Các nguyên tắc trước đã nói rất rõ về tập trung vào khách hàng, về lãnh đạo, về sự cam kết tham gia của mọi người. Chúng ta hãy đi vào nguyên tắc kế tiếp, một lối suy nghĩa cực kì lợi hại mà có thể giúp chúng ta hiểu rõ hơn về mọi yêu cầu công việc, bằng cách tiếp cận nó theo hướng quy trình. Ta sẽ biết đầu vào có cái gì, chúng ta cần phải làm gì, để mà được gì. Nhưng trước khi đi quá xa, nếu bạn vẫn chưa biết chất lượng là gì thì mời các bạn tham khão một định nghĩa rất ư là dễ hiểu về chất lượng tại đây.
Cơ sở của việc tiếp cận theo quy trình
Đầu tiên là tất cả các hoạt động trong tổ chức đều có tính tương tác, liên quan với nhau, do đó khi nhìn nhận mọi hoạt động dưới dàn một quy trình chúng ta sẽ dễ dàng nhận thấy vai trò, tính tương tác, cũng như thứ tự của nó trong tổ chức. Từ đó cũng dễ dàng trong việc dự đoán hiệu quả và các ảnh hưởng xấu lẫn tốt mà khắc phục hay phát huy.
Kế đến là hệ thống quả lý chất lượng bao gồm các quy trình liên quan trực tiếp với nhau, bằng cách tiếp cận theo hướng quy trình sẽ cho phép tổ chức tối ưu hóa được các nguồn lực của mình, dễ dàng phát hiện lãng phí và loại trừ nó, cũng dễ dàng thấy được yêu cầu cụ thể của quy trình nhằm đáp ứng một cách chính xác nhất.
Các lợi ích của việc tiếp cận theo quy trình
- Nhận diện được các quy trình cốt lõi, tập trung nguồn lực vào nó, nâng cao cơ hội phát hiện và cải tiến những sai sót của quy trình.
- Các đầu ra mong đợi có thể dự đoán được, vì các quy trình đã được thiết lập, kế nối từ đó chúng ta có thể thấy rõ được sự tương tác hay ảnh hưởng lẫn nhau.
- Tổ chức có thể tối ưu hóa hiệu suất, thông qua việc quản lý các quy trình một cách hiệu quả, sử dụng và tối ưu nguồn lực một cách hợp lý nhất, loại bỏ các hoạt động chồng chéo, lặp lại làm cho tổ chức tinh gọn hơn rất nhiều.
- Nó làm cho tổ chức có một mức độ tự tin nhất định, làm tăng niềm tin của các bên liên quan như nhân viên, chủ sở hữu, khách hàng, đối tác.
Các hành động cần thực hiện để tăng cường việc “ tiếp cận theo quy trình”
- Đưa tất cả các hoạt động về dạng quy trình.
- Đo lường năng lực hoạt động của quy trình.
- Tập trung vào sự liên kết giữa các hoạt động.
- Ưu tiên các cơ hội cải tiến.
- Sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả.
- Phải xác định được mục tiêu, đầu ra mong muốn của hệ thống và quy trình để đạt được chúng.
- Cần thiết lập nguồn lực, quyền hạn và trách nhiệm điểm quản lý các quy trình, đảm bảo các đầu ra mong muốn được giám sát và có hành động khi cần thiết.
- Phải xác định được từng quy trình riêng rẽ và phân tích ảnh hưởng của nó đến các quy trình khác, hoặc là ảnh hưởng của nó ở cấp độ toàn bộ quy trình.
- Cần phải có sự quản lý rủi ro dựa trên ảnh hưởng của quy trình đến đầu ra của sản phẩm, hay kết quả chung của hệ thống quản lý chất lượng.
Tóm lại
Phần này tập trung nhiều về việc quản lý các hoạt động của tổ chức, mọi thứ nên cân nhắc dưới dàng một quy trình đơn lẻ. Sau đó xem xét và phân tích nó trên góc độ tổng quát, xem nó là tương tác với quy trình nào, gây ảnh hưởng cho quy trình nào, đầu vào là gì. Chúng ta sẽ thấy mọi việc có tính tương tác với nhau, mọi thứ nằm đúng vị trí của nó một cách rõ ràng, mạch lạc.
Tổ chức cũng nên tổ chức các quy trình nhằm đạt được một mục tiêu nhất định, nhất quán. Tránh sự chồng chéo, không rõ ràng tạo ra sự ì trệ của tổ chức. Ngoài ra cũng cần phải tập trung vào nhận diện những rủi ro và hậu quả của từng quy trình trên góc độ tổng quát, từ đó có những hành động phù hợp.
Mời các bạn xem tiếp nguyên tắc số 5 trong 7 nguyên tắc của hệ thống quản lý chất lượng tại đây.
Tuấn Huỳnh