Bạn muốn giải quyết vấn đề- Thế vấn đề là gì?

Cung cấp sản phẩm, dịch vụ với chất lượng cao, không có hàng hư là ưu tiên hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp. Cho nên việc phát hiện và giải quyết vấn đề trong tổ chức là một điều cấp thiết. Và quan trong hơn là không những phát hiện ra, rồi loại trừ hàng hư mà phải tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Từ đó khắc phục triệt để, để ngăn ngừa lỗi quay trở lại. Có rất nhiều phương pháp giải quyết vấn đề. Nhưng 8D là phương pháp mà tôi thấy toàn diện và triệt để nhất. Do đó Vietquality xin giới thiệu chuỗi bài viết về 8D. Nhưng trước khi đi quá xa, mời các bạn tham khảo bài viết “ vấn đề là gì?”. Các bạn cũng có thể tham khảo các bài mô tả vấn đề tại đây.

Vấn đề là gì?

Đã bao lần các anh chị nghe về từ “vấn đề”, đã bao lần chúng ta phải tham dự các cuộc họp về vấn đề. Mà cuối cùng không phải ai cũng hiểu được thế nào là vấn đề.

Vậy vấn đề đơn giản là: khi đầu ra thực tế không đúng với đầu ra mong muốn. Ví dụ khi ta nấu cơm mà quy trình nấu cơm lại cho ra cháo, thì đó là vấn đề. Mà khi ta muốn nấu cháo mà do đổ quá ít nước nó lại ra cơm, trong khi cái thực sự mong muốn là cháo, thì đó là vấn đề.

Vậy tổng lại, mỗi quy trình, mỗi hành động đều nhằm tạo ra một kết quả mong đợi. Nhưng khi kết quả đầu ra không giống như ta mong đợi thì đó là vấn đề.

Cho nêu nếu chúng ta không biết được đầu ra mong đợi, thì chúng ta không thể nói đó là một vấn đề hay không?

Vấn đề được phát hiện ra khi nào?

Sau khi đã xác nhận là vấn đề, tức là đầu ra không đúng như chúng ta kì vọng. Thì nó sẽ được phát hiện ngay khi ảnh hưởng, hay hậu quả của nguyên nhân gây ra trên đầu ra. Tức là khi ta nhận thấy đầu ra không giống như ta mong đợi thì lúc đó vấn đề được phát hiện.

Cho nên khi nói về vấn đề, thì nguyên nhân phải là một sự kiện diễn ra trước thời điểm mà ta phát hiện ra vấn đề. Cho nên việc tìm kiếm những gì thay đổi trước thời điểm diễn ra vấn đề luôn là một điểm mấu chốt để giải quyết vấn đề.

Và một điểm lưu ý nữa là sự khác nhau giữa vấn đề và cải tiến. Vấn đề là hôm qua ta đạt mức này, mà hôm nay ta không còn đạt mức này nữa. Do đó ta phải tập trung vào những gì thay đổi trong hôm qua tới hôm nay, hoặc gần đây. Để tìm ra nguyên nhân và khắc phục triệt để nó. Còn cải tiến là hôm qua ta đạt được mức này, mà hôm nay cũng vậy. Nhưng ta mong muốn đạt cao hơn nữa…nên ta phải làm những hành động để nâng cao hiệu suất đầu ra.

Ví dụ, mỗi ngày chúng ta đều chạy thể dục buổi sáng được 5km là vừa sức. Nhưng hôm nay tự dưng thấy mệt, chạy được có 4 km thôi. Thì đó là vấn đề. Muốn giải quyết vấn đề chúng ta phải tìm hiểu xem có gì thay đổi gần đây. Chúng ta có thức khuya hơn, có nhậu nhẹt, có sử dụng chất kích thích, hay có “ làm gì đó” quá sức. Từ đó tìm ra nguyên nhân thì giải quyết được vấn đề. Còn cải tiến là hôm qua chạy, được 5km, hôm nay cũng thế. Mà mình tin rằng mình phải tốt hơn, mình muốn mình chạy tốt hơn. Nên mình tập trung nâng cao sức chạy. Để có thể chạy 6km, 7km. Chứ mình không có quay lại quá khứ coi chuyện gì thay đổi. Do đó khi mình xác định được vấn đề hay cải tiến thì việc tập trung hành động khiến cho việc giải quyết vấn đề hiệu quả hơn rất nhiều.

Làm gì khi phát hiện ra vấn đề?

Khi phát hiện ra vấn đề thì việc đầu tiên và quan trọng nhất là hành động tạm thời, nhằm ngay lập tức khắc phục “hậu quả” của vấn đề. Hay còn gọi là hành động tạm thời. Ví dụ như khi ta bị chảy máu thì ta phải cầm máu. Hàng hư thì ta phải lựa. Phải làm sao để loại trừ hậu quả. Còn nguyên nhân thì từ từ tìm sau. Giống như khi người bị tai nạn xe máy thì chúng ta cần băng bó sơ cứu, cấp cứu rồi mới tìm nguyên nhân.

Cho nên hành động khắc phục là tập trung vào hậu quả, không tập trung vào nguyên nhân. Chúng ta phải khắc phục hậu quả trước.

Đến đây tin rằng các bạn đã hiểu rất rõ thế nào được gọi là vấn đề. Nó khác với cái tiến chỗ nào. Các bài tiếp theo sẽ viết rất chi tiết về phương pháp giải quyết vấn đề mà chủ đạo là 8D. Mời các bạn đón đọc tại đây.

Tuấn Huỳnh