[ISO 9001:2015] 8.4.2. Loại hình và mức độ kiểm soát

Yêu cầu này đòi hỏi bạn phải phân tích nghiêm túc về những ảnh hưởng của các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp đến hoạt động của tổ chức và những gì bạn cần thực hiện để kiểm soát nó. Mục đích là đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp phù hợp với những yêu cầu và tiêu chuẩn đã quy định trước.

Vì mức độ ảnh hưởng đến thành phẩm là khác nhau nên tổ chức phải xác định các biện pháp thích hợp cho từng quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ, để đảm bảo chúng được kiểm soát tốt. Ví dụ: Những nhà cung cấp cung cấp thành phần trực tiếp cấu thành lên sản phẩm sẽ phải kiểm soát chặt chẽ hơn những nhà cung cấp bao bì bên ngoài bên ngoài như thùng carton.

Dưới đây là những kiểm soát được yêu cầu cụ thể trong điều khoản này.

Đảm bảo rằng các quá trình được cung cấp nằm trong phạm vi kiểm soát của hệ thống quản lý chất lượng

 ISO 9001:2015 yêu cầu quá trình mua hàng phải nằm trong phạm vi kiểm soát của hệ thống quản lý chất lượng. Tức là tổ chức phải tích hợp các quá trình này vào các quá trình của tổ chức và quản lý chúng như một quá trình của chính tổ chức. Đồng thời, đảm bảo rằng các quá trình này luôn nằm trong mức độ kiểm soát đã được xác lập.

Hay nói cách khác là tổ chức phải xây đựng một quy trình có hiệu lực để kiểm soát các nhà cung cấp bên ngoài, đảm bảo rằng những gì họ cung cấp luôn được kiểm soát bởi hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.

Xác định các kiểm soát áp dụng đối với nhà cung cấp bên ngoài và kết quả đầu ra.

 Đây là hai kiểm soát riêng biệt. Thứ nhất là tập trung vào chính những nhà cung cấp. Bạn sẽ đánh giá/audit nhà cung cấp bên ngoài, thiết lập mục tiêu về kết quả hoạt động hoặc theo dõi khả năng đáp ứng yêu cầu.

Thứ hai là những yêu cầu tập trung vào những gì mà nhà cung cấp cung cấp. Bạn sẽ kiểm tra đầu vào như tiêu chuẩn kĩ thuật, chỉ tiêu kiểm tra, số lượng lấy mẫu, … cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua.

Tuy mỗi kiểm soát là khác nhau, những miễn là nó có ý nghĩa thì phải được thực hiện đầy đủ.  Về những tiêu chí kiểm soát, bạn có thể tham khảo trong phần giám sát kết quả hoạt động của nhà cung cấp.

Xem xét những ảnh hưởng đến yêu cầu của khách hàng, luật định và chế định.

Các tác động tiềm ẩn của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp đến khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu luật định là một phần được sử dụng để xác định kiểm soát. Ví dụ: nếu nhà cung cấp bên ngoài có khả năng khiến công ty của bạn gặp rắc rối lớn với một cơ quan quản lý, thì bạn chắc chắn sẽ muốn áp dụng nhiều kiểm soát hơn cho nhà cung cấp đó. Tương tự, nếu nhà cung cấp có liên hệ trực tiếp với khách hàng của bạn, bạn cũng muốn kiểm soát họ nhiều hơn.

Xem xét những ảnh hưởng tiềm năng và xác định các kiểm soát thích hợp sẽ giúp tổ chức quản lý nhà cung cấp tốt hơn. Một số tiêu chí tổ chức có thể xem xét, bao gồm: Hoạt động môi trường, quyền sở hữu thiểu số, đa dạng lực lượng lao động, thực hành an toàn, tiêu chuẩn đạo đức, điều kiện làm việc chung, sử dụng lao động trẻ em, quấy rối và lạm dụng nhân viên.

Các tiêu chí này đề cập đến một phạm trù mà tôi sẽ gọi là quan hệ công chúng và các giá trị của tổ chức. Nó là một hạng mục khó cho hầu hết các tổ chức để đánh giá. Tổ chức phải cố gắng để trả lời hai câu hỏi bên dưới:

– Các hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp bên ngoài khiến tổ chức có quan hệ công chúng tiêu cực, có thể dẫn đến rủi ro hoặc trách nhiệm pháp lý như báo cáo truyền thông tiêu cực, vụ kiện dân sự hoặc truy tố hình sự không?

– Các hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp bên ngoài có đi ngược với giá trị của tổ chức không?

Xem xét hiệu lực của các biện pháp kiểm soát đối với các nhà cung cấp.

Bạn không thể tự mình kiểm soát tất cả các quá trình của nhà cung cấp bên ngoài. Các nhà cung cấp bên ngoài phải có kiểm soát nội bộ. Các kiểm soát càng mạnh mẽ và chủ động thì càng cho thấy độ tin cậy trong quá trình tạo sản phẩm.

Yêu cầu này yêu cầu bạn phải đánh giá cách mà nhà cung cấp kiểm soát chính mình như thế nào.  Kiểm soát nội bội là mạnh hay yếu? Câu trả lời cho câu hỏi này cũng sẽ ảnh hưởng đến mức độ kiểm soát mà bạn sẽ áp dụng cho những nhà cung cấp. Nếu hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp là mạnh và đủ tin cậy trong quá trình tạo sản phẩm thì bạn có thể chọn hình thức kiểm soát đơn giản hơn và ngược lại.

Xác định các hoạt động kiểm tra xác nhận

Một trong những cách thông thường nhất để quản lý các nhà cung cấp bên ngoài là thông qua việc kiểm tra xác nhận đầu ra của họ. Khi sản phẩm của họ xuất hiện tại công ty của bạn, hãy kiểm tra chúng. Khi họ thực hiện một dịch vụ thay mặt bạn, hãy kiểm tra hiệu quả của dịch vụ đó.

Các sản phẩm khác nhau sẽ có những mức độ kiểm tra các nhận khác nhau. Ví dụ, vật tư văn phòng có thể được kiểm tra xác nhận thông qua việc kiểm tra số lượng, nhận dạng, thiệt hại và thời gian giao hàng. Nhiều sản phẩm quan trọng khác, chẳng hạn như nguyên vật liệu trực tiếp đi vào sản phẩm cuối cùng, có thể trải qua các thử nghiệm trong phòng thí nghiệm, kiểm tra trực quan chi tiết và kiểm tra dữ liệu thống kê. Các dịch vụ cũng được kiểm tra xác nhận tương tự để đảm bảo rằng nó đáp ứng các yêu cầu.

Tất cả hồ sơ kiểm tra xác nhận phải được lưu trữ như hồ sơ chất lượng. Những hồ sơ này có thể khá đơn giản, trong trường hợp kiểm tra đơn giản như kiểm tra số lượng, nhận dạng và tình trạng, hồ sơ có thể là chữ ký của thanh tra viên và ngày tháng trên phiếu đóng gói hoặc phiếu nhận hàng. Trong trường hợp thử nghiệm trong phòng thí nghiệm, dữ liệu thử nghiệm thu được sẽ đóng vai trò là hồ sơ kiểm tra xác nhận.

ThuHuong

,

Leave a Reply