8D là một phương pháp giải quyết vấn đề, cho nên việc thiết lập một nhóm dự án, trong đó xác định rõ vai trò và trách nhiệm là việc rất cần thiết và cũng đóng góp trực tiếp đến thành công của dự án. Cho nên bước đầu tiên là chọn nhóm làm dự án 8D, những người mà trực tiếp tham gia vào dự án. Thành viên phải có đầy đủ kiến thức về kĩ thuật cũng như kiến thức về giải quyết vấn đề. Trưởng nhóm và người bảo trợ(Sponsor) được chỉ định đầu tiên. Thường là sẽ xuất phát từ bộ phận gây ra vấn đề. Trước đi khi đi quá xa, nếu vẫn chưa biết về vấn đề, mời các bạn tham khảo bài viết sau.
Những hoạt động chính trong bước D1 của 8D
Mục Đích | Xác định thành viên của nhóm 8D, và trách nhiệm cụ thể. |
Các hoạt động cần thực hiện | – Chỉ định trưởng nhóm và người bảo trợ.
– Chỉ định thành viên phù hợp, có đủ kĩ năng về kĩ thuật và giải quyết vấn đề. |
Đầu ra | – Xác định toàn bộ thành viên của nhóm dự án |
Cấu trúc thành viên của một nhóm làm 8D
Người bảo lãnh( Sponsor/Champion)
Thường là đứng đầu một phòng ban, hoặc đại diện của lành đạo trong tổ chức. Đây là vị trí hỗ trỗ cho nhóm 8D về mặt nguồn lực. Đủ quyền hạn để dẹp tan những cản trở hoặc khó khăn của nhóm 8D. Nhiệm vụ của người bảo lãnh là:
- Chỉ định trưởng nhóm 8D
- Trong trường hợp xảy ra vấn đề liên phòng ban, thì thảo luận với các trưởng phòng ban khác để chỉ định thành viên tham gia.
- Xác định các thủ tục cần thiết để báo cáo tiến độ của nhóm dự án, và cập nhật tình hình cho khách hàng nếu có.
Trưởng nhóm dự án 8D
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt dự án của 8D
- Xây dựng thành viên, lựa chọn đảm bảo có đầy đủ các kĩ năng và kiến thức cần thiết.
- Đảm bảo những công cụ quản lý chất lượng được áp dụng một cách phù hợp.
- Giám sát sự tham gia của thành viên, đảm bảo luôn có đủ nguồn lực cần thiết, báo cáo cấp trên nhờ hỗ trợ khi cần.
- Báo cáo định kì cho người bào lãnh về tiến độ của dự án.
- Thu thập dự liệu, kết quả testing của những nhóm khác, trưởng nhóm cũng chịu trách nhiệm vạch ra cơ chế thu thập dự liệu và báo cáo kết quả.
Thành viên dự án 8D
- Chịu trách nhiệm tham gia theo đúng cam kết ban đầu.
- Nhận nhiệm vụ từ trưởng nhóm và báo cáo kết quả thu thập được.
- Có thể tham gia theo từng giai đoạn của dự án.
Những thành viên bên ngoài dự án 8D
- Thành viên của nhóm có thể là khách hàng bên ngoài trong một vụ khiếu nại, và khách hàng yêu cầu tham gia nhóm 8D.
- Thành viên của nhóm cũng có thể là nhà cung cấp, nếu sự cố có liên quan đến nguyên vật liệu hoặc các dịch vụ bên ngoài.
Check list cho bước D1 của 8D
Để đảm bảo bước D1 được thực thi một cách chính xác, các bạn có thể tham khảo check list sau đây:
- Tất cả những tài liệu cần thiết có được chuẩn bị chưa?
- Những thành viên tham gia đã có đủ những kĩ năng cần thiết hay chưa?
- Tất cả những thành viên đã được đào tạo về giải quyết vần đề hay những kĩ năng cần thiết khác?
- Tất cả mọi thành viên có hiểu được vài trò của mình trong nhóm hay chưa?
- Có cần thông báo cho khách hàng và nhà cung cấp không?
- Tất cả các thành viên có khả năng tham dự không?
Thế là các bạn đã làm xong bước D1 rồi đó, các bạn có nhận thấy nó chuyên nghiệp hơn rất nhiều những lần D1 mà các bạn đã làm không?
Mời các bạn tham khảo bước D2 : Mô tả vấn đề ở đây.
Tuấn Huỳnh