Tổng quan về “Supplier Audit”


“Supplier Audit” là một trong những hoạt động quan trọng trong hệ thống quản lý nhà cung cấp của một công ty. Nó giúp cho công ty có thể kiểm tra, đánh giá và kiểm soát chất lượng nhà cung cấp một cách khách quan và đảm bảo rằng nhà cung cấp sẽ đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng của các sản phẩm/dịch vụ mà công ty sử dụng. Bài viết sau đây sẽ giúp cho các bạn có một cái nhìn tổng quan về ý nghĩa, lợi ích và các bước thực hiện “Supplier Audit”.

1. Thế nào là “Supplier Audit”?

Supplier Audit

Là bước phân tích, đánh giá các hoạt động đã và đang diễn ra của nhà cung cấp nhằm ghi nhận những điều không phù hợp trong quy trình so với các quy định, tiêu chuẩn ISO và cam kết giữa nhà cung cấp với công ty thực hiện audit. Dựa trên điều kiện thực hiện đánh giá của một công ty mà chúng ta có thể chia hoạt động “Supplier Audit” thành 2 loại hình:

  • Kiểm tra từ xa “On-Desk Audit”
  • Kiểm tra tại chổ “On-Site Audit”

2. Lợi ích của việc thực hiên “Supplier Audit”

  • Đảm bảo chất lượng các sản phẩm/ dịch vụ của nhà cung cấp phù hợp với các quy định, tiêu chuẩn và yêu cầu của công ty
  • Thiết lập một hệ thống kiểm soát tổng thể chất lượng nhà cung cấp
  • Đánh giá và so sánh năng lực của các nhà cung cấp một cách khách quan
  • Giảm thiểu các vấn đề liên quan tới chất lượng sản phẩm/ dịch vụ trong thời gian sử dụng
  • Thúc đẩy và cũng cố mối quan hệ kinh doanh lành mạnh lâu dài của nhà cung cấp và công ty

3. Các bước cơ bản trong quá trình “Supplier Audit”

Thu thập các thông tin liên quan tới nhà cung cấp

  • Đầu tiên, chúng ta cần phải thu thập những thông tin và yêu cầu đối với nhà cung cấp như: hợp đồng, hồ sơ năng lực, các thông số kĩ thuật của sản phẩm, các khiếu nại…
  • Kiểm tra những hồ sơ phía trên và xác định những yêu cầu, quy định nào cần được kiểm tra trong quá trình kiểm tra nhà cung cấp
  • Có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi thêm các tài liệu quy trình liên quan tới chất lượng, sản xuất… để có sự chuẩn bị tốt nhất
  • Xác định thời gian, địa điểm và đội ngũ thực hiện audit

Tạo “audit checklist”

Audit checklist

  • Những khía cạnh và các tiêu chuẩn cần kiểm tra và đánh giá trong quá trình audit sẽ được liệt kê dưới dạng bảng checklist

Ví dụ: Khi đánh giá về mảng “Quản Lý Chất Lượng”, các yêu cầu được đặt ra là:

– Hệ thống quản lý chất lượng của công ty được tổ chức như thế nào?

– Mô tả về hệ thống chất lượng của công ty?

– Công ty hiện có đang làm theo chứng chỉ ISO nào không? Cung cấp bằng chứng

– Có quy trình nào ghi nhận và đo lường sự hài lòng của khách hàng không?…

  • Thông báo cho nhà cung cấp thời gian và chương trình audit để họ có sự chuẩn bị tốt nhất

Tiến hành thực hiên “Supplier Audit”

  • Thực hiện đánh giá nhà cung cấp dựa theo bảng checklist
  • Yêu cầu nhà cung cấp giải thích các quy trình, tiêu chuẩn của họ
  • Quan sát và ghi nhận những điểm không hợp lý, điểm cần cải tiến. (Chụp ảnh lại làm bằng chứng nếu có thể)

Lưu ý: Người thực hiện audit không chỉ tập trung đánh giá vào các điểm yếu của nhà cung cấp mà cũng nên ghi nhận những điểm phù hợp, nổi bật của họ. Tránh đưa ra những kết luận mang tính chất chủ quan gây ra sự khó chịu, bất đồng ý kiến từ nhà cung cấp.

Theo dõi các action trong “Audit Supplier”

  • Sau khi thực hiện đánh giá nhà cung cấp, các hành động không tuân thủ sẽ được ghi nhận trong báo cáo và thông báo trong cuôc họp bế mạc với nhà cung cấp.
  • Người đánh giá sẽ đưa ra các hành động khắc phục mang tính tham khảo cho nhà cung cấp
  • Nhà cung cấp có nghĩa vụ thực hiện các giải pháp trên, cải tiến quy trình theo như thời gian cam kết
  • Người audit sẽ theo dõi và kiểm tra cho đến khi các hành động này được hoàn tất bời nhà cung cấp

Review action

Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp ít nhiều về tổng quan quá trình thực hiện “Supplier Audit” và tầm quan trong của nó trong hệ thống quản lý, phát triển nhà cung cấp. Để có thêm thông tin liên quan về đề tài này, các bạn có thể tìm kiếm theo link sau

 

Harley Lee

1 thought on “Tổng quan về “Supplier Audit”

Leave a Reply