Kaizen events là một công cụ quan trọng để cải tiến liên tục trong các tổ chức. Các hoạt động này giúp đội nhóm xác định vấn đề và phân tích nguyên nhân gốc rễ. Từ đó phát triển các giải pháp có thể thực hiện nhanh chóng. Sự thành công của các hoạt động cải tiến liên tục (Kaizen events) phụ thuộc vào việc lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi cẩn thận. Trong bài viết này, Việt Quality sẽ cùng bạn thảo luận về bảy bước đơn giản liên quan đến việc lập kế hoạch hoạt động cải tiến liên tục (Kaizen events).
Để hiểu thêm về Kaizen là gì? Đâu là những lợi ích khi áp dụng Kaizen? Mời bạn theo dõi thêm nội dung này tại đây.
Để lập kế hoạch hoạt động cải tiến liên tục (Kaizen events), mời bạn theo dõi 7 bước sau đây với ví dụ: “Giảm thiểu phế liệu trong sản xuất”.
Bước 1: Xác định vấn đề và mục tiêu
Bước đầu tiên trong lập kế hoạch hoạt động cải tiến liên tục là xác định vấn đề và mục tiêu. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết thấu đáo về quá trình và các vấn đề phải được giải quyết. Tuyên bố vấn đề phải cụ thể và có thể đo lường được. Đồng thời mục tiêu phải có thể đạt được trong khung thời gian của hoạt động này.
Ví dụ: Một tuyên bố vấn đề là: “Giảm 50% phế liệu trong vòng 5 ngày”.
Bước 2: Xác định đội nhóm
Bước hai là bước xác định đội nhóm tham gia vào hoạt động cải tiến. Đội nhóm nên bao gồm các cá nhân có kiến thức và kinh nghiệm trong quá trình cải tiến. Và các đại diện từ tất cả các khu vực bị ảnh hưởng bởi quá trình. Bên cạnh đó, còn có cả người vận hành, người giám sát và người quản lý.
Ví dụ: Một hoạt động cải tiến liên tục để giảm phế liệu trong sản xuất phải bao gồm người quản lý sản xuất, người quản lý chất lượng và một số người vận hành.
Bước 3: Xây dựng lịch trình hoạt động
Bước ba là bước xây dựng lịch trình làm việc của hoạt động cải tiến. Kế hoạch làm việc này nên bao gồm các hoạt động cụ thể là thời gian biểu cho mỗi ngày diễn ra hoạt động. Điều này nên bao gồm thời gian cho các cuộc họp nhóm, quan sát quá trình. Bên cạnh đó là thu thập dữ liệu, phân tích và phát triển giải pháp.
Ví dụ: Lịch trình cho hoạt động cải tiến trên kéo dài năm ngày có thể bao gồm một ngày để quan sát và thu thập dữ liệu. Hai ngày để phân tích và phát triển giải pháp. Và hai ngày cuối để thực hiện và theo dõi.
Bước 4: Thiết lập đội nhóm
Bước thứ tư là thiết lập đội nhóm cho hoạt động cải tiến. Điều này bao gồm cung cấp đào tạo về các nguyên tắc Kaizen, cải tiến quá trình. Và bất kỳ công cụ hoặc kỹ thuật nào được sử dụng trong hoạt động.
Ví dụ: Đội nhóm có thể được đào tạo về cách sử dụng sơ đồ xương cá để phân tích nguyên nhân gốc rễ và các kỳ vọng có thể được đặt ra để báo cáo tiến độ hàng ngày.
Bước 5: Tiến hành hoạt động Kaizen
Bước năm là bước tiến hành hoạt động cải tiến. Điều này liên quan đến xây lực lịch trình thực hiện, thu thập và phân tích dữ liệu. Cũng như phát triển các giải pháp. Điều quan trọng là phải thu hút tất cả thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình, khuyến khích giao tiếp và cộng tác.
Ví dụ: Trong hoạt động cải tiến, đội nhóm có thể sử dụng sơ đồ xương cá để xác định nguyên nhân gốc rễ của phế liệu. Sau đó phát triển giải pháp bằng cách tổ chức các cuộc họp thảo luận
Bước 6: Thực hiện các giải pháp
Bước sáu này là thực hiện các giải pháp được phát triển trong hoạt động cải tiến. Điều này nên được thực hiện nhanh chóng để tối đa tác động của hoạt động. Việc giám sát quá trình sau khi thực hiện là rất quan trọng để đảm bảo các giải pháp hoạt động như mong muốn.
Ví dụ: Sau hoạt động cải tiến, đội nhóm có thể triển khai một quá trình mới để giảm thiểu phế liệu. Bên cạnh đó giám sát mức phế liệu hàng ngày đảm bảo quá trình cải tiến này hiệu quả.
Bước 7: Theo dõi và cải tiến liên tục
Bước cuối cùng trong kế hoạch hoạt động cải tiến là theo dõi và cải tiến liên tục. Điều này liên quan đến sự theo dõi tiến độ so với mục tiêu đặt ra cho hoạt động và xác định các cơ hội để cải thiện hơn nữa. Công nhận thành tựu của đội, nhóm và cung cấp phản hồi về hoạt động này cũng rất quan trọng.
Ví dụ: Nhóm có thể họp hàng tuần trong một tháng sau hoạt động để xem xét tiến độ và xác định bất kỳ cải tiến bổ sung nào có thể được thực hiện.
Kết luận:
Các hoạt động cải tiến là một công cụ quan trọng để cải tiến liên tục trong các tổ chức. Bằng cách làm theo bảy bước đơn giản được nêu trong bài viết này. Đội nhóm có thể lập kế hoạch và thực hiện thành công các hoạt động cải tiến.
Bài viết được mô phỏng theo : Kaizen Event Planning in 7 Simple Steps. Link: https://leanmanufacturing.online/kaizen-event-planning-in-7-simple-steps/
Linh Phạm
