[ISO 9001:2015] 8.4.1. Lưu trữ thông tin dạng văn bản

Đây là một yêu cầu về hồ sơ. Đây không chỉ là danh sách những nhà cung cấp mà còn là bằng chứng khách quan để minh chứng việc đưa ra quyết định sử dụng những nhà cung cấp này. ISO 9001:2015 yêu cầu các hồ sơ sau:

Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Hồ sơ đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp sẽ bao gồm các tiêu chí đánh giá, phương pháp sử dụng, kết quả thu được và kết quả. Chúng cũng có thể bao gồm thông tin liên quan đến nhà cung cấp như lịch sử nhà cung cấp, tài liệu quảng cáo, catalog, thông tin tài chính và phê duyệt, … Chúng cũng bao gồm danh sách những nhà cung cấp được phê duyệt.

Giám sát kết quả hoạt động của nhà cung cấp

Bạn cần phải kiểm soát kết quả hoạt động của tất cả các nhà cung cấp và phân loại theo hướng dẫn đã quy định. Kết quả hoạt động của nhà cung cấp sẽ được thể hiện rõ ràng từ các báo cáo đánh giá, báo cáo giám sát và biên bản thanh tra được thực hiện bởi bạn hoặc bên thứ ba. Bạn cần phải lưu trữ những tài liệu này, để làm bằng chứng chứng minh rằng hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp kiểm soát được chất lượng của các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp.

Bạn có thể xác định hiệu quả của những kiểm soát này bằng cách xem xét định kì kết quả hoạt động của nhà cung cấp hay một số công ty gọi là xếp hạng nhà cung cấp. Bằng việc thu thập dữ liệu từ kết quả hoạt động của nhà cung cấp trong một khoảng thời gian, bạn có thể đo lường được hiệu quả và đánh giá họ theo thang điểm phù hợp. Trong trường hợp này bạn nên đo lường ít nhất ba đặc tính là chất lượng, giao hàng và dịch vụ. Chất lượng sẽ được đo bằng tỉ lệ sản phẩm bị lỗi trên sản phẩm phù hợp. Giao hàng sẽ được đo lường bằng số ngày sớm hoặc trễ và dịch vụ sẽ được đo lường bằng sự đáp ứng lại các yêu cầu hành động của bạn. Đầu ra của những xem xét này phải được cập nhật vào biểu mẫu danh sách những nhà cung cấp đã đánh giá.

Tái đánh giá nhà cung cấp

Hồ sơ tái đánh giá sẽ bao gồm tất cả các thông tin tương tự như đánh giá ban đầu, ngoài ra cón chứa các hành động và khuyến nghị cần thực hiện tiếp theo, phản hồi của nhà cung cấp và bằng chứng cho thấy vấn đề đã được giải quyết.

Một số hướng dẫn hiệu quả cho hồ sơ của bạn

Kết hợp chúng vào giấy tờ hiện có. Nếu bạn đang sử dụng đơn đặt hàng, hãy kết hợp đánh giá nhà cung cấp vào công cụ này. Tôi đã thấy những nhãn dán, tem dán và các hồ sơ đơn giản khác được sử dụng trực tiếp trên đơn đặt hàng để cho biết nhà cung cấp đã được đánh giá và cách thức thực hiện. Phiếu đóng gói, nhật ký nhận hàng và đơn đặt hàng cũng có thể được sử dụng để nắm bắt sự đánh giá.

Sử dụng hồ sơ kỹ thuật số tự động bất cứ khi nào có thể. Nếu bạn có một hệ thống trên máy tính để nhận các sản phẩm được mua, hãy sử dụng hệ thống này để ghi nhận lại sự đánh giá nhà cung cấp. Trên hệ thống này bạn có thể cập nhật về những nhà cung cấp nào đã được đánh giá, đã được phê duyệt, phương pháp thực hiện, ngày tái đánh giá tiếp theo, …

– Ngay cả khi bạn không có một hệ thống tự động, một file excel cũng có thể ghi lại các chi tiết cần thiết.

Tóm lại, tổ chức phải xác định và áp dụng các chuẩn mực để đánh giá, lựa chọn, giám sát kết quả hoạt động và đánh giá lại các nhà cung cấp bên ngoài, dựa trên khả năng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phù hợp với các yêu cầu. Tổ chức phải lưu giữ lại thông tin được lập thành văn bản của các hoạt động này và mọi hành động cần thiết khác. Hồ sơ cho những hoạt động này có thể rất khác nhau, nhưng quan trong nhất là làm cho các hồ sơ càng rõ ràng, càng minh bạch càng tốt.

 

ThuHuong

,

Leave a Reply