Các bạn có thể sẽ cảm thấy rất lạ lẫm đối với những gì tôi viết dưới đây, các bạn sẽ tự hỏi, ủa kì vậy? công ty mình lấy chứng nhận ISO đã lâu lắm rồi mà sao không thấy làm như vầy ta? chính sách chất lượng nó đóng mốc đóng meo ở trong hộc tủ, nó chỉ được lôi ra mỗi 3 năm tái chứng nhận. Khách hàng nhiều khi họ cũng chẳng quan tâm đến nữa là, vậy có thừa thải không? Ngay cả nhân viên phòng chất lượng còn không hiểu về chính sách chất lượng, chứ nói chi đến công nhân… Vậy có cần phải truyền đạt chính sách chất lượng không? Các bạn tự đọc và tự nhận xét cho riêng mình nhé.
Chính sách chất lượng sẽ không có ý nghĩa gì nếu nó không được duy trì và truyền thông xuống mọi thành viên trong tổ chức, kể cả các bên liên quan đến hệ thống quản trị chất lượng của tổ chức. Chính sách chất lượng rất ngắn gọn, nhưng không có nghĩa là mọi người sẽ dễ dàng ghi nhớ và áp dụng nó vào các hoạt động cơ bản hàng ngày. Đặc biệt là các thành viên như công nhân, thợ máy… là những người trực tiếp tạo ra chất lượng của sản phẩm. Cho nên việc truyền đạt chính sách chất lượng trong toàn tổ chức phải được coi trọng và tuân thủ theo những điều sau đây:
a, sẵn có và phải được duy trì dưới dạng thông tin bằng văn bản;
Có nghĩa là nó phải có sẵn dưới dạng một tài liệu bằng văn bản, nó cũng phải tuân theo yêu cầu về kiểm soát tài liệu như là tên tài liệu, số tài liệu, ngày sửa đổi cuối cùng. Phải được duyệt bởi lãnh đạo. Một số tổ chức còn đi xa đến mức là đưa cả số tài liệu vào bên trong chính sách chất lượng, điều này cũng không cần thiết lắm vì nó không bắt buộc. Nhưng nếu bạn thích thì cũng không sao. Quan trọng nhất vẫn là nó có sẵn và bất kì mọi thành viên trong tổ chức phải biết nó ở đâu và có thể truy cập vào bất cứ lúc nào được yêu cầu.
b, được truyền đạt, thấu hiểu và được áp dụng trong tổ chức;
ISO 9001 luôn yêu cầu chính sách chất lượng phải luôn sẵn có và được nhân viên hiểu rõ. Tuy nhiên đến ISO 9001:2015 thì yêu cầu thêm là phải ứng dụng và áp dụng nữa. Vậy rốt cuộc chúng ta phải làm thế nào? Nó không có phức tạp như nhổ răng hay ăn ớt. Nó dễ như ăn kẹo. Đầu tiên, chúng ta phải truyền thông chính sách chất lượng xuống cho toàn bộ thành viên của tổ chức, giải thích cho họ hiểu từng câu từng chữ trong chính sách chất lượng, cho họ biết ý nghĩa của nó, cũng như làm sao áp dụng nó vào công việc hàng ngày của mình. Hầu hết chính sách chất lượng có thể viết ngắn gọn trên một tờ giấy A5 nhỏ xíu, có thể dán bất cứ nơi đâu như bảng họp buổi sáng của từng phòng ban hay nhóm nhỏ, nên trước khi họp trưởng nhóm cũng có thể tranh thủ phổ biến luôn. Từ “hiểu” ở đây có nghĩa là nhân viên phải tiếp nhận và tiếp thu được thông điệp từ chính sách chất lượng. Có nghĩa là khi đánh giá viên (auditor) có hỏi thì nhân viên phải biết được một vài từ trong chính sách này, hiểu được nó và áp dụng nó vào công việc hàng ngày ra sao. Lưu ý rằng nhân viên không nhất thiết phải thuộc toàn bộ chính sách chất lượng (quality policy) để hiểu nó, nhưng thuộc thì tốt thôi, tất cả các nhân viên của mình đều yêu cầu phải thuộc và hiểu rõ. Áp dụng có nghĩa là chúng ta hiểu và sử dụng nó như một kim chỉ nam trong các hoạt động hành động hàng ngày, mỗi khi ra một quyết định, mỗi khi tiến hành một hành động phải nhớ để hướng mình vào. Ví dụ chính sách chất lượng là nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng, tự dưng chúng ta phải cẩn thận mỗi khi quyết định liên quan đến chất lượng sản phẩm mà có thể khiến khách hàng không hài lòng.
c, sẵn có cho các bên liên quan khi thích hợp.
Đây là một yêu cầu mới liên quan đến chính sách chất lượng, nó có nghĩa là không những chính sách chất lượng được phổ biến trong tổ chức mà “nên” phổ biến cho các bên liên quan nữa. Các bên liên quan có thể là khách hàng, là nhà cung cấp hay bất cứ bên nào ảnh hưởng đến hệ thống chất lượng mà từ đó ảnh hưởng đến chính sách chất lượng như chúng ta đã phân tích ở phần 4. Ví dụ: chính sách chất lượng của bạn nói rõ phải thỏa mãn khách hàng, nhưng một trong những bên liên quan là nhà cung cấp dịch vụ bảo vệ, nếu họ không hiểu rõ, họ không tôn trọng khách hàng của bạn, làm khách hàng của bạn không thỏa mãn, thì điều đó cũng ảnh hưởng đến chính sách và mục tiêu chất lượng của tổ chức bạn. Nên việc truyền thông, chia sẽ nó cho các bên liên quan bên ngoài cũng không kém phần quan trọng như bạn chia sẽ, truyền thông nó với bên trong tổ chức. Cho nên bạn có thể dễ dàng thỏa mãn yêu cầu này bằng cách để nó lên trang web mà bất cứ ai truy cập cũng phải xem, để nó ở sảnh chờ mà khách hàng hay các bên liên quan khác tới đều có thể thấy được. Đơn giản vậy thôi là đủ để cho các bên liên quan biết định hướng của chúng ta rồi, không nhất thiết phải phô trương.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, không có gì là mãi mãi kể cả chính sách chất lượng, nên việc thiết lập và xem xét thì được nhắc tới nhắc lui rồi. Tuy nhiên sau khi xem xét sửa đổi chính sách chất lượng thì việc truyền thông lại cho toàn tổ chức cũng như các bên liên quan là rất cần thiết và không kém phần quan trọng.
Tôi sẽ viết một bài tập trung về ví dụ thôi để kết thúc phần này. Chúc các bạn tìm thấy những điều vui và thú vị trong chủ đề ISO 9001:2015 này.
Tuanca
