Yêu cầu này không mới. Tuy nhiên, nó lại tập trung nhiều vào việc hoạch định, lên kế hoạch trước. Đối tượng của nó chính là các quá trình trong tổ chức, nhằm đảm bảo đạt đầu ra dự kiến; sản phẩm xuất xưởng đạt yêu cầu của khách hàng. Và vì là hoạch định, nên ở mục này chúng ta chỉ dừng lại ở mức vẽ ra những gì mà chúng ta định làm thôi.
“ Quá trình là tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau, sử dụng đầu vào để cho ra kết quả dự kiến”
Để dễ hiểu, các bạn hãy tưởng tượng mình là một nhà sản xuất bánh mì. Trong một lò bánh mì thì có rất nhiều quá trình. Như là quá trình nhào bột, quá trình nướng bánh, quá trình kiểm ngoại quan… Bạn nhận được một đơn hàng 500 ổ bánh mì/ ngày với yêu cầu là bánh mì nặng 300gram, đặc ruột, màu sắc chín vàng không cháy xém hoặc tạp chất… với dung sai tham khảo. Thì đây là những yêu cầu của sản phẩm mà các bạn cần phải xác định. Rồi từ yêu cầu sản phẩm này bạn chuyển nó vào thành các yêu cầu của quá trình để đảm bảo là sản phẩm đạt yêu cầu. Hay nói cách khác là quá trình đạt đầu ra dự kiến. Ví dụ, để ra ổ bánh mỳ 300gram, thì lúc nhào bột bạn phải có dụng cụ đo lường như cân. Để bánh mì chín vàng, thì bạn phải xác định các thông số cho quá trình nướng như là nhiệt độ bao nhiêu, nướng bao lâu…
“ Nói ngắn gọn là xác định yêu cầu của sản phẩm hoặc dịch vụ rồi từ đó chuyển xuống quá trình bằng cách xác lập các thông số, cách kiểm soát để đảm bảo quá trình đạt đầu ra dự kiến, sản phẩm đạt yêu cầu”
Nếu các bạn đã làm thật tốt ở mục 4.4 “Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống” thì bạn đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu của 8.1 rồi. Thật ra hai yêu cầu này là tương tự nhau. Chỉ khác nhau ở chỗ 4.4 tập trung vào quá trình của QMS, còn 8.1 tập trung vào quá trình sản xuất sản phẩm.
Cụ thể mình xin đi chi tiết yêu cầu như sau:
Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
Đây là yêu cầu cực kì cơ bản và dễ hiểu, giúp ích rất nhiều cho tổ chức sau này. Đặc biệt là các công ty gia công. Đa số các yêu cầu sẽ bao gồm tất tần tật những gì liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ mà công ty của bạn cung cấp. Ví dụ như thời gian giao hàng, thời gian đặt hàng, kích cỡ, số lượng, màu sắc, chức năng…hoặc bất cứ thứ gì mà khách hàng yêu cầu. Và nó cũng được nhắc đến chủ yếu ở hai phần sau:
8.2.2 Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
Đây là những yêu cầu thường đến từ bên ngoài tổ chức. Nó xuất phát từ khách hàng, ngay từ giai đoạn đầu tiên khi họ yêu cầu hay đặt hàng bạn làm gì cho họ.
8.3 Thiết kế và phát triển sản phẩm, dịch vụ
Những yêu cầu này được thiết lập cho chính quá trình bên trong tổ chức của bạn, khi bạn tạo ra sản phẩm và dịch vụ. Nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Thiết lập các tiêu chí cho các quá trình
Quá trình không bao giờ đứng đơn độc mà là môt chuỗi, có tính tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau. Đầu ra của quá trình này là đầu vào của quá trình khác. Các bạn đã xác định ở mục 4.4. Phần này đầu ra cần đạt được là xác định các tiêu chí cho quá trình nhằm giúp nó đạt được đầu ra dự kiến. Các tiêu chí có thể là: Đầu ra, tốc độ, áp lực, nhiệt độ, thời gian hoặc bất cứ thông số nào mà tổ chức xác định nó quan trọng và ảnh hưởng đến đầu ra dự kiến.
