Tiếp theo là ứng dụng phương pháp Kanban để quản lý thời gian, công việc.
Bạn đã từng cảm thấy mệt mỏi vì có quá nhiều việc phải làm, quá nhiều thứ phải học. Rồi cảm buồn bực vì không đủ thời gian để giải quyết mọi việc, làm việc này quên việc kia, bỏ nhiều thì giờ vào những việc vô bổ, không hoàn thành xong công việc được giao.
Vậy hãy thử quản lý công việc/thời gian vừa đơn giản vừa hiệu quả bằng bảng Kanban.
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG BẢNG KANBAN
1. Áp dụng
– Cá nhân
– Làm việc nhóm
2. Nguyên lý:
– Trực quan hóa công việc
Bảng Kanban là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng.
Nguyên lý trực quan hóa được kết hợp với việc xác định độ ưu tiên cho từng hạng mục công việc, giúp cho chúng ta nhanh chóng biết bây giờ mình phải làm gì mà không mất thời gian suy nghĩ, nhớ lại, thậm chí là khi cần báo cáo lại tình trạng công việc cho người khác cũng rất dễ dàng.
– Giới hạn công việc đang làm (Limit WIP – Limit Work In Progress)
Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn WIP còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.
– Tập trung vào luồng làm việc
Quản lý công việc theo luồng là nguyên lý rất quan trọng khi làm việc theo nhóm hay thực thi dự án. Khi định nghĩa ra luồng để thực thi, chúng ta sẽ thấy trạng thái của từng hạng mục công việc rất rõ ràng và thậm chí phát hiện ra đâu là nơi công việc bị tắc nghẽn nhiều nhất để từ đó có hành động bảo vệ, bố trí thêm nguồn lực, v.v.. Khi nhìn công việc theo luồng, chúng ta có thể nhìn thấy toàn cảnh để từ đó có kế hoạch cải tiến ở mức độ hệ thống.
– Cộng tác nhóm
Cộng tác nhóm là nguyên lý đã được nhúng vào bảng Kanban thông qua quản lý theo luồng, giới hạn công việc đang làm. Một thành viên phải dừng tất cả công việc lại để xử lý những hạng mục đang bị tắc. Ví dụ, trước kia mỗi người làm một nhóm việc, khi một ai đó bị tắc thì những người còn lại cũng không nhận ra hoặc ít nhất không thấy công việc của mình bị ảnh hưởng. Do đó, không ai hỗ trợ người kia cho tới khi người đó phải kêu gọi sự trợ giúp. Nhưng trong Kanban, những người còn lại không được phép làm việc khác nếu như một vài hạng mục đang bị tắc. Giống như khi chúng ta đi trên con đường hẹp, nếu người phía trước mình bị kẹt, ở phía sau chúng ta cũng không thể đi được, vậy nên chúng ta phải giúp người phía trước mình.
3. Thiết lập
– Sử dụng một cái bảng trên đó tạo 3 cột: Sẽ làm (To do), Đang làm (Doing) và Xong (Done).
– Những việc cần làm, ta ghi vào mục To Do (Có thể tùy chỉnh màu sắc theo mức độ khẩn cấp.
– Khi bắt đầu làm, ta chuyển nó qua mục Doing.
– Sau khi thực hiện xong, ta kéo nó vào mục Done.
Cột “Sẽ làm” giúp bạn nhìn thấy mọi thứ trong danh sách công việc của mình và đánh giá những việc nào đang trong tầm kiểm soát được. (Có cần phải ủy thác, thuê một người khác, hoặc sắp xếp để được ai đó hỗ trợ tạm thời? Có thay đổi gì trong công việc khiến danh sách “sẽ làm” dài ra hoặc ngắn bớt đi không?).
Kanban cung cấp nguyên lý giới hạn công việc đang làm (Limit Work In Progress – Limit WIP) để giúp chúng ta tập trung cao hơn. Trong hình bạn thấy số 3 ở cột Doing, tức là số việc bạn ấy có thể làm tại một thời điểm tối đa là 3. Hãy làm từng việc một, làm tới đâu xong tới đó, bạn sẽ thấy hiệu quả công việc tăng lên đáng kể.
Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột Done, có thể ghi ngày giờ kết thúc lên giấy để đánh giá về sau. Việc đặt một công việc sang cột Done sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc và tạo giá trị thúc đẩy bản thân.
Thu Hường
