Công việc được chuẩn hóa là những công việc dưới dạng các nhiệm vụ, hoạt động, quá trình và quy trình. Là công việc được kiểm soát theo cách tiêu chuẩn: nó cụ thể, được lập thành tài liệu, đo lường được và có thể lặp lại. Công việc được chuẩn hóa có thể áp dụng cho một người làm việc một mình hoặc một nhóm người làm việc cộng tác với nhau. Nó có thể bao gồm các thiết bị và hệ thống cũng như giao diện giữa người với máy. Chuẩn hóa công việc xảy ra không chỉ trong các lĩnh vực sản xuất hoặc vận hành, mà trên toàn doanh nghiệp – trong tất cả các bộ phận và trong tất cả các luồng giá trị.
Thực hiện chuẩn hóa công việc bao gồm 6 bước: kiểm tra thiết bị, kiểm tra thời gian, kiểm tra mức tồn kho chuẩn trong quy trình, đưa ra hướng dẫn tiêu chuẩn, theo dõi đo lường quản lý và cuối cùng là điều chỉnh và cập nhật.
Kiểm tra thiết bị (Check equipment)
Phân tích tất cả các cơ sở, hệ thống và thiết bị để đảm bảo rằng chúng đang trong điều kiện thích hợp và đáp ứng được nhu cầu trong hoạt động của quy trình. Điều chỉnh hệ thống để nâng cao hiệu quả và tính dễ sử dụng một cách tối đa.
Kiểm tra thời gian (Check time)
Xác định thời gian chu kỳ(cycle time) cho công việc – thời gian hoàn thành một đơn vị công việc. Sau đó, so sánh thời gian chu kỳ (cycle time) đó với nhịp sản xuất (takt time) – bạn nên mất bao lâu để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khi có hai giá trị này, bạn sẽ xác định được sự khác biết giữa chúng là cao hay thấp. Phần lớn, thời gian làm việc sẽ dài hơn takt time. Và bạn phải điều chỉnh để cân bằng chúng.
Điều này có nghĩa là điều chỉnh thời gian cần thiết để hoàn thành một đơn vị công việc, thay vì cố gắng điều chỉnh takt time. Để dung hòa sự khác biệt về thời gian làm việc và takt time cần thực hiện các phân tích và nỗ lực cải tiến như:
- Phân tích tiến trình, trình tự công việc và quy trình nội bộ của tổ chức và xác định những điểm có thể đạt được tốc độ và hiệu quả mong muốn.
- Tái cấu trúc quy trình nội bộ khi cần thiết để thời gian chu kỳ phù hợp với takt time.
- Áp dụng thời gian sản xuất mới như là một phần của hướng dẫn công việc được chuẩn hóa.
Kiểm tra tồn kho chuẩn trong quy trình (Standard in-process stock)
Bước tiếp theo là giảm thiểu mức tồn kho chuẩn trong quy trình – lượng công việc, nguyên liệu tối thiểu cần có, để giữ một công đoạn hay quy trình hoạt động ở cường độ mong muốn (hay tồn kho muda). Kiểm tra từng phần của công việc hoặc khu vực làm việc để tìm cách giảm mức tồn kho xuống thấp nhất. Và đó là một phần quan trọng để chuẩn hóa công việc cho tất cả các quy trình.
Trên đây là 3 bước đầu để tiến hành chuẩn hóa công việc, các bước còn lại sẽ trình bày ở bài viết tiếp theo. Nếu chưa biết về chuẩn hóa công việc các bạn có thể tham khảo bài viết về chuẩn hóa công việc là gì? Và các yếu tố của chuẩn hóa công việc.
ThuHuong
1 thought on “Chuẩn hóa công việc, Các bước thực hiện – P1”