Giống như bất kì những dự án khác, một dự án Six Sigma cũng cần một nhóm dự án, với một cấu trúc, vai trò và trách nhiệm rõ ràng, để cùng nhau thực hiện theo kế hoạch của dự án. Nhằm đảm bảo sự thành công của dự án và quá trình đạt được các mục tiêu của Six Sigma. Trong phần này mình sẽ giới thiệu về cấu trúc tổ chức của dự án Six Sigma và vai trò của bản kế hoạch dự án. Nếu chưa biết về Six Sigma, bạn có thể tìm hiểu thêm các bài viết trong Link sau.
Cấu trúc tổ chức
Cấu trúc tổ chức điển hình của dự án bao gồm:
Champion: Dự án cần được hỗ trợ và nhận biết của Champion, là người điều hành cấp cao, người phê duyệt cho dự án. Có vai trò đảm bảo rằng dự án phù hợp với tổng thể của chiến lược Lean Six Sigma.
Sponsor: Là người đứng đầu, người chịu trách nhiệm cho dự án. Sponsor phải là người hiểu về Six Sigma và là người giải quyết các vấn đề cho dự án Six Sigma đang diễn ra. Tuy nhiên, có nhiều sponsor chỉ cho thấy vai trò của mình là một người cố vấn, chứ không phải là người chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án.
Leader: Là người chịu trách nhiệm giám sát công việc của nhóm ngày qua ngày (tốt nhất là toàn thời gian) và thường có chứng nhận Black Belt. Trách nhiệm bao gồm giao tiếp với sponsor trong việc xác định mục tiêu và lý do thực hiện dự án, chọn và hỗ trợ các thành viên trong nhóm, giữ cho dự án theo đúng tiến độ.
Team member: Là thành viên trong nhóm dự án, người được giao nhiệm vụ và thời gian cụ thể để hoàn thành dự án.
Ai là người tham gia vào nhóm dự án?
- Đảm bảo rằng tất cả các quy trình liên quan đã có được đại diện phù hợp hiểu được quy trình và những vấn đề liên quan.
- Chọn đúng người. Chọn những người có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với dự án.
- Không quá nhiều người, khi cần thiết bạn có thể xin thêm sự hỗ trợ. Một nhóm dự án cần 4 đến 6 thành viên là được.
Kế hoạch dự án
Kế hoạch dự án là một phần quan trọng của quản lý dự án, liên quan đến việc lập kế hoạch thực hiện (công cụ thường được sử dụng là Gantt chart) và báo cáo tiến độ thực hiện. Bản kế hoạch dự án sẽ chỉ cho thấy thời gian dự kiến, tuy nhiên nó rất quan trọng để truyền đạt những mong đợi cần đạt được theo tiến độ đã đề ra.
Xem xét định kì
Là một phần cần thiết của dự án, để đảm bảo rằng mỗi giai đoạn đã được phân công rõ ràng. Dưới đây là một vài điểm để có một cuộc họp xem xét thành công:
- Toàn bộ thành viên trong team dự án nên đươc tham gia trong suốt toàn bộ dự án.
- Đảm bảo các bên liên quan phải có mặt (Champion, Sponsor, …).
- Cung cấp một bản tóm lược về thời gian với những phát hiện quan trọng.
- Đảm bảo rằng những yêu cầu hỗ trợ đã được thực hiện rõ ràng.
- Những bước tiếp theo được thể hiện, phân công rõ ràng.
Bản kế hoạch dự án giống như lộ trình của một chuyến đi, nó sẽ cung cấp hướng đi cho dự án. Bản kế hoạch dự án sẽ giúp nhóm dự án biết được lịch trình để tiến hành thực hiện trên thực tế. Và bất cứ một dự án nào cũng cần có một cấu trúc tổ chức với vai trò và trách nhiệm rõ ràng để cùng nhau thực hiện hướng tới sự thành công của dự án.
Thu Huong
