Báo cáo tình trạng vấn đề là công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ. Báo cáo tình trạng vấn đề phải mô tả tóm tắt nhưng cụ thể về vấn đề. Bạn có thể giải thích một cách rõ ràng như vấn đề là gì, nó có thường xuyên xảy ra hay không và những ảnh hưởng khi nó xảy ra.
Cách báo cáo tình trạng vấn đề
- Trình bày một cách tóm tắt: Trình bày 2 hoặc 3 câu ngắn để giải thích vấn đề mà dự án cải tiến quy trình của bạn sẽ giải quyết.
- Tránh sử dụng từ ngữ kĩ thuật: Bạn có thể giải thích vấn đề bằng những thuật ngữ đơn giản.
- Định lượng vấn đề: Sử dụng bất kì dữ liệu nào có sẵn. Nếu bạn không có dữ liệu trong tay, hãy khoan viết báo cáo vấn đề cuối cùng cho đến khi bạn có thể định lượng được vấn đề.
- Không đề xuất giải pháp.
- Giải thích chi phí của của vấn đề: Chí phí do kém chất lượng (Cost of poor quatity) gây nên.
- Xác định phạm vi: Sử dụng thuật ngữ (từ chuyên môn của một vấn đề riêng biệt) đơn giản sẽ giúp xác định phạm vi của vấn đề.
Sử dụng checklist SMART dưới đây để kiểm tra báo cáo tình trạng vấn đề của bạn tốt như thể nào. Báo cáo trình trạng vấn đề phải:
Một vài ví dụ về báo cáo tình trạng vấn đề
- Trong suốt năm 2016, 20% thanh toán của khách hàng ở nước ngoài mất nhiều thời gian hơn so với hóa đơn thanh toán. Điều này dẫn đến khoảng nợ trung bình là £375K, khoảng 5% chi phí vốn.
- Từ tháng 10 năm 2016 tới tháng 3 năm 2017, 5% sản phẩm A trên dây chuyền sản xuất 1 bị lỗi, không đạt kiểm tra cuối cùng. Điều này đễ đến thêm quá trình kiểm tra/làm lại (với chi phí £25000 trên 1 tháng) và tỉ lệ lỗi là 2% tức mỗi tháng mất đi £20K doanh thu.
Cả hai ví dụ trên đều báo cáo tình trạng vấn đề tốt như:
- Cả 2 đều cung cấp thời gian và dữ liệu, là những cơ sở dữ liệu ban đầu của vấn đề.
- Phạm vi của vấn đề được xác định bởi những cụm từ như “sản phẩm A”, “nước ngoài”, “dây chuyền sản xuất 1”.
- Cả 2 đều giải thích vấn đề ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức và ước lượng chi phí.
- Không có đưa ra giải pháp hay nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Báo cáo tình trạng vấn đề – Mức độ nào?
Một trong những khó khăn chung của báo cáo tình trạng vấn đề là xác định mức độ chi tiết và cấp độ quy trình nên được đưa ra trong tổ chức. Nếu bạn chưa thể xác định được báo cáo tình trạng vấn đề rõ ràng thì hãy thử ở những mức độ thấp hơn. Và đảm bảo là báo cáo tình trạng vấn đề của bạn không xác định vấn đề bạn đã biết câu trả lời. Bạn có thể tham khảo ví dụ dưới đây:
Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của bất kì báo cáo tình trạng vấn đề là xác định vấn đề sẽ được giải quyết theo cách rõ ràng và chính xác. Đặc biệt là không được báo cáo những vấn đề đã biết trước câu trả lời hay đề xuất giải pháp. Mục đích là làm cho vấn đề trở nên rõ ràng hơn qua đó xác định được phạm vi của dự án (có thể là dự án Six Sigma hoặc giải quyết vấn đề).
ThuHuong
