Benchmarking là gì?
Benchmarking là một quá trình mà trong đó các tổ chức đánh giá hiệu suất của họ so với đối thủ cạnh tranh. Hoặc so với các “best practices” trong nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức. Phương pháp này được thực hiện tiên phong bởi Xerox vào cuối những năm 1970. Hiện nay, Bechmarking còn được công nhận là một đầu vào quan trọng trong việc hoạch định chiến lược chất lượng. Nó có thể được áp dụng cho bất kỳ quy trình hoặc chức năng kinh doanh nào. Ví dụ như tối ưu hóa mức tồn kho, cải thiện việc cung cấp dịch vụ, v..v…
Thông qua việc áp dụng Benchmarking, có thể giúp tổ chức xác định các ý tưởng và phương pháp mới để cải thiện hiệu quả hoạt động. Nói dễ hiểu là nó giúp chúng ta thấy được là: À, đã có người/ tổ chức áp dụng ý tưởng, phương pháp mới và thành công. Và một khi những “best practice” này được xác định, thì tổ chức có thể phát triển các kế hoạch để áp dụng chúng trong tổ chức của riêng họ. Theo cách này, Benchmarking có thể trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình cải tiến liên tục.
Phân loại Benchmarking
Nhìn chung, Benchmarking được phân thành 4 loại như sau:
1. Benchmarking nội bộ: là so sánh giữa các nhóm trong cùng một tổ chức để tìm ra “best practice” trong nội bộ. Ví dụ: so sánh giữa các chi nhánh trong tập đoàn. Giữa các phòng ban trong công ty. Giữa các cửa hàng trong cùng một hệ thống…
2. Benchmarking cạnh tranh: là so sánh trực tiếp với đối thủ cạnh tranh về sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoặc phương pháp v..v… Việc này giống như là cho chúng ta cơ hội để nhìn lại bản thân vậy. Như câu “Biết người biết ta, trăm trận trăm tháng”.
Benchmarking nội bộ và Benchmarking canh tranh rất hữu ích trong việc xác định khoảng cách về hiệu suất. Ví dụ, các nhà sản xuất sử dụng những khảo sát khách hàng để so sánh chất lượng và sự hài lòng của họ. Hiệu suất kém phải được chỉ ra để giải quyết và cải tiến. Tuy nhiên, điểm chuẩn cạnh tranh có thể không xác định các thực tiễn tốt nhất cần thiết để thu hẹp khoảng cách về hiệu suất. Hơn nữa, mặc dù nó có thể xác định các cơ hội cải tiến gia tăng, nhưng không có khả năng xác định các bước đột phá dẫn đến hiệu suất đẳng cấp thế giới.
3. Benchmarking hợp tác: đòi hỏi sự hợp tác giữa hai hoặc nhiều tổ chức. Mỗi tổ chức tự do chia sẻ thông tin về các thực tiễn tốt nhất của họ để đổi lấy thông tin về các thực tiễn tốt nhất khác từ đối tác. Giả sử, ví dụ, Wal-Mart muốn hợp tác với Tập đoàn Dell. Wal-Mart đề nghị chia sẻ thông tin về dự báo nhu cầu của người tiêu dùng và Dell đáp lại bằng cách chia sẻ những hiểu biết về cách họ giảm thiểu thời gian giao hàng. Với điểm chuẩn hợp tác, chìa khóa là xác định người thực hiện tốt nhất. Sử dụng các hiệp hội thương mại, ấn phẩm, phân tích tài chính, nghiên cứu thị trường hoặc các công cụ khác để tìm ra người dẫn đầu.
4. Benchmarking bên ngoài: có thể áp dụng việc so sách ở diện rộng, không phân biệt lĩnh vực để xác định các cơ hội tốt nhất. Nhưng nó đòi hỏi một sự đầu tư đáng kể về thời gian và công sức.
Tuy nhiên, vẫn khuyến khích áp dụng Benchmarking nội bộ trước. Vì nó sẽ tạo ra kết quả nhanh hơn. Thành công nội bộ nên nhận được sự công nhận. Điều này sẽ thuyết phục những người hoài nghi rằng quy trình này hoạt động và mang lại hiệu quả. Nhóm Benchmarking cũng sẽ có được kinh nghiệm quý báu và được chuẩn bị tốt hơn để theo đuổi các đối tác Benchmarking bên ngoài.
Một dự án Benchmarking điển hình sẽ bao gồm:
- Lập kế hoạch: Xác định những gì sẽ được sử dụng để so sánh. Thiết lập mục tiêu cho việc nghiên cứu. Nếu phạm vi quá hẹp, lợi ích sẽ bị hạn chế. Nếu phạm vi quá rộng, nhiệm vụ có thể trở nên khó kiểm soát và xác suất thực hiện thành công các “best practice” sẽ giảm đi. Đồng thời, chọn các thành viên trong nhóm Benchmarking.
- Thu thập dữ liệu: Phát triển một giao thức được chấp nhận giữa các đối tác. Bao gồm quy tắc ứng xử, thỏa thuận bảo mật và các biện pháp thực hiện sẽ được phân tích. Chia sẻ dữ liệu có thể bao gồm thông tin về thủ tục, tiêu chuẩn, phần mềm, đào tạo và các hệ thống hỗ trợ khác. Chìa khóa của bước này là có đủ sự hiểu biết và định hướng để nhân rộng “best practice” trong tổ chức.
- Phân tích: Đánh giá dữ liệu cho độ chính xác và độ tin cậy. Xác định mức hiệu suất hiện tại và xác định khoảng cách. Khám phá tính khả thi của việc thực hiện “best practice”.
- Thực hiện: Được sự hỗ trợ của các bên liên quan chính. Sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án hoặc kế hoạch hành động để bắt đầu cho sự thay đổi. Kiểm soát hiệu suất. Tài liệu lại các hoạt động và tiếp tiến độ.
Trên đây là sơ lược những điều cần biết về Benchmarking, mong rằng bạn đọc có được cái nhìn tổng quát về phương pháp này và sử dụng một cách hiệu quả nhé.
Ái Lê
