[Giải quyết vấn đề với 8D ] Tổng quan D1 tới D4

8D là một phương pháp mà theo tôi là toàn diện nhất, có đầy đủ các bước để giải quyết vấn đề một cách triệt để và sâu sắc nhất. 8D có thể áp dụng từ những vấn đề nhỏ cho đến những vấn đề lớn, phức tạp. Và những bước được thiết kế theo một trình tự rất logic làm cho việc giải quyết vấn đề trở nên dễ dàng, khoa học và chặt chẽ. Trước khi đi quá xa, nếu bạn vẫn chưa biết thế nào là vấn đề thì mời các bạn tham khảo ở đây.

8D là một phương pháp giải quyết vấn đề trải qua 8 bước, hay gọi là 8 nguyên tắc (8 Disciplines). Mời các bạn tham khảo trình tự 8 bước như phía dưới. Đây là bài tổng quan, mỗi bước sẽ có một bài riêng giới thiệu cụ thể sau.

Bước 1-8D: Thiết lập nhóm giải quyết vấn đề

Thiết lập một nhóm nhỏ nhưng đầy đủ các đại diện cho các nguồn dao động có thể xảy ra. Ví dụ như máy móc, nguyên vật liệu, con người, môi trường…Đảm bảo nhóm có đầy đủ những kiến thức cơ bản về thống kê, giải quyết vấn đề. Đảm bảo có đầy đủ các vai trò cần thiết để dẫn dắt một dự án giải quyết vấn đề thành công như: Trường nhóm, thành viên, lãnh đạo… Cũng đảm bảo là tìm đúng người và họ cam kết tham gia đầy đủ.

Bước 2-8D: Xác định vấn đề

Xác định rõ vấn đề, bước này tập trung nhiều vào việc “go to gemba”, thu thập dữ liệu. Xác định rõ vấn đề được phát hiện bởi khách hàng bên trong hay bên ngoài tổ chức. Luôn đặt câu hỏi “What when wrong with what”, “cái gì sai, và sai so với gì”. Nhấn mạnh việc so sánh đầu ra mong muốn vời một chuẩn, để tránh việc suy diễn trong giải quyết vấn đề.

Hỏi những câu hỏi “Who-Ai?, What-Cái gì?, Where-Ở đâu?, When-Khi nào?, Why-Tại sao?, How big-Ảnh hưởng bao lớn?, How- Làm thế nào? Sự cố này đã xảy ra hay chưa? Có gì thay đổi trong quy trình gần đây hay không? Bị trên loại hàng nào, chuyền nào? Loại khác có bị hay không?

Những câu hỏi này giúp bạn thu thập dữ liệu một cách nhanh chóng, và từ đó sẽ giúp chúng ta giới hạn và thu hẹp vấn đề. Và làm cho việc thực hiện hành động tạm thời và phân tích nguyên nhân nhẹ hơn rất nhiều.

Một vấn đề được mô tả đầy đủ thì xem như nó được giải quyết một nửa rồi.

Bước 3-8D: Tiến hành hành động tạm thời

Thật ra bước này có thể làm càng sớm càng tốt chứ không nhất thiết phải chờ hết bước 2 mới làm. Và bước hành động tạm thời này có thể kéo dài cho đến khi chúng ta tiến hành khắc phục và xác định hiệu quả của việc khắc phục.

Hành động tạm thời tập trung vào các hành động sơ cứu, khoanh vùng, lựa hàng, thậm chí là phải dừng sản xuất, đóng cửa nhà máy nếu cần.

Lưu ý cần phải xác định hiệu quả của hành động tạm thời. Và dừng để nó trở thành hành động vĩnh viễn.

Bước 4-8D: Tìm nguyên nhân gốc rễ

Ở phần này quan trọng nhất là nhận diện ra tất cả nhưng nguyên nhân tiềm tàng có thể xảy ra, mô tả nguyên nhân thật rõ ràng, và kiểm tra, thử nghiệm tất cả các nguyên nhân tiềm ẩn để có thể xác định được chính xác vấn đề xảy ra, xác định được chính xác nguyên nhân gốc rễ.

Lưu ý rằng mọi thứ phải được chứng mình bằng dữ liệu, tránh quy chụp và ngộ nhận quá nhanh nguyên nhân tiềm ẩn là nguyên nhân gốc rễ.

Một trong những cách để kiểm tra nguyên nhân tiềm ẩn có phải là nguyên nhân gốc rễ hay không? Là áp dụng nguyên tắc vòi nước. Nếu mở vòi nước chảy ra, tắt vòi nước ngừng chảy.

Trong nguyên nhân gốc rễ thì lại chia ra làm hai loại nguyên nhân, đó là nguyên nhân do hệ thống, và nguyên nhân kĩ thuật.

Tuấn Huỳnh