Hãy thử tưởng tượng bạn đang chạy trên đường với tốc độ 50km/h và bắt gặp biển báo có nội dung: “Quy định tốc độ tối đa của các loại phương tiện trên từng làn đường như sau: xe ô tô là 60km/h, xe máy và các loại xe khác là 50km/h. Ngoài ra, các loại phương tiện phải đi đúng làn đường. Cụ thể, xe ô tô đi làn đường bên trái và ở giữa, xe máy đi làn đường ở giữa và bên phải, các loại xe còn lại đi làn đường bên phải.”
Tôi chắc chắn là bạn sẽ lướt qua mất trước khi kịp đọc hết thông tin siêu dài nói trên.
Tuy nhiên, nếu nội dung đó được trực quan hóa bằng biển báo như thế này thì sao?
1. Mieruka là gì? (Định nghĩa/ tác dụng)
Mieruka là một trong những khái niệm mà Toyota đặt ra như một phần của Hệ thống sản xuất Toyota (TPS).
Trong tiếng Nhật, ”Mieru” được hiểu là “để xem“. Hậu tố “-ka” viết tắt của “kanri” có nghĩa là “kiểm soát/ quản lý“. Vì vậy, thuật ngữ “Mieruka” mang nghĩa là “Kiểm soát trực quan” hoặc “Quản lý trực quan”. Có thể hiểu đơn giản Mieruka là công cụ giúp chúng ta dễ dàng nhận ra vấn đề bằng việc trực quan hóa nội dung.
2. Đặc điểm của Mieruka
Mieruka có nhiều loại, mỗi loại đều có những đặc điểm riêng biệt tùy vào nội dung và yêu cầu của từng tổ chức. Tuy nhiên, chúng vẫn có những quy chuẩn chung nêu dưới đây:
2.1. Nội dung dễ hiểu
Để mọi người có thể hiểu ngay lập tức những gì Mieruka đang cố gắng truyền đạt thì một hình ảnh được chắt lọc thông tin là điều cốt lõi. Một hình ảnh tốt cho phép mọi người – từ quản lý đến nhân viên, hiểu ngay tình hình thực tại. 2 thứ được đề cao ở đây là tốc độ và sự tinh giản vì chúng sẽ cho phép ta hiểu được vấn đề, trái ngược với một bản báo cáo tối nghĩa và rối mắt.
2.2. Thiết kế dễ nhìn
Mieruka tốt là khi được đặt tại các khu vực dễ nhìn thấy, chẳng hạn như các bức tường ở khu vực giao thông đông đúc, cốt yếu để mọi người không cần phải tốn nhiều thời gian tìm kiếm thông tin. Làm cho hình ảnh lớn về kích thước cũng rất quan trọng vì nó giúp dễ nhìn hơn và hạn chế việc người nhìn bỏ sót thông điệp.
2.3. Có tính tương tác và tiện lợi trong việc thay đổi
Để Mieruka có tính hiệu quả, chúng phải luôn được cập nhật thông tin mới nhất và phải thiết kế sao cho dễ cập nhật.
Tại Toyota, họ thường đặt bảng trắng ở nơi dễ thấy trong văn phòng. Mỗi bảng sẽ chứa các nhãn dán từ tính có thể dễ dàng tháo gỡ khi cần thiết để đáp ứng các cập nhật đơn giản, với các ghi chú viết tay bằng bút dạ nếu cần thêm thông tin chi tiết. Mặc dù rất muốn sử dụng máy tính để cung cấp những hình ảnh trực quan này nhưng Toyota có xu hướng tránh chúng. Không phải vì họ sợ sử dụng công nghệ, mà đơn giản vì máy tính không mang lại độ tin cậy và dễ sửa đổi như với bảng truyền thống.
