Six Sigma là một hệ phương pháp cải tiến dựa trên thống kê, mà tập trung chủ yếu vào việc tìm ra và triệt tiêu các nguồn dao động trong quy trình. Thành công của Six Sigma một phần là nhờ tuần theo quy trình DMAIC: Define-Measure-Analysic-Improve- Control. Hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tổng quan về bước Define trong DMAIC.
DMAIC bắt đầu từ việc phát hiện và nhận diện ra vấn đề. Do đó bước xác định(Define) giúp chúng ta xác định và hiểu rõ vấn đề. Biết được chuyện gì đang diễn ra không đúng như mong muốn. Và không đúng dựa trên cái gì? Nếu khắc phục được vấn đề này thì chúng ta được gì? Có đáng để đầu tư công sức và tiền bạc vào việc này hay không? Thông thường trong bước Define này chúng ta sẽ làm những việc sau:
Đề xuất dự án cải tiến- Define the Business Case
Bao gồm các thông tin tổng quan về dự án mục đích là xem dự án cải tiến này có khả thi hay không? Vấn đề là gì? Làm nó thì chúng ta đạt được gì? Thường thì cần phải có các phần sau:
- Mô tả vấn đề(Problem Statement)
- Mô tả mục tiêu đạt được(Goal Statement):
- Chi phí kém chất lượng(Cost of Poor Quality):
Hiểu mong đợi của khách hàng trong dự án Six Sigma
Một trong đặc trưng của hệ phương pháp Six Sigma là tính định hướng khách hàng rất cao. Do đó đây là bước rất quan trọng mà mục đích chính là tìm ra cho được sự liên kết giữa dự án của bạn với khách hàng. Hay làm dự án này thì khách hàng được gì, họ có sẵng sàng trả tiền cho việc đó. Vì dụ như giảm tỉ lệ khiếu nại của khách hàng… Nên các phần phải làm trong mục này là.
Xác định quy trình trong dự án Six Sigma
Chúng ta đã hiểu rõ về vấn đề. Vậy vấn đề này đang nằm ở những khu vực nào. Những quy trình nào có liên quan. Đầu ra đầu vào là gì. Những công cụ cần thiết là:
Quản lý dự án Six Sigma
Ai sẽ làm việc gì? Làm ở đâu? Khi nào làm, khi nào kết thúc. Và làm như thế nào. Nguồn lực từ đâu, có cam kết gì từ lãnh đạo và trưởng nhóm để đảm bảo dự án hoàn thành đúng như dự kiến hay không? Bước này tập trung nhiều vào việc quản lý dự án. Mà cụ thể là cần có các công cụ sau đây:
- Cấu trúc của dự án và kế hoạch
- Phân tích các bên liên quan(Stakeholder Analysis)
- Bộ hồ sơ lữu trữ dữ liệu của dự án(Project working file)
- Kĩ năng dẫn giảng(Facilitation Skill)
- Kĩ năng làm việc nhóm và hội họp hiệu quả.
Đạt được sự phê duyệt dự án Six Sigma của lãnh đạo
Cuối cùng thì điều quan trọng nhất của bước này là phải có được sự phê duyệt của lãnh đạo thì dự án mới được tiếp tục xúc tiến hay dừng lại. Cho nên trong bước này Project Charter là mục rất cần thiết phải hoàn thành.
Như vậy các bạn đã đi qua một cách tổng quan về bước Define của Six Sigma. Chỉ lưu ý nhỏ là chúng ta chỉ thật sự tiến hành làm dự án cải tiến theo phương pháp Six Sigma khi mà chúng ta phát hiện ra vấn đề, mà vẫn chưa có giải pháp. Hay đúng hơn, chúng ta tập trung vào mô tả thiệt chi tiết vấn đề. Và đừng nghĩ đến giải pháp lúc này. Các bạn cũng có thể đi sâu vào các công cụ Six Sigma ở các bài sau.
Tuan Huynh
1 thought on “[Six Sigma-Define] DMAIC- Tổng quan bước Define”