinh doanh cũng như các thông tin liên quan đến việc xử lý, tiến hành một công việc.

ThuHuong