[ISO 9001:2015] 8.4.1. Tái đánh giá nhà cung cấp

Một trong những yêu cầu không thể thiếu trong việc quản lý các nhà cung cấp bên ngoài là tái đánh giá. Tái đánh giá nhà cung cấp để đảm bảo rằng nhà cung cấp luôn duy trì hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập, cũng như là bằng chứng đáng tin cậy cho thấy nhà cung cấp luôn đủ năng lực và thực hiện đúng như yêu cầu.

Thêm vào đó việc đánh giá lại còn giúp tổ chức thấy trước được những sự kiện nào có thể trở thành sự không phù hợp hoặc có khả năng gây ra vấn đề chất lượng. Từ đó giúp nhà cung cấp cải thiện và ngăn chặn vấn đề phát sinh.

Tái đánh giá nhà cung cấp khi nào?

Tái đánh giá là việc xem xét lại một nhà cung cấp mà bạn đang sử dụng. Thông thường việc đánh giá lại được thực hiện định kì và tần suất đánh giá phải được xác định. Tần suất tái đánh giá tùy thuộc vào rủi ro và ảnh hưởng của sản phẩm đã mua lên thành phẩm. Ví dụ như nhà cung cấp cung cấp hạt nhựa, đó là một trong những nguyên liệu thô chính cho tổ chức của bạn và nó ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm của bạn. Do đó, nhà cung cấp này phải được kiểm soát nguyên ngặt hơn và tần xuất tái đánh giá cũng thường xuyên hơn.

Tuy nhiên, việc đánh giá lại cũng được thực hiện khi nhà cung cấp làm một cái gì đó không tốt. Một số trường hợp dưới đây có thể thúc đẩy việc tái đánh giá như:

  • Lặp lại các vấn đề.
  • Coi thường hay không thực hiện những yêu cầu.
  • Hành vi thiếu chuyên nghiệp.
  • Gian lận trong việc thanh toán
  • Không tuân thủ các yêu cầu chế định và luật định.
  • Truy tố hình sự.
  • Báo cáo tin tức tiêu cực.

Những tiêu chí cần xem xét 

Việc phân loại nhà cung cấp giúp bạn xác định được những nhà cung cấp nào là quan trọng và những tiêu chí cần phải xem xét. Điều này giúp kiểm soát và quản lý nhà cung cấp tốt hơn cũng như giúp cho việc tái tái đánh giá dễ dàng và hiệu quả hơn. Ví dụ như:

  • Nhà cung cấp bậc 1: Những nhà cung cấp quan trọng, sẽ được tái đánh giá hàng năm dựa trên các tiêu chí như hành động khắc phục của nhà cung cấp, tỉ lệ trả hàng, giao hàng đúng thời gian, khiếu nại của khách hàng liên quan đến nhà cung cấp.
  • Nhà cung cấp bậc 2: Sẽ được tái giá lại 2 năm một lần dựa trên hành động khắc phục của nhà cung cấp và giao hàng đúng giờ.
  • Nhà cung cấp cấp độ 3: Những nhà cung cấp cung cấp những sản phẩm hoặc dịch vụ không quan trọng, sẽ được tái đánh giá lại 3 năm một lần dựa trên giao hàng đúng thời gian và giá cả.

Nhưng dù bạn có phân loại nhà cung cấp hay không thì bạn cũng phải xác định các tiêu chí để đánh giá lại. Nếu bạn không có nhiều nhà cung cấp thì bạn cũng có thể đánh giá giống nhau có tất cả các nhà cung cấp.

Quan trọng là bạn phải chú ý đến việc thực hiện các hoạt động này vì cách bạn thiết lập các đánh giá và tái đành giá các nhà cung cấp sẽ có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của bạn. Một nhà cung cấp tồi sẽ cung cấp những sản phẩm và dịch vụ không tốt và cuối cùng sẽ gây ra vấn đề cho chính tổ chức và khách hàng của bạn.

Phương pháp hiệu quả cho việc tái đánh giá

Bạn đánh giá lại một nhà cung cấp bên ngoài, nếu bạn muốn tiếp tục mối quan hệ kinh doanh với họ. Đó là một quyết định rất quan trọng. Vậy những cách nào là hữu dụng cho việc đánh giá lại các nhà cung cấp bên ngoài?

– “Supplier Audit: Đầu tiên để tái đánh giá nhà cung cấp cần đánh giá hoạt động của họ. Tuy có những khó khăn trong quá trình “supplier audit” nhưng nó là một cách hiệu quả trong việc quyết định có tiếp tục kinh doanh với họ nữa không. Khi các vấn đề được xác định thông qua quá trình audit, tổ chức sẽ yêu cầu nhà cung cấp thực hiện những hành động khắc phục và các phản hồi phải được theo dõi cẩn thận. Nếu thất bại trong việc thực hiện và phản hồi sẽ khiến họ có khuy cơ bị mất hợp đồng.

– Mua thử: Một cách khác để đánh giá lại các nhà cung cấp bên ngoài là đưa họ vào chế độ mua thử trong hệ thống mua hàng của bạn. Trong thời gian này, dễ khiến cho nhà cung cấp sao nhãng trong việc kinh doanh cũng như không còn kĩ lưỡng trong các hoạt động như trước nữa. Nếu kết quả hoạt động của họ được cải thiện trong thời gian mua thử, họ sẽ được chuyển khỏi danh sách thử nghiệm và được phục hồi như một nhà cung cấp bình thường. Nếu kết quả hoạt động của họ không cải thiện trong thời gian mua thử, họ sẽ không còn được sử dụng nữa.

Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện một đánh giá quá rườm rà thì rất có thể sau một thời gian việc đánh giá sẽ bị loại bỏ và không được theo dõi nữa. Do đó bạn phải thực sự suy nghĩ các phương pháp của mình để chúng không chỉ đơn giản mà còn tăng thêm giá trị cho tổ chức và có thể dễ dàng theo dõi trong nhiều năm tới.

 

ThuHuong

,

Leave a Reply