Rất nhiều người đều hay than rằng: “thời gian của mình quá ngắn hay quá ít, không đủ để làm việc này, việc kia… Nhưng, bạn có biết? Tất cả mọi người chúng ta đều có 1 thứ rất giống nhau, đó là mỗi người đều có 24 giờ 1 ngày, và 1 giờ có 60 phút, 1 phút có 60 giây. Dù là già, trẻ, lớn, bé, dù là người giàu hay người nghèo, tất cả họ đều chỉ có 24h mỗi ngày”. Do vậy, thời gian là thứ quý giá nhất trên đời.
Có bao giờ bạn tự hỏi, 24 giờ mỗi ngày của mình đã thực sự ý nghĩa? Những việc mình làm thực sự đem lại giá trị? Làm sao để không làm mọi việc một cách quán tính máy móc, và không cần biết nó có tạo ra giá trị gì không?
Đó là một sự lãng phí, lãng phí cả về thời gian và công sức.
Có một nguyên tắc mà nội dung của nó đề cập đến việc sử dụng thời gian sao cho hợp lý, và hạn chế ở mức tối thiểu sự lãng phí thời gian của bạn. Đó là nguyên tắc Pareto (hay còn gọi với cái tên thân quen là nguyên tắc 80/20) – Một sự phù hợp hoàn hảo cho bạn để quản lý thời gian. Ngay khi bạn đồng ý với thực tế là đầu vào và đầu ra không phải là tỷ lệ thuận 1:1, đó chính là câu trả lời cho thắc mắc tại sao bạn không bao giờ có đủ thời gian để làm hết việc trong ngày.
Nguyên tắc Pareto là gì?
Nguồn gốc của nguyên tắc này xuất phát từ quan sát thực tế của Vilfredo Pareto (một nhà kinh tế người Ý và là người đề xuất ra quy luật cùng tên ông – Pareto) về sự bất bình đẳng ở Anh, Nga, Pháp, Thụy Sĩ, Ý và Phổ. Pareto nhận ra rằng ở các quốc gia khác nhau này, một quy tắc gần như bất biến: 80% tài sản được nắm giữ bởi 20% dân số (ngày nay, chỉ có 1% dân số nắm giữ 50% tài sản của thế giới, một dấu hiệu cho thấy thời gian thay đổi và bất bình đẳng tăng).
Con số 80, 20 của quy luật này không phải hoàn toàn là 80, 20. Đó chỉ là một cặp số tượng trưng cho điều mà Nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp Joseph M. Juran muốn nói đến. Đó là tập trung vào “Vital few – Số ít trọng yếu” (nằm trong khoảng 20%) để đưa ra các biện pháp giảm thiểu sai lỗi, cải tiến những vấn đề quan trọng nhất.

Cũng theo nguyên lý này thay vì làm mọi việc một cách lang mang và làm lãng phí thật nhiều thời gian của bản thân bạn và mọi người xung quanh, thì ta chỉ nên tập trung vào 20% những giá trị cốt lõi để thu lại 80% hiệu quả thay vì bỏ cả 80% công lực mà giá trị thu lại chẳng được là bao nhiêu.
Một số ví dụ về Pareto
Trong 100% khách hàng của một công ty thì chỉ có khoảng 20% khách hàng đem lại lợi nhuận. Thay vì tập trung một cách lang mang, dồn nguồn lực, thời gian và chi phí tìm kiếm những khách hàng mới mà lơ là đi việc chăm sóc, bồi dưỡng khách hàng cũ mà nhờ quy tắc 80/20 này doanh nghiệp có thể tính toán chiến lược, thay cho việc áp dụng chính sách đãi ngộ như nhau với tất cả khách hàng.
Bạn hay mất thời gian của mình vào những mối quan hệ không đâu, để rồi khi sa cơ mới nhận thấy, ai là người thật lòng với mình. Đúng vậy, trong cuộc sống, với hơn 80% những người bạn gặp trong đời, nhưng chỉ có 20% là những người thật lòng và thật sự quan tâm khi bạn cần họ. Vì thế, ta nên nhận định lại các mối quan hệ, và chỉ dành thời gian cho các mối quan hệ cần thiết.
Trong cuộc đời học sinh, sinh viên, chúng ta thường hay gặp nhất là 80% kiến thức trong bài thi thì chỉ nằm trong 20% kiến thức bạn đã được học. Thay vì học hết tất tần tật từ đầu đến cuối, thì ta chỉ việc note lại những điểm quan trọng mà thầy cô đặc biệt nhắc đến trong lúc dạy. Vừa tiết kiệm thời gian, công sức, mà lại có thể nắm và hệ thống lại kiến thức qua những ý chính.
Hay khi bạn đọc một cuốn sách, thật ra 80% giá trị của một cuốn sách chỉ nằm trong 20% tổng số trang sách. Hãy là một người thông minh khi đọc sách bằng cách trước khi đọc bạn nên dạo qua một lần mục lục, và xác định những ý chính, những gì bạn cần ở cuốn sách, và sau đó tập trung vào những trang thể hiện ý chính của tác giả mà đọc.
Lincoln đã trừng nói:
“Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four hours sharpening the ax.”
(“Cho tôi sáu giờ để chặt cây và tôi sẽ dành bốn giờ đầu để mài rìu”)
Tóm lại về Pareto
Cuộc sống là vô vàng những lựa chọn, vì thế, hãy chọn một cách thông minh nhất trong những cách thông minh để nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc mà lại dùng ít thời gian nhất có thể. Từ đó, bạn sẽ thấy mỗi ngày 24h của mình, thật sự không còn ngắn nữa.
Pareto là một phương pháp hiệu quả cho việc quản lý thời gian của bạn. Nếu bạn cảm thấy thời gian một ngày là quá ngắn để bạn làm việc. Nếu bạn cảm thấy sự cố gắng của mình không được đền đáp xứng đáng với kết quả. Hãy thử sử dụng nguyên tắc Pareto.
Ngoài ra mời các bạn tham khảo các công cụ khác tại đây!
Như Đàm