3. Phân loại Mieruka
3.1. Mieruka nhận dạng
Như chiếc nhãn vở thời đi học giúp ta phân biệt được nội dung phía trong cũng như tránh nhầm lẫn vở với người khác, loại Mieruka này sẽ cho chúng ta thông tin khái quát về vật thể, giúp ta nhận dạng được đó là gì. Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng khi bạn có hàng trăm, hàng ngàn vật dụng không được đánh dấu, bạn sẽ không có cách nào để phân biệt được chúng là gì.
Ví dụ ở trên cho thấy các nhãn dán thông tin thường thấy trên nhiều sản phẩm. Mỗi một nhãn dán như nhãn nhìn thấy ở đây sẽ chứa tên sản phẩm, số lô, ngày sản xuất, hãng sản xuất và các mã nội bộ khác. Ngoài cách hiển thị thông tin truyền thống như trên thì hiện nay, mã QR được xem như giải pháp thay thế, giúp đọc thông tin trên nhãn thông qua ứng dụng đọc mã ở các thiết bị điện tử.
3.2. Mieruka thông tin
Loại Mieruka này cung cấp cho bạn thông tin quan trọng một cách ngắn gọn. Chẳng hạn như cập nhật trạng thái hoặc thông tin mới nhất về tình hình hiện tại. Đối với những thông tin mang tính tóm tắt như vậy, chúng thường đặt trên tường hoặc trên bảng và dành riêng cho một chủ đề duy nhất để trực quan mục tiêu cụ thể nào đó.
Ví dụ trên minh họa cho Bảng thông báo (Andon) thường đặt tại các nhà máy, công xưởng. Dựa vào hình ảnh, ta thấy thông tin được chia thành nhiều nhóm nhỏ, biểu thị trạng thái đang làm việc, dừng hay gặp sự cố, chỉ số OEE, tỉ lệ phần trăm sản lượng thực tế, số sản phẩm lỗi, chất lượng sản xuất,… Qua đó, bất cứ ai quan sát cũng có thể nắm bắt được công việc, giúp thuận tiện cho việc theo dõi tình hình công việc giữa nhân viên/ hệ thống và giám sát viên.
3.3. Mieruka hướng dẫn
Loại Mieruka này thường thấy tại nhà máy, kho xưởng, tổ chức,… là những chỉ dẫn dưới dạng dòng được dán trên kệ, biển báo hay hướng dẫn công việc theo từng bước. Chúng được thiết kế để đảm bảo tính nhất quán trong hoạt động.
Qua bảng hướng dẫn gồm 4 bước được trực quan hóa phía trên, người xem biết được họ phải hành động những gì khi xảy ra cháy nổ đột xuất. Bởi lẽ, không chỉ khi cháy nổ mà trong bất kỳ trường hợp đột ngột có vấn đề xảy ra, khó có ai giữ được bình tĩnh cũng như đảm bảo thời gian đọc hết thông tin trên một thông báo bằng văn bản vì khi đó nỗi hoảng sợ đã lấn át tâm trí họ.
3.4. Mieruka kế hoạch
Loại Mieruka cuối cùng và không kém phần quan trọng này giúp lập kế hoạch một cách trực quan để qua đó, không chỉ người lập mà người xem cũng hiểu cách vận hành của kế hoạch.
Sơ đồ Gantt được sử dụng nhiều trong việc trực quan hóa kế hoạch. Nguyên nhân bởi so với việc đọc báo cáo tổng hợp, phương pháp này dễ đọc hơn, dễ nhận biết tình trạng thực tế, tiến độ của từng nhiệm vụ cũng như tình hình chung cho toàn bộ dự án. Qua đó, gián tiếp nâng cao năng suất công việc và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả.
Việc quản lý trực quan để biểu diễn dữ liệu không phải là hiện tượng mới mà đã được sử dụng trong bản đồ, bản vẽ khoa học, những sơ đồ dữ liệu từ hàng ngàn năm về trước. Do đó, không chỉ các doanh nghiệp, tổ chức mà mỗi cá nhân cũng nên tận dụng Mieruka để khai thác tối đa lợi ích mà chúng có thể mang lại.
__________________________
Content: Phương Thảo