Tiêu chí cho việc chấp nhận sản phẩm và dịch vụ
Tất cả sản phẩm hay dịch vụ phải được kiểm tra tại một số công đoạn để đảm báo nó đạt yêu cầu. Cho nên phần này tập trung vào việc làm thể nào đễ chấp nhận hay hủy bỏ một sản phẩm, lô sản phẩm. Nói đơn giản là phẩn biệt hàng hư hay hàng tốt. Tổ chức yêu cầu phải lập ra tiêu chí để đánh giá. Thường tập trung ở các khu vực sau:
- Tiêu chí cho việc kiểm đầu vào
- Tiêu chí cho việc kiểm hàng bán thành phẩm.
- Tiêu chí cho việc kiểm hàng thành phẩm.
Tổ chức phải tự xác định những tiêu chí trên, căn cứ vào đầu yêu cầu của sản phẩm. Chúng ta sẽ làm rõ vấn đề này ở mục 8.6 Thông qua sản phẩm
Xác định nguồn lực cần thiết
Tất cả những yêu cầu được nêu ra phía trên sẽ là vô nghĩa nếu các bạn chỉ vạch ra mà không có nguồn lực để thực hiện nó. Đó là lý do tại sao ở phần 7.1.1 yêu cầu cần phải có nguồn lực. Phần này vạch ra chi tiết hơn.
Kiểm soát quá trình theo các tiêu chí đề ra
Bạn đã có tiêu chí cho quá trình, bạn cũng có luôn nguồn lực để thực hiện việc ấy. Thì lúc này cần xác định cách thức để kiểm soát quá trình dựa trên những tiêu chí đã đề ra để đảm bảo quá trình “vẫn” đang tạo ra kết quả dự kiến. Nó có thể là kiểm tra ngẫu nhiên, kiểm tra theo ca, kiểm tra trước khi chạy máy…
Lưu trữ hồ sơ cho những gì bạn làm
Tiêu chuẩn yêu cầu bạn phải xác định, duy trì (tài liệu) và lưu trữ (hồ sơ) để đảm bảo là quá trình vận hành theo các tiêu chí đã đề ra, đầu ra đáp ứng yêu cầu. Hay ngắn gọn là “đạt được kết quả dự kiến”.
Sau đây là một số ví dụ về:
Lưu trữ (hồ sơ):
- Số liệu về đo kiểm sản phẩm
- Báo cáo kiểm hàng đầu ra
- Kết quả kiểm ngoại quan
- Báo cáo kiểm đầu vào
- Kết qua đo lường trong phòng lab
- Dữ liệu của kiểm tra quá trình
- Thẩm định quá trình.
Duy trì (tài liệu)
- Tiêu chuẩn sản phẩm
- Tiêu chuẩn quá trình
- Lưu đồ quá trình
- Quy trình sản xuất
- Hướng dẫn công việc
- Các biểu mẫu trống( để điền kết quả)
Đầu ra của việc hoạch định này
Nếu auditor hỏi bạn đưa ra bằng chứng cho việc hoạch định này. Thật ra toàn hệ thống quản lý chất lượng đã là bằng chứng cho mục này. Bạn không cần phải viết thêm một quy trình, hướng dẫn công việc riêng cho mục này. Các phần sau là minh chứng cho mục này. Hoạch định là cách bạn biết những gì bạn cần phải làm, thế thôi.
Kiểm soát thay đổi và hệ quả của những thay đổi
Bạn đã làm từ mục 6.3 và những thay đổi ngoài dự kiến ở mục 8.5.6. Phần này chỉ là nhắc nhẹ, để đảm bảo rằng bạn không quên mất hai mục nêu trên.
Kiểm soát các quá trình thuê ngoài
Việc sử dụng sản phẩm, dịch vụ bên ngoài trực tiếp ảnh hưởng đến đầu ra dự kiến của quá trình, ảnh hưởng đến việc đáp ứng yêu cầu của sản phẩm và dịch vụ. Do đó kiểm soát việc thuê ngoài rất cần thiết. Nó sẽ được nhắc rất kĩ trong phần 8.4
Như vậy là ta đã đi khá chi tiết về mục đầu tiên của phần 8.1, phần thực hiện. Mời các bạn theo dõi các bài khác tại đây.
Hoặc tham gia nhóm thảo luận trên Fanpage tại đây.
Tuan Huynh
