Bạn đã bao giờ nghe đến cụm từ Flowchart hay Lưu đồ quá trình? Một cụm từ, một công cụ rất phổ biến và thường gặp trong lĩnh vực sản xuất và chất lượng. Nếu bạn chưa từng nghe, hoặc đã nghe qua nhưng còn mơ hồ về công cụ này, thì bài chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ nhưng điều cơ bản nhất về công cụ này nhé!
1. Flowchart là gì?
Flowchart/ process flowchart/ process flow diagram là lưu đồ/ sơ đồ quá trình. Là một trong bảy công cụ kiểm soát chất lượng. Là một bức tranh mô tả tuần tự các bước/ các công đoạn của một quá trình. Có thể sử dụng cho nhiều quá trình khác nhau như: quá trình sản xuất, quy trình hành chính, dịch vụ hoặc thậm chí dùng để mô tả một kế hoạch dự án,…
Trong đó, các yếu tố được đưa vào lưu đồ là một chuỗi các bước/ công đoạn/ hoạt động có đầu vào, đầu ra rõ ràng. Các bước này được mô tả ngắn gọn, đặt trong các loại hình hộp được nối với nhau bằng mũi tên để thể hiện tuần tự dòng điều khiển của quá trình.
2. Lợi ích của Flowchart trong sản xuất và chất lượng?
- Dựa vào Flowchart, người xem dễ dàng và nhanh chóng nắm bắt được toàn bộ quá trình mà không cần đọc hết tài liệu mô tả.
- Flowchart cho chúng ta thấy bức tranh tổng thể của quá trình. Do đó khi có vấn đề hoặc lỗi xảy ra, dựa vào flowchart, chúng ta có thể dễ dàng và nhanh chóng:
- Khoanh vùng phạm vi khu vực hoặc công đoạn xảy ra vấn đề. Từ đó, tập trung nguồn lực giải quyết kịp thời.
- Xác định được được khu vực/ công đoạn xảy ra trước đó. Phục vụ cho việc khoanh vùng phân tích nguyên nhân.
- Xác định được khu vực/ công đoạn có khả năng bị ảnh hưởng sau đó. Tập trung nguồn lực xử lý, giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực của vấn đề hoặc lỗi xảy ra.
- Nó còn hỗ trợ trong việc khoanh vùng, xác định khu vực hoặc công đoạn cần cải tiến mà chúng ta nhắm đến. Vì là một bức tranh tổng thể có trình tự, nó giúp chúng ta không bỏ sót khu vực hoặc công đoạn có liên quan nào.
- Ngoài ra, Flowchart cũng rất hữu ích trong các bài thuyết trình hoặc báo cáo bởi sự trực quan và ngắn gọn, súc tích.
Thật không hổ danh là một trong bảy công cụ kiểm soát chất lượng huyền thoại đúng không nào? Vậy làm sao để xây dựng được Flowchart? Cùng tham khảo tiếp nhé!
3. Các bước xây dựng Flowchart
Mỗi tổ chức, doanh nghiệp khác nhau sẽ có quy trình xây dựng cụ thể riêng biệt. Tuy nhiên, việc thiết lập Flowchart luôn có những điểm chung sau:
3.1. Cân nhắc liệu bạn có thực sự cần Flowchart hay không?
Thoạt đầu, đọc bước này có vẻ là lạ. Vì trước khi bắt tay vào làm việc gì (cụ thể ở đây là lập lưu đồ Flowchart) thì cần phải xem xét việc đấy có khả thi hay không? Vì sao tôi phải làm việc này? Không làm có được không?…
.
Bởi lẽ, không phải quy trình/ quá trình nào cũng cần làm thành Flowchart. Ví dụ, đối với những quy trình, quá trình ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu rồi thì việc diễn đạt bằng lời văn vẫn rất hiệu quả.
3.2. Thu thập thông tin
Tại bước này, việc bạn phải làm là tìm hiểu tất cả những thông tin có liên quan. Thông tin là sức mạnh, càng có nhiều thông tin, bạn càng có khả năng vẽ Flowchart chuẩn xác:
- Quá trình bắt đầu từ đâu?
- Kết thúc tại đâu?
- Bao gồm những bước/ công đoạn nào?
- Ai là người thực hiện?
- Việc nào trước, việc nào sau?
- Mức độ chi tiết của Flowchart?…
3.3. Vẽ Flowchart
Sau khi đã có đầy đủ những thông tin cần thiết thì tiến hành vẽ. Có thể vẽ trên giấy, trên word, excel, powerpoint,… Nhưng lưu ý rằng, dù là vẽ ở đâu đi nữa thì đều phải tuân thủ theo những quy ước chung về ký hiệu. Trong đó, một số ký hiệu cơ bản thương dùng nhất là:
 |
Điểm bắt đầu và kết thúc. |
 |
Bước/ công đoạn. Theo sau đó thường là một hướng đi sang bước/ công đoạn kế tiếp. |
 |
Được sử dụng cho các quyết định mang tính lựa chọn như: Có/ Không, Đồng ý/ Không đồng ý, Đúng/ Sai,… Theo sau đó là 2 hướng đi theo từng lựa chọn. |
 |
Chỉ sự liên kết giữa các bước/ công đoạn trong quá trình, tạo thành dạng chuỗi theo đúng tuần tự. |
Dưới đây là mình họa về một Flowchart hoàn chỉnh được ứng dụng trong thực tế nhằm giúp các bạn dễ hình dung sau khi đọc qua những kiến thức được nêu phía trên:
4. Một số lưu ý
- Bạn đừng quá lo lắng về việc vẽ như thế nào mới đúng cách, như thế nào mới bài bản. Bởi lẽ, mục đích cuối cùng và cách vẽ đúng đắn nhất chính là giúp cho người xem hiểu được quy trình/ quá trình đưa ra thông qua Flowchart là được.
- Bạn cần phải xác định mọi đối tượng chủ chốt trực tiếp tham gia vào hoặc có liên quan đến quy trình/ quá trình đó. Flowchart vẽ ra phải thông qua sự xem xét và đồng thuận của tất cả các bên có liên quan.
- Nếu bạn không chắc chắn rằng bản thân là người hiểu rõ nhất về quy trình/ quá trình cần vẽ thì hãy nhớ rằng, những người thực sự thực hiện quá trình chính là những đối tượng tốt nhất để bạn tham khảo, phỏng vấn, lấy thông tin cho việc xác định và xây dựng Flowchart. Để có được một Flowchart chuẩn xác với thực tế vận hành nhất, hãy hỏi người thực sự thực hiện thay vì một chuyên gia kỹ thuật.
Trên đây là một số kiến thức cơ bản nhưng rất hữu ích về Flowchart. Chúc bạn đọc thành công trong việc xây dựng Flowchart cho mình nhé! Ngoài ra, để tìm hiểu thêm các công cụ chất lượng khác tại Việt Quality, vui lòng tham khảo tại đây!
——————–
Nguồn: ASQ
Phương Thảo
