What is a Process (Quá trình là gì)

Như mọi người đã biết Six sigma là một phương pháp giúp cải tiến quá trình nhưng quá trình là gì?  Các thành phần chính của quá trình và cách các dự án Six sigma có thể cải thiện các quá trình. thì mời mọi người cùng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé

Quá trình là gì?

Một quá trình (Process) là tập hợp các nhiệm vụ, các bước hoặc các hoạt động được thực hiện, theo một thứ tự cụ thể và dẫn đến một sản phẩm cuối cùng như hàng hóa hoặc dịch vụ hay bạn cũng có thể hiểu  là biến những cái đầu vào thành cái đầu ra mà mình mong muốn.

Ví dụ, một nhà máy sản xuất kẹo cứng, những thứ như đường, nước, nhựa và năng lượng điện sẽ vào nhà máy. Thiết bị và nhân viên lấy đầu vào và làm việc với chúng. Kết quả cuối cùng là những viên kẹo được bao gói sẵn sàng và được đưa đến các cửa hàng

Các thành phần chính của quá trình

Các quá trình được tạo thành từ các thành phần bao gồm đầu vào, đầu ra, sự kiện, nhiệm vụ (hoạt động) và quyết định. Đầu vào bắt đầu quá trình khi một sự kiện cụ thể xảy ra; nhiệm vụ và quyết định cũng sẽ được thực hiện theo đầu vào. Khi kết thúc quá trình, một đầu ra sẽ được tạo thành.

Đầu vào

Đầu vào là bất cứ điều gì hoặc thứ gì được yêu cầu để đưa vào một quá trình để thúc đẩy việc tạo ra một đầu ra.

Trong ví dụ sản xuất kẹo cứng những thứ như đường, nước, nhựa và năng lượng điện  là đầu vào của quá trình

Hiểu tất cả các yếu tố đầu vào cho một quá trình rất quan trọng trong Six Sigma vì các yếu tố đầu vào thường là nguyên nhân liên quan đến một quá trình. Đầu vào hoặc kết quả của những đầu vào đó có thể gây ra lỗi hoặc lỗi trong quá trình.

Đầu ra:

Đầu ra của một quá trình là dịch vụ hoặc sản phẩm được sử dụng bởi khách hàng của quá trình.

Trong ví dụ về nhà máy sản xuất kẹo, đầu ra là kẹo cứng sẽ được bán bởi các cửa hàng bán lẻ

Từ quan điểm Six Sigma, một đầu ra hầu như luôn có giá trị cao hơn so với đầu vào. Quá trình tự nó đã thêm vào giá trị cho đầu vào.

Ví dụ: Một tiệm bánh đặt bột bánh mì thô qua lò để tăng thêm giá trị cho nó: kết quả là một sản phẩm ăn được và ngon mà người tiêu dùng có nhiều khả năng mua hoặc trả nhiều tiền hơn

Sự kiện:

Sự kiện là các tiêu chí hoặc hành động là nguyên nhân khiến một quá trình bắt đầu hoạt động. Một quá trình hoạt động khi nó gắn với một sự kiện giống như một bóng đèn phát sáng với hành động của một công tắc được kéo. Nhóm Six sigma phải xác định những sự kiện nào kích hoạt một quá trình bởi vì nó giúp họ hiểu tại sao một quá trình đang được thực hiện và liệu quá trình đó có được chạy khi nó không cần thiết

Nhiệm vụ:

Nhiệm vụ, hoặc hoạt động, là trái tim của một quá trình. Giống như trái tim bơm máu qua cơ thể bạn, các nhiệm vụ trong một quá trình sẽ bơm các đầu vào đi qua, biến chúng thành đầu ra. Nhiệm vụ là các hành động vật lý, tự động hoặc máy tính trong một quá trình.

Quyết định:

Các quyết định trong một quá trình thường được điều chỉnh bởi một bộ những nguyên tắc. Đôi khi những nguyên tắc được chính thức ghi lại; đôi khi, các quyết định được đưa ra thông qua các nguyên tắc không chính thức cùng với kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên. Các quá trình được điều chỉnh bởi các nguyên tắc không chính thức có thể có vấn đề về tính nhất quán; ngay cả khi tất cả nhân viên đều có kinh nghiệm, họ có thể có các dao động khi thực hiện một nhiệm vụ.  và các dao động có thể dẫn đến nhiều cơ hội hơn cho các khiếm khuyết và giảm chất lượng.

Tất cả các thành phần có liên quan

Bạn có thể nhận thấy rằng các quá trình có thể cực kỳ phức tạp và các mối liên hệ giữa tất cả các thành phần đều phức tạp như nhau. Đầu vào có thể là đầu ra từ các quá trình trước đó; đầu ra có thể là đầu vào trong quá trình tiếp theo. Một quyết định có thể dẫn đến một sự kiện bắt đầu một quá trình mới, nhưng nó cũng có thể là yếu tố quyết định nhiệm vụ nào bắt đầu. Khi các nhóm Six Sigma làm việc với các quá trình – quan sát chúng, lập sơ đồ và đo lường chúng –  nhóm bắt đầu hiểu mối liên hệ của các thành phần và điều đó giúp họ đưa ra quyết định về những cải tiến và thay đổi có thể.

Thuy Hanh