Thực hiện chuẩn hóa công việc bao gồm 6 bước: kiểm tra thiết bị, kiểm tra thời gian, kiểm tra mức tồn kho chuẩn trong quy trình, đưa ra hướng dẫn tiêu chuẩn, theo dõi đo lường quản lý và cuối cùng là điều chỉnh và cập nhật. Ba bước đầu tiên đã được trình bày phần trước (Chuẩn hóa công việc, Các bước thực hiện – P1), phần này sẽ tiếp tục trình bày về các bước còn lại.
Đưa ra hướng dẫn tiêu chuẩn
Xác định các hệ thống hỗ trợ, cân bằng năng suất với takt time và thiết lập khoảng tồn kho cần thiết, đó sẽ là cơ sở cho quy trình và đưa ra các hướng dẫn tiêu chuẩn. Các hướng dẫn công việc được tiêu chuẩn hóa có thể dưới bất kỳ hình thức nào miễn là chính xác, dễ hiểu, đo lường được và được theo dõi bởi các cá nhân thực hiện công việc.
Hướng dẫn tiêu chuẩn có thể được in trên giấy, đọc trên màn hình máy tính, in trên bảng hiệu hoặc được truyền đạt bằng bất kỳ hình thức nào, miễn là nó hoạt động. Ví dụ về các hướng dẫn tiêu chuẩn:
– Bảng hướng dẫn: Chúng mô tả quy trình, bao gồm tổ chức, dòng chảy sản xuất và thời gian của các hoạt động; khoảng WIP (Work-In-Process) cần thiết để duy trì, thiết bị hỗ trợ và điều kiện môi trường (nếu áp dụng). Các tờ hướng dẫn phải ngắn gọn, dễ đọc, dễ nhìn và được tham khảo.
– Hướng dẫn vận hành: Những tài liệu này mô tả thiết bị, phương tiện, chương trình phần mềm và các hệ thống khác và cách thức sử dụng trong các hoạt động của quy trình. Hướng dẫn vận hành nên được phát triển như tài liệu để đào tạo và tham khảo và được giữ sẵn ở nơi làm việc.
Poka-yoke (chống lỗi) cho những hướng dẫn công việc. Bất cứ nơi nào có thể, thực hiện các phương pháp để đảm bảo không chỉ mọi người sẽ làm theo đúng hướng dẫn, mà còn ngăn chặn họ không tuân thủ theo quy trình.
Giám sát, đo lường và quản lý.
Trong bước này bạn phải chủ động theo dõi các hành động và liên tục đo lường hiệu suất của từng phần công việc. Thường xuyên so sánh hiệu suất với các tiêu chuẩn và cố gắng duy trì hiệu suất theo tiêu chuẩn:
– Khi quan sát thấy bất cứ hoạt động nào không tuân theo các hướng dẫn tiêu chuẩn, hãy xác định nguyên nhân, loại bỏ các sai lệch và khôi phục lại các hoạt động tuân thủ đúng tiêu chuẩn.
– Tìm kiếm để xác định các lãng phí và nguyên nhân của sự không phù hợp.
Khi quan sát thấy sự sai lệch đến từ tiêu chuẩn, đừng cố gắng sửa đổi và cập nhật tiêu chuẩn một cách nhanh chóng. Hãy đo lường, phân tích trước khi điều chỉnh chính thức.
Mục tiêu là để mọi người làm việc theo tiêu chuẩn. . Do đó, cho đến khi tiêu chuẩn được thay đổi, tiêu chuẩn cũ vẫn được áp dụng và mọi người phải luôn làm việc theo tiêu chuẩn.
Điều chỉnh và cập nhật
Cần áp dụng những công cụ về lập sơ đồ, đo lường và phân tích để đánh giá hiệu quả của những quy trình được chuẩn hóa,. Và sự đánh giá này sẽ hỗ trợ để để xác định những cải tiến và cập nhật những tiêu chuẩn trong tương lai. Ngay cả quy trình được cho là tốt nhất cũng đầy rẫy lãng phí, vì vậy việc chuẩn hóa phải thay đổi và cải tiến liên tục.
Tiêu chuẩn là để mọi người làm theo, do đó các tiêu chuẩn phải luôn đúng và phù hợp. Khi một sự thay đổi được chứng minh là cần thiết và phù hợp, hãy thực hiện và thực hiện nhanh chóng. Đây một quá trình bình thường và thường xuyên. Đảm bảo rằng, các thay đổi chính thức được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng và được truyền đạt cho tất cả những cá nhân liên quan.
Chuẩn hóa công việc là một trong những công cụ quan trọng nhất của sản xuất tinh gọn Lean. Tiêu chuẩn hóa các quy trình làm việc giúp đạt được chất lượng cao, nâng cao năng xuất làm việc, từ đó đem lại sự hài lòng của khách hàng. Chuẩn hóa công việc còn là nên tảng cho quá trình cải tiến liên tục (Kaizen) và giúp loại bỏ được các thao tác dư thừa và công việc không cần thiết.
ThuHuong
