Hệ thống thông tin chất lượng là gì?
Hệ thống thông tin chất lượng – Quality Information System (QIS) là tập hợp các dữ liệu, quy tắc và các thiết bị tạo ra thông tin về chất lượng một cách có hệ thống. QIS sẽ thu thập, lưu trữ, phân tích và quản lý các dữ liệu liên quan đến chất lượng từ khách hàng, nhà cung cấp và các quy trình nội bộ.
Nó tạo ra thông tin dưới dạng mẫu báo cáo được in ra, hay dạng màn hình hiển thị và các tín hiệu được gửi đến các thiết bị liên quan. Không những vậy, tùy thuộc vào mức độ tự động hóa, QIS có thể đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi do con người đặt ra hoặc nó có thể có các quy tắc hành động tích hợp. Và nếu được thực hiện tốt, QIS sẽ giúp tổ chức tăng cường lợi nhuận và năng suất đáng kể.
Ý nghĩa và ứng dụng
Yêu cầu đầu tiên trong việc nghiên cứu về hệ thống thông tin chất lượng là phải hiểu chính xác từ “hệ thống” ở đây là gì?
Từ này được sử dụng trong nhiều bối cảnh khác nhau. Ví dụ, hệ thống quản lý, hệ thống thông tin, hệ thống hoạch định chiến lược, hệ thống chất lượng… Hay hệ thống giao thông, hệ thống sản xuất, hệ thống giáo dục, hệ thống xã hội, hệ thống hành tinh (hệ mặt trời)… Chung quy, bản chất của một hệ thống là sự liên kết giữa các thành phần hoạt động cùng nhau. Chúng có đầu vào, đầu ra, quy tắc vận hành (quy trình hoặc quá trình chuyển đổi) và lưu trữ dữ liệu. Chúng có thể được thiết kế bởi mọi người để đạt được các mục tiêu đề ra.
Đặc biệt là cụm “hệ thống thông tin”, trong thời buổi công nghệ ngày nay, thì thuật ngữ “hệ thống thông tin” nói chung đúng là dễ làm liên tưởng ngay đến hệ thống thông tin máy tính nhiều hơn. Bởi vậy, cần hết sức chú ý khi nói đến QIS để tránh hiểu lầm nhé. Dưới đây là một số ứng dụng của QIS:
- Khởi tạo hành động (ví dụ: tạo đơn hàng từ đơn đặt hàng của khách)
- Kiểm soát quá trình (ví dụ: kiểm soát hoạt động của máy cắt laser trong giới hạn thông số kỹ thuật nhất định)
- Giám sát quá trình (ví dụ: hiển thị thời gian sản xuất thực với biểu đồ kiểm soát)
- Ghi lại dữ liệu quan trọng (ví dụ: hiệu chuẩn công cụ đo lường)
- Tạo và triển khai các quy trình vận hành (ví dụ: hệ thống quản lý chất lượng dựa trên ISO 9001)
- Quản lý một nền tảng kiến thức (ví dụ: nắm bắt, lưu trữ và truy xuất kiến thức cần thiết)
- Lịch trình sử dụng nguồn lực (ví dụ: phân công nhân sự)
- Lưu trữ dữ liệu (ví dụ: thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng)…
Tầm quan trọng của hệ thống thông tin chất lượng ngày càng được thể hiện rõ ràng khi nhìn vào những lợi ích mang lại của chúng đối với các khía cạnh khác nhau của quản lý chất lượng. Cả quản lý quá trình và giải quyết vấn đề đòi hỏi thông tin chính xác và kịp thời. Tuy nhiên, cần xem xét không chỉ chức năng của hệ thống cho nhiệm vụ, mà còn các vấn đề như kỹ năng người dùng cần thiết, khả năng tương thích với các hệ thống khác và bảo mật thông tin.
Ví dụ, một hệ thống thông tin có thể được kết nối vào thiết bị sản xuất, với màn hình hiển thị thông tin thời gian thực. Có báo động và tín hiệu hành động. Có thể có các tùy chọn để hiển thị đồ họa phân tích thống kê và xu hướng để can thiệp nhanh khi cần thiết. Nhiêu đây thôi là thấy ngay sự lợi hại của QIS, mang lại lợi ích trong việc quản lý sản xuất và chất lượng rồi.
Với phần chia sẻ ngắn trên đây, mong là sẽ giúp các bạn hiểu thêm về hệ thống thông tin chất lượng (QIS) nhé!
Ai Le
