[ISO 9001:2015] 5.1 Lãnh đạo và cam kết của họ

Các bạn sẽ hiểu được vai trò của lãnh đạo trong hệ thống QMS, cũng như các yêu cầu mà bắt buộc mà các lãnh đạo phải cam kết.

Tương tự mục 5.1 trong ISO 9001:2008, nhưng có nhiều yêu cầu được thêm vào.

Mục này giới thiệu về vấn đề của lãnh đạo trong ngữ cảnh của hệ thống quản lý chất lượng(QMS), ISO 9001:2008 thì yêu cầu có 4 mục thôi nhưng phiên bản 2015 lại yêu cầu đến 11 mục khác nhau mà lãnh đạo phải cam kết. Chúng ta hãy phân tích cơ bản của 11 yêu cầu như phía sau, những cái nào quá dễ hiểu rồi thì mình không nói gì thêm.

a) chịu trách nhiệm giải trình đối với hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng;

Đây là một yêu cầu mới nhưng cũng rất quyền lực. Có nghĩa là lãnh đạo phải chịu trách nhiệm không giới hạn về hiệu quả của hệ thống chất lượng. Nếu có vấn đề gì xảy ra không như mong muốn của hệ thống chất lượng thì nó không còn là trách nhiệm đơn thuần của trưởng phòng chất lượng, trưởng phòng kiểm soát, trưởng phòng thí nghiệm hay một cá nhân nào, mà tất cả các mũi tên đều xoay vào ban lãnh đạo(BLĐ), BLĐ phải đóng vai trò tích cực trong hoạt động của QMS, và xem xét lãnh đạo là một công cụ hữu hiệu để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống QMS.

Nhiều yêu cầu tiếp theo bắt đầu bằng chữ đảm bảo(ensuring). Điều đó nhấn mạnh rằng lãnh đạo phải đảm bảo những yêu cầu này phải được thực thi, họ có thể tự mình làm, hoặc cũng có thể ủy quyền, nhưng điều quan trọng là phải nắm được chuyện gì đang xảy ra, và có hướng khắc phục nhanh chóng.

b) đảm bảo rằng chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng được thiết lập đối với hệ thống quản lý chất lượng và tương thích với bối cảnh và định hướng chiến lược của tổ chức;

Điều này chứa rất nhiều yêu cầu, đầu tiên là phải đảm bào chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng có sẵng. Hai tài liệu này đóng cai trò nền tản cho QMS, nó cũng hàm chứa rằng BLĐ phải là người xây dựng và phát triển nó. Cũng phải lưu ý rằng mục tiêu chất lượng và chính sách chất lượng phải phù hợp với định hướng chiến lượt của tổ chức, và bối cảnh của tổ chức ở mục 4.

c) đảm bảo tích hợp các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng vào các quá trình hoạt động chủ chốt của tổ chức;

Đây lại là một yêu cầu mới trong phiên bản này, thường thì những quyết định trọng yếu của tổ chức lại không có kết nối trực tiếp tới hệ thống QMS. Cho nên mục này nhằm đảm bảo rằng những yêu cầu của QMS phải được thực thi trong những hoạt động trọng yếu của tố chức, chứ không phải chỉ để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của auditor.

d) thúc đẩy việc sử dụng cách tiếp cận theo quá trình và tư duy dựa trên rủi ro;

Đây là một yêu cầu hoàn toàn mới của quy trình này, đầu tiên nó yêu cầu rằng lãnh đạo phải thúc đẩy việc tiếp cận theo quy trình, quay lại mục 4.4 nơi mà quy trình phải được xác định và định nghĩa rõ ràng, tiếp cận theo quy trình nghĩa là quản lý tất cả các hoạt động dưới dạng quy trình từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc, xem xét tất cả các khía cạnh của quy trình như đầu vào, đầu ra, nguồn lực, giám sát, đo lường, cải tiến, đào tạo…Không chỉ đơn giản là quản lí một hay hay mảng miếng của quy trình mà phải hiểu và quản lý tất cả các khía cạnh của quy trình. Tư duy dựa trên rủi ro được thể hiện ở mục 6.1 của bộ tiêu chuẩn, chúng ta nên áp dụng theo các bước sau:

1. Rà soát một cách khách quan các mục tiêu của tổ chức.
2. Nhận dạng cơ hội và rủi ro của tổ chức.
3. Xác định cơ hội và rủi ro nào quan trọng nhất
4. Tiến hành những hành động cần thiết để loại bỏ, cái tiến những rủi ro này.
5. Tiếp tục đánh giá hiệu quả của các hành động và có sự điều chỉnh phù hợp

e) đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng;

f) trao đổi thông tin về tầm quan trọng của quản lý chất lượng có hiệu lực và của sự phù hợp với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng;

Đây là một yêu cầu về truyền thông, mà nói đơn giản là “ lãnh đạo phải nghĩ rằng QMS là quan trọng, và phải truyền cái thông điệp đó đến cho toàn tổ chức”. Và lãnh đạo không được ủy quyền trong yêu cầu này.

g) đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đạt được các kết quả dự kiến;

h) lôi cuốn sự tham gia, định hướng và hỗ trợ nhân sự cùng đóng góp cho hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng;

i) thúc đẩy cải tiến;

j) hỗ trợ các vị trí quản lý liên quan khác chứng tỏ sự lãnh đạo của họ và thực hiện vai trò lãnh đạo ở các khu vực họ chịu trách nhiệm.

Các câu hỏi thường gặp ở mục này

1. Có quá nhiều yêu cầu dành cho lãnh đạo trong mục này, vậy có cần phải giữ hồ sơ để đảm bào là lãnh đạo tuân theo yêu cầu không?
   ISO 9001:2015 không yêu cầu phải có hồ sơ ghi lại vấn đề này, tuy nhiên việc lưu lại hồ sơ là nên làm.
2. Lãnh đạo của công ty tôi là phó chủ tịch điều hành, vậy bà ấy có thể chỉ định giám đốc nhà máy làm đại diện lãnh đạo cho những phần trên không?
   Không, bất kể là ai trong vai trò lãnh đạo cũng không thể ủy quyền cho cấp dưới trong vấn đề này.

Tuanca