Phần trước đã giới thiệu một cách tổng quan về 4D đầu tiên trong hệ phương pháp giải quyết vấn đề của 8D. Mời các bạn cùng tham khảo tiếp 4D còn lại của hệ phương pháp này. Nếu các bạn chưa đọc 4 bước đầu thì mời bạn đọc tại đây.
Bước 5-8D: Tìm kiếm hành động khắc phục
Dựa trên kết quả từ bước số 4, ta tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Từ nguyên nhân liệt kê ra một loạt các hành động có thể giải quyết được vấn đề. Kế đến thử nghiệm từng hành động. Đồng thời cũng đánh giá rủi ro. Để đảm bảo rằng hành động khắc phục vấn đề này không gây ra một vấn đề khác, thậm chí còn nghiêm trọng hơn vấn đề đang gặp.
Ngoài ra còn phải cân nhắc đến các yếu tố như tính khả thi và chi phí của các hành động, sau khi chọn ra một số hành động thì cần phải họp nhóm. Nên cần cân nhắc cả việc được sự phê duyệt của cấp trên trước khi thực thi hành động. Nếu hành động khắc phục mang tính ảnh hưởng lớn thì cũng phải được ghi lại trong quy trình quản lý sự thay đổi. Và một lần nữa tôi muốn nhấn mạnh ở bước này là quản lý rủi ro.
Bước 6-8D: Tiến hành hành động khắc phục
Sau khi đã tìm ra hành động tối ưu và khả thi, thì ta tiến hành hành động khắc phục. Để đảm bảo có thể quan sát và ghi nhận được hiệu quả của hành động khắc phục thì tại thời điểm này ta nên dừng hành động tạm thời.
Hành động khắc phục được tiến hành, phải kèm theo các hoạt động theo dõi. Để một lần nữa xác định mức độ ảnh hưởng không mong muốn. Và hiệu quả của hành động khắc phục.
Việc theo dõi và xác định tính hiệu quả của hành động khắc phục cần phải có đủ thời gian. Nếu tuần xuất lỗi xảy ra là 1 tháng một lần, hoặc chỉ tập trung vô một số dòng sản phẩm nhất định. Mà ta theo dõi kết quả trong 2 tuần, hoặc tại thời điểm mà ngưng sản xuất các dòng sản phẩm bị lỗi. Thì không phù hợp và không đánh giá được tính hiệu quả của dự án giải quyết vấn đề.
Bước 7-8D: Hành động phòng ngừa.
Ở bước này sau khi nguyên nhân đã được khắc phục, tạm thời tổ chức sẽ không gặp lại kiểu lỗi này. Tuy nhiên để đảm bảo duy trì một cách có hiệu quả, thì các hành động ngăn ngừa cần tiến hành. Như cập nhật lại tài liệu, cập nhật lại quy trình, cập nhật hướng dẫn công việc. Để đảm bảo là từ nay về sau các thành viên trong tổ chức phải tuân theo.
Cập nhật kiểu lỗi vào trong FMEA, nếu chưa biết về FMEA mời các bạn tham khảo tại đây.
Ngoài ra có một công cụ khác khá quan trọng là Yokoten hay Lesson Lean, nhằm chia sẻ những bài học kinh nghiệm cho những khu vực khác mà cũng có khả năng xảy ra lỗi. Ví dụ hôm nay bạn bị kẹt giấy máy in, và bạn đã tìm ra được nguyên nhân cũng như cách khắc phục. Và đột nhiên bạn nghĩ những chiếc máy in khác trong tổ chức hoàn toàn cũng có thể bị vấn đề tương tự. Thế là bạn chia sẻ kinh nghiệm của mình cho những phòng ban khác. Do đó việc ngăn ngừa cũng có thể hiểu rộng ra là ngăn ngừa trong toàn bộ tổ chức.
Bước 8-8D. Ghi nhận công lao của nhóm giải quyết vấn đề
Đây là một trong những bước khá quan trọng, thứ nhất cả nhóm sẽ ngồi xem lại toàn bộ quá trình làm việc, cùng thảo luận những điểm mạnh, những điểm yếu. Cũng như giới hạn của dự án. Để rút ra kinh nghiệm cho lần tiếp theo.
Ban lãnh đạo cũng cần phải thật nghiêm túc trong việc ghi nhận và tuyên dương thành tích của nhóm. Để tạo động lực và khuyến khích tinh thần giải quyết vấn đề trong toàn bộ tổ chức.
Đến đây Vietquality đã tóm tắt thật ngắn ngọn, tinh thần và tinh túy của 8 bước giải quyết vấn đề trong 8D rồi. Mời các bạn xem tiếp những bài viết thật chi tiết cho từng bước ở các loạt bài sau.
Tuan Huynh