[ISO 9001:2015] 5.2.1 Thiết lập chính sách chất lượng

Điều đầu tiên ISO 9001:2015 nhấn mạnh là chính sách chất lượng phải đến từ ban lãnh đạo, mà phải là lãnh đạo cao nhất của công ty. Nó có thể được các quản lý cấp trung hay các chuyên gia phụ trách chất lượng trong tổ chức soạn thảo, nhưng cuối cùng nó phải thể hiện rõ định hướng chiến lược của tổ chức từ phía ban lãnh đạo (BLĐ). BLĐ phải nắm rõ chi tiết và có thể truyền thông, diễn giải nó cho bất cứ thành viên nào trong tổ chức, cũng như có thể chứng minh là nó hoạt động tốt đúng định hướng. Quy trình cũng yêu cầu chính sách chất lượng phải được xem xét, tuy không quy định rõ về tần suất xem xét, nhưng ít nhất là một năm một lần kết hợp với xem xét lãnh đạo.

a, Phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức và hỗ trợ định hướng chiến lược của tổ chức;

Điều này có nghĩa là chính sách chất lượng phải gắn liền với những mục đích và hoạt động cốt lõi của tổ chức. Thật ra nó có thể mô tả một cách ngắn gọn những gì mà tổ chức làm. Nhưng cũng phải nhớ rằng nó nên dưới 100 từ thôi, nên phải thật là ngắn gọn. Tuy nhiên, nếu tổ chức của chúng ta có những yếu tố đặc biệt mà cần nhấn mạnh thì cũng nên nêu rõ, ví dụ tính bảo mật trong các dịch vụ tư vấn, hoặc tính an toàn trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe… Tuy nhiên, cũng phải lưu ý rằng định hướng chiến lược của tổ chức có thể thay đổi, và nhiều khi nó thay đổi trong vòng một năm. Do đó ngoài việc viết thật chi tiết về các định hướng thì làm sao cho nó linh động khi cần thay đổi cũng là điều cần cân nhắc, và khi đã thay đổi định hướng thì cũng nên cập nhật lại cho phù hợp với sự thay đổi của tổ chức.

b, đưa ra khuôn khổ cho việc thiết lập các mục tiêu chất lượng;

Chính sách chất lượng phải đưa ra định hướng, đường lối cho việc thiết lập mục tiêu chất lượng. Điều này có thể được thỏa mãn bằng những câu khẩu hiệu đơn thuần như “chúng tôi cam kết sẽ thiết lập và xem xét mục tiêu chất lượng như một phần trong văn hóa nỗ lực cải tiến không ngừng nghỉ”, hoặc cũng có thể đưa ra những mục tiêu có thể đo lường được. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý là không nên mô tả quá chi tiết mục tiêu chất lượng trong chính sách chất lượng. Vì lẽ, mục tiêu chất lượng thì thường xuyên thay đổi, tùy theo kết quả và tình hình của tổ chức. Còn chính sách chất lượng thì ít thay đổi hơn. Do đó việc mô tả quá chi tiết sẽ làm tốn thời gian và công sức mỗi khi chúng ta thay đổi mục tiêu. Nên làm sao cho chính sách chất lượng định hướng được mục tiêu chất lượng thôi, không cần phải mang một mục tiêu cụ thể vào trong chính sách chất lượng.

c, bao gồm việc cam kết thỏa mãn các yêu cầu được áp dụng;

Cụm từ các yêu cầu được áp dụng cũng khá là mơ hồ, điều này đa số mọi người hiểu rằng là những yêu cầu tồn tại trong ISO 9001:2015, nhưng thật ra là chưa đủ, đặc biệt là những ngành như chăm sóc sức khỏe, hay thiết bị y tế. Ngoài yêu cầu về tiêu chuẩn còn phải thỏa mãn những yêu cầu về chế định, luật định và yêu cầu của ngành, của khách hàng. Tuy nhiên, cũng không cần phải liệt kê ra một danh sách dài những yêu cầu phải tuân theo. Cho nên nếu tổ chức của bạn không có những yêu cầu đặc biệt nói trên thì bạn chỉ cần nhấn mạnh về những yêu cầu khác thể hiện trong hệ thống quản trị chất lượng thôi, cam kết và có bằng chứng rằng tổ chức tuân theo là được.

d, bao gồm việc cam kết cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.

Câu này thể hiện quá rõ ràng và chính xác, không chứa một hàm ý nào cả. Tổ chức phải cam kết liên tục cải tiến. Tổ chức có thể dễ dàng đáp ứng yêu cầu này bằng cách nhấn mạnh các hoạt động cải tiến bằng những từ ngữ cụ thể trong chính sách chất lượng, như “Tổ chức cam kết liên tục cải tiến, nó như là một phần của văn hóa tổ chức”, “cam kết cải tiến để luôn thỏa mãn khách hàng”…

Tuanca