Tổng quan
Mọi hệ thống đều gồm có đầu vào, đầu ra, các hoạt động (quá trình) và các mối quan hệ, các sự liên kết giữa chúng với nhau. Các yếu tố của một hệ thống quản lý chất lượng chính là các hoạt động được sử dụng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Thông thường, những hoạt động này được xác định phụ thuộc vào loại hình tổ chức, cấu trúc tổ chức, thị trường, loại sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà tổ chức ấy cung cấp.
Các hoạt động liên quan đến chất lượng được bắt nguồn từ việc xác định nhu cầu của khách hàng và kéo dài đến suốt vòng đời của sản phẩm. Trong đó, các quy trình, hướng dẫn công việc phải được tuân thủ và theo dõi xuyên suốt trong từng lĩnh vực chức năng nhằm đảm bảo những mục tiêu chất lượng đề ra. Điều quan trọng cần lưu ý đó là tính phù hợp và hiệu quả của toàn bộ hệ thống được xác định bởi các thuộc tính của các yếu tố riêng lẻ này và các mối quan hệ của chúng. Để làm tốt điều này thì phía các quản lý cấp cao cần dẫn đầu trong việc triển khai và hỗ trợ thực hiện.
Các yếu tố
Các yếu tố của hệ thống chất lượng tương ứng chặt chẽ với các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của một sản phẩm. Hay nói cách khác, một hệ thống chất lượng phải bao gồm tất cả các hoạt động có ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. ISO 9004: 1994 đã liệt kê ra 14 yếu tố chức năng sau đây của một hệ thống chất lượng. Mặc dù ISO 9004: 1994 đã lỗi thời, tuy nhiên 14 yếu tố này vẫn phù hợp khi nói đến các yếu tố của hệ thống chất lượng. Bao gồm:
1. Chất lượng trong tiếp thị
Chức năng tiếp thị là một nguồn thông tin quan trọng liên quan đến nhu cầu ngụ ý hay nhu cầu rõ ràng của khách hàng, hiệu suất thực tế và mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm. Thông tin như vậy sẽ giúp xác định các vấn đề sản phẩm liên quan đến mong đợi của khách hàng. Do đó, chức năng tiếp thị là xác định và ghi lại các yêu cầu cho một sản phẩm chất lượng. Cung cấp cho tổ chức một tuyên bố chính thức hoặc phác thảo về các yêu cầu sản phẩm và thiết lập một hệ thống phản hồi thông tin để theo dõi hiệu suất trên cơ sở liên tục.
2. Chất lượng trong đặc điểm kỹ thuật và thiết kế
Với nhu cầu của khách hàng đã được xác định rõ ràng, thì chức năng thiết kế cung cấp việc dịch các nhu cầu này thành các thông số kỹ thuật. Các kế hoạch chính thức cần được chuẩn bị và ghi lại để xác định các giai đoạn quan trọng của quy trình thiết kế và giao trách nhiệm cho từng giai đoạn. Việc đánh giá thiết kế nên được tiến hành vào cuối mỗi giai đoạn để xác định các vấn đề và bắt đầu các hành động khắc phục kịp thời. Tất cả các biện pháp cần thiết phải được thực hiện để đảm bảo các yêu cầu thiết kế. Các phương pháp đánh giá sự phù hợp trong quá trình sản xuất cũng cần được chỉ định thực hiện. Việc xác minh thiết kế và xác nhận thông qua thử nghiệm là bắt buộc. Chẳng những vậy còn cần đưa ra các quy định để đánh giá định kỳ thiết kế nhằm đảm bảo chất lượng từ khâu này. Thử nghĩ xem điều gì sẽ xảy ra khi khâu này không chính xác, kém chất lượng?
3. Chất lượng trong mua hàng
Yêu cầu tất cả các hoạt động mua phải được lên kế hoạch và kiểm soát bằng các thủ tục được ghi chép đầy đủ, rõ ràng. Việc mua vật tư phải được thực hiện trên sự hiểu biết rõ ràng về các yêu cầu đặt ra cho vật tư đấy. Một mối quan hệ làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp và nhà thầu phụ cũng là điều cần thiết để tạo điều kiện và bảo đảm cải tiến chất lượng liên tục cho vật tư và dịch vụ được mua. Ngoài ra, cần thiết lập thủ tục để đánh giá khả năng của nhà cung cấp. Thậm chí, trong nhiều trường hợp, nhà cung cấp còn được yêu cầu về khả năng đáp ứng các yêu cầu thiết kế của bên mua. Lúc này, việc kiểm soát và đảm bảo chất lượng của nguồn (vật tư) đầu vào này càng cần được kiểm soát nghiêm ngặt.
(Còn nữa)
Ai Le
