Cuối cùng, sau 5 bước trước đó, bao gồm:
thì đây là bước cuối cùng đánh dấu cho sự hoàn tất của quy trình RCA. Bước 6: Đo lường và đánh giá
Mục đích
Trong một số trường hợp, bạn sẽ thấy rằng giải pháp được đề xuất không thực sự được thực hiện như kế hoạch. Hoặc thậm chí giải pháp có được thực hiện nhưng chưa chắc đã mang lại hiệu quả như mong muốn. Chính vì vậy,
Một số lưu ý
- Đánh giá giải pháp và hiệu quả của nó dưới sự kiểm soát và nhận xét khách quan
- Không vội vàng tuyên bố đóng dự án quá sớm khi chưa có đầy đủ dữ liệu xác thực rằng dự án kết thúc
Thực hiện đo lường và đánh giá
Tùy thuộc vào độ phức tạp/quy mô của vấn đề cụ thể mà bước phụ số 1 và 2 sẽ được xem xét có thực hiện hoặc không.
1. Thực hiện nghiên cứu thí điểm (chạy thử nghiệm)
Trong một số trường hợp, việc này có thể là một bước phụ cần thiết, trước khi áp dụng giải pháp một cách rộng rãi. Ví dụ, giải pháp là thay đổi văn hóa tổ chức; hoặc giải pháp cần áp dụng cho toàn tổ chức quy mô lớn… Khi đó, có thể thực hiện việc chạy thử nghiệm để:
- Xem xét khả năng áp dụng và mức độ ảnh hưởng của giải pháp mà không gây ra hậu quả hay tổn thất nặng nề nếu nó đi theo hướng không mong muốn.
- Theo dõi thực tế mối tương quan giữa vấn đề ban đầu và hiệu quả đạt được
- Điều chỉnh giải pháp nếu việc áp dụng giải pháp này lại dẫn đến nảy sinh vấn đề khác…
2. Thực hiện đo lường
Đôi khi bước phụ này là hoàn toàn không cần thiết trong bước 6. Tuy nhiên, trong một số trường hợp phức tạp và cần thiết, bước này có thể giúp:
- Xem xét xem giải pháp có hoạt động trong các điều kiện khác nhau hay không
- Đo lường sự thay đổi của vấn đề được nhìn thấy trước và sau khi tiến hành RCA
- Có một cái nhìn tóm tắt cho tác động của việc triển khai RCA
3. Đánh giá hiệu quả
Bước này như một trạm kiểm tra giúp bạn trả lời được các câu hỏi:
- Giải pháp đã được thực hiện thành công chưa?
- Giải pháp đã loại bỏ được nguyên nhân gốc rễ và ngăn chúng tái diễn hay chưa?
- Nếu không, liệu có cần thực hiện lại quy trình RCA hay đơn giản là tìm lại một giải pháp khác?
Tất nhiên, đôi khi sẽ khá khó khăn trong việc trả lời các câu hỏi trên ngay sau khi thực hiện giải pháp. Đôi khi việc thực hiện giải pháp sẽ cần một thời gian để thiết lập, thực hiện rồi thêm một thời gian mới thấy được kết quả. Trong trường hợp đó, hãy quy định một khoảng thời gian để tiến hành đánh giá.
4. Đánh giá về khả năng tái diễn của vấn đề
Cần có sự xem xét về khả năng tái diễn của vấn đề để đảm bảo rằng vấn đề đã được xử lý triệt để. Đây chính là mục đích của quy trình RCA. Cần thận trọng trong việc theo dõi các yếu tố có thể dẫn đến sự tái diễn. Từ đó, bổ sung thêm các biện pháp phòng tránh.
5. Báo cáo và đóng dự án RCA
Ở bước 1, nhóm RCA được thiết lập và nhận nhiệm vụ. Vậy nên, sau khi hoàn thành dự án, cũng là lúc báo cáo/ trình bày kết quả công việc cho các bên liên quan. Bao gồm người giao dự án, người xét duyệt dự án, các bộ phận tham gia thực hiện giải pháp… Việc làm báo cáo nghe có vẻ mệt mỏi nhưng hết sức cần thiết. Điều này giúp cho các bên liên quan nắm được tình hình dự án RCA hoàn thành như thế nào. Là cơ hội để nhóm RCA của bạn có thể trình bày thành quả công sức của nhóm… Làm một dự án hoàn toàn không đơn giản. Và đây là lúc để mọi người thấy được toàn bộ những gì mà nhóm bạn làm được.
Bên cạnh đó, việc này giúp ghi lại những kinh nghiệm, thông tin, kiến thức cho các dự án tương lai. Báo cáo có thể ngắn gọn, đơn giản, nhưng hãy đảm bảo rằng thể hiện được các thông tin cần thiết như:
- Mô tả, giới thiệu nhiệm vụ của nhóm
- Mô tả sự kiện/vấn đề và hậu quả của nó
- Phân tích được thực hiện, các bước thực hiện dự án
- Nguyên nhân gốc, giải pháp loại bỏ nó
- Mô tả việc thực hiện
- Hiệu quả và bài học kinh nghiệm…
Vâng, trên đây là nội dung bước cuối cùng trong 6 bước của quy trình RCA. Mong rằng sẽ hưu ích với bạn đọc. Chúc các bạn có những dự án RCA thật hiệu quả.
Ai Le