Điều khoản này của ISO 9001:2015 nghe có vẻ phức tạp, tuy nhiên nó rất đơn giản đó là nói cho các nhà cung cấp bên ngoài biết chính xác những gì mà bạn muốn từ họ. Điều này giúp đảm bảo các nhà cung cấp hiểu chính xác về những gì bạn yêu cầu để có thể thực hiện đúng theo đó.
Thông tin mua hàng là gì?
Thông tin mua hàng là thông tin để xác định sản phẩm và dịnh vụ được mua và là cái để đưa ra quyết định mua hàng. Không phải tất cả thông tin đều phải được truyền tải tới nhà cung cấp. Mà chỉ cần một số thông tin quan trọng và cần thiết để nhà cung cấp xác định đúng các sản phẩm và dịch vụ được yêu cầu.
Nhà cung cấp cần phải biết được những gì mà tổ chức yêu cầu trước khi làm hài lòng những yêu cầu đó. Mặc dù không có tiêu chuẩn cụ thể về những thông tin cần được ghi nhận lại, nhưng những yêu cầu mua hàng nên được lập thành hồ sơ. Điều này sau đó có thể được sử dụng để xác nhận hóa đơn và hàng hóa mà bạn nhận đươc là đúng yêu cầu. Việc thiếu những hồ sơ này có thể cản trở bạn trả lại những hàng hóa không mong muốn hoặc không đặt yêu cầu.
Đảm bảo sự đầy đủ trước khi truyền đạt
Tuyên bố này rất rõ ràng đó là đảm bảo sự đầy đủ của các yêu cầu mua hàng trước khi truyền đạt thông tin đến các nhà cung cấp bên ngoài. Đây là một yêu cầu thông thường, vì những người thông minh hiếm khi thông tin một cái gì đó mà không kiểm tra thông điệp có đầy đủ, chính xác và rõ ràng hay không?
Sự đầy đủ của các thông tin mua hàng được đánh giá bởi mức độ mà nó phản ánh chính xác các yêu cầu về các sản phẩm và dịch vụ có liên quan. Tổ chức phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin liên quan đến sản phẩm được mua trước khi gửi nó đi, thông tin này có thể bao gồm thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, giá cả, điều khoản thanh toán, thông số kỹ thuật và bất kỳ yêu cầu cần thiết khác.
Cách duy nhất để chứng minh rằng bạn đã thực hiện một cái một cái gì đó là duy trì hồ sơ thực hiện nó. Với một đơn đặt hàng, một chữ ký thường là bằng chứng đầy đủ về việc đảm bảo đủ các yêu cầu mua hàng. Nhưng trong một số trường hợp nếu bạn sử dụng email để thông tin cho nhà cung cấp bên ngoài về các yêu cầu, thì bạn cần lưu trữ email này và những quy định cho phép thông qua đơn hàng mà không cần phê duyệt.
Tuy nhiên, yêu cầu về thông tin mua hàng sẽ khó đáp ứng nếu không có hồ sơ về những gì bạn đã yêu cầu. Từ quan điểm kinh doanh nghiêm ngặt, bạn chắc chắn sẽ muốn có hồ sơ về những gì bạn đã yêu cầu. Nó sẽ là bằng chứng về việc nhà cung cấp chấp nhận những yêu cầu của bạn và sẽ cung cấp đúng theo yêu cầu đó.
Những thông tin cần trao đổi
Tổ chức phải trao đổi thông tin về các yêu cầu của tổ chức đối với nhà cung cấp bên ngoài về:
– Các quá trình, sản phẩm và dịch vụ sẽ được cung cấp. Nhà cung cấp có thể sản xuất một sản phẩm với nhiều phiên bản khác nhau và có thể biểu thị sự khác biệt ở kí hiệu phía sau của mã nguyên vật liệu. Do đó, thông tin về các sản phẩm và dịch vụ phải đầy đủ và chính xác để tránh việc nhà cung cấp nhầm lẫn với những sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự khác. Thông tin có thể bao gồm mã nguyên vật liệu, bản vẽ, tiêu chuẩn kĩ thuật, phiên bản, …
– Phê duyệt. Tổ chức phải thông báo cho nhà cung cấp về quá trình phê duyệt các sản phẩm và dịch vụ, phương pháp, quy trình và thiết bị được sử dụng để tạo sản phẩm cũng như trong việc chuyển giao các sản phẩm hoặc dịch vụ cho tổ chức.
– Năng lực bao gồm bất kỳ yêu cầu về trình độ của nhận lực. Năng lực con người là một phần quan trọng để tạo nên chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Vì vậy việc phê duyệt về trình độ con người trong việc tạo sản phẩm là là cần thiết. Tổ chức sẽ thông báo với nhà cung cấp những quá trình nào mà người tham gia phải được đánh giá về năng lực. Tuy nhiên không phải nhà cung cấp nào bạn cũng yêu cầu về năng lực, chỉ những nhà cung cấp quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng.
– Các hoạt động tương tác giữa nhà cung cấp với tổ chức. Tổ chức phải thiết lập một kênh tương tác giữa tổ chức và nhà cung cấp để trao đổi về các sản phẩm hoặc dịch vụ. Thông tin có thể bao gồm tình hình chất lượng, dự báo mua hàng hoặc các thay đổi trong trong chính sách, …
– Việc kiểm soát và theo dõi kết quả hoạt động. Tổ chức phải thông báo cách thức và phương pháp để kiểm soát và theo dõi kết quả hoạt động sẽ được tổ chức áp dụng đối với nhà cung cấp.
– Kiểm tra xác thực hoặc thẩm tra mà tổ chức hoặc khách hàng của tổ chức dự định sẽ thực hiện tại các cơ sở của cung cấp. Khi tiến hành các cuộc kiểm tra tại cơ sở nhà cung cấp thì tổ chức phải thông báo trước cho họ. Thông tin có thể bao gồm thời gian, mục đích, người tham gia, các hoạt động sẽ diễn ra, …
ThuHuong
