[7 Loại lãng phí] – Lãng phí do thao tác, nguyên nhân, nhận diện và giải pháp

Lãng phí do thao tác là những động tác, chuyển động không cần thiết của người lao động trong hoạt động sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, chẳng hạn như với lên với xuống hoặc đi lại để lấy dụng cụ, thiết bị. Các thao tác, chuyển động này thực sự không cần thiết và hoàn toàn không tạo ra giá trị hay nói cách khác là “lãng phí” và cần được loại bỏ.

Nguy cơ lãng phí do thao tác

Lãng phí do chuyển động là một loại lãng phí liên quan chủ yếu tới hoạt động của con người. Nó tương tự như lãng phí trong quá trình nhưng lại liên quan gần gũi hơn đối với các hoạt động di chuyển, thao tác hay các chuyển động cơ thể không cần thiết của công nhân hay do quy trình thao tác được thiết kế kém. Những thao tác, chuyển động dư thừa này sẽ gây ra nhiều vấn đề trong tổ chức và doanh nghiệp của bạn.

Đầu tiên và rõ ràng nhất là làm giảm hiệu quả công việc, các thao tác, chuyển động không hợp lý không tạo thêm giá trị cho sản phẩm và dịch vụ, thậm chí còn gây ra nhiều phiền toái như kéo dài thời gian thao tác, làm chậm quá trình sản xuất, hư hỏng hoặc mất mát sản phẩm, gây thêm các sai lỗi, tốn thêm nhân lực, … Nếu nhân viên của bạn dành thêm thời gian để lấy hoặc tìm kiếm chi tiết, dụng cụ thay vì thực sự tiến hành lắp ráp thì tất nhiên hiệu quả công việc sẽ bị giảm và thời gian sản xuất sẽ tăng thêm. Có thể bạn thấy thời gian để lấy chi tiết không bao nhiêu, tuy nhiên với nhiều người và trong thời gian dài thì nó thực sự là một lãng phí không hề nhỏ.

Một vấn đề ít rõ ràng hơn mà những chuyển động không cần thiết có thể gây ra là liên tục nâng những đồ vật ngay cả những vật không quá nặng hay với tay, cúi xuống, quay qua quay lại, … trong thời gian dài có thể gây ra căng cơ, đau lưng, ảnh hưởng đến sức khỏe của người lao động và giảm hiệu quả làm việc.

Thao tác, chuyển động không hợp lý trong doanh nghiệp không những mang lại các nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe của người lao động tham gia sản xuất trực tiếp mà còn tăng các rủi ro về an toàn lao động.

Nguyên nhân dẫn đến lãng phí thao tác

Bố trí chỗ làm việc không hợp lý. Thiếu không gian, hay không gian đươc sắp xếp kém. Các dụng cụ, thiết bị, thành phần được để vô tổ chức. Ví dụ như bạn thường sử dụng thước để do chiều dài của chi tiết nhưng nó lại được sắp xếp đặt trên kệ, như vậy mỗi khi sử dụng bạn phải với tay lên để lấy hay trong cả khu vực lắp rắp của bạn chỉ có một vị trí để dụng cụ, thiết bị và mỗi lần cần gì bạn phải tới đó để lấy chưa kể nếu nó được để lộn xộn thay vì được để đúng vị trí thì bạn phải tốn thêm một khoảng thời gian nữa để tìm kiếm.

Hướng dẫn thao tác chuẩn chưa hợp lý hoặc do việc hướng dẫn, truyền đạt của cấp quản lý chưa hiệu quả gây khó khăn cho người lao động trong việc tiếp cận và thực hiện. Chẳng hạn như trong quá trình lắp ráp vị trí nối ống ở phía trên của chi tiếp, thay vì để nguyên chi tiết bạn cũng có thể láp ráp được thì hướng dẫn lại quy định phải xoay chi tiết lại, việc xoay chi tiết lại này là một thao tác dư thừa và là một lãng phí.

Cấp quản lý chưa tìm ra biện pháp hợp lý để tối ưu hóa các thao tác sao cho tối đa được vận động của cơ thể nhưng lại không gây ra sự mệt mỏi cho người thực hiện. Cũng như chưa ứng dụng các phương pháp tiên tiến để rút ngắn thời gian cho những công đoạn khó và đỏi hỏi độ chính xác cao để cải tiến quy trình và thao tác của người tham gia sản xuất, kinh doanh.

Ngoài ra lãng phí do thao tác chuyển động còn do thực hiện các hoạt động riêng biệt, đơn lẻ làm phát sinh nhiều thao tác thừa như chất xếp và bốc dỡ hay do ý thức, thói quen của người lao động hay khả năng tiếp thu, trình độ học vấn cũng như tay nghề của lao động trong việc tiếp nhận hướng dẫn, …

Giải pháp loại bỏ lãng phí thao tác 

Những thao tác dư thừa không làm tăng giá trị của sản phẩm mà còn làm cho doanh nghiệp hao tốn thời gian và tiền bạc. Vì vậy việc loại bỏ lãng phí này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn, cũng như tăng hiệu quả công việc và giúp cho công việc được thực hiện dễ dàng hơn.

Áp dụng công cụ quản lý trực quan 5S, công cụ này sẽ giúp cho bạn sắp xếp nơi làm việc một cách hợp lý, gọn gàng và sạch sẽ. Nếu như bạn hay sử dụng thước để đo, thì cây thước đó sẽ được để ở một vị trí cố định sao cho bạn có thể dễ dàng lấy được nhất mà không cần phải với tay hay đi tìm.

Áp dụng công cụ nghiên cứu thời gian để xác định thời gian chuẩn để hoàn thành một công việc hay nhiệm vụ nào đó. Nghiên cứu thời gian là công cụ đánh giá công việc thông qua việc ghi chép lại và phân tích thời gian, tốc độ làm việc của mỗi yếu tố công việc trong điều kiện làm việc xác định. Qua đó, giúp nhận diện được các thao tác thừa, các bất hợp lý trong việc tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cải tiến quá trình và giảm chi phí sản xuất, vận hành, cũng như chuẩn hóa thao tác cho một công đoạn hay một quá trình nào đó.

Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng công cụ nghiên cứu thao tác (Motion study). Nghiên cứu thao tác sẽ tập trung vào ghi nhận và phân tích từng thao tác, từng cử chỉ của người thực hiện, như vậy bạn có thể  thấy được thao tác nào là cần thiết, thao tác nào là dư thừa và thao tác nào cần cải tiến? Từ đó cải tiến thao tác và quy trình làm việc cũng như nâng cao năng suất lao động và giảm chi phí sản xuất.

Khuyến khích mọi người cùng tham thực hiện cải tiến liên tục (Kaizen) hay mạnh dạn góp ý khi có bất kì những khó khăn nào phát sinh để giúp doanh nghiệp hoạt động ngày càng tốt hơn. Ví dụ, thay vì sử dụng thùng chứa thấp phải cúi xuống mỗi lần lấy chi tiết, bạn hãy thông báo cho người quản lý và đề xuất thay thể nó bằng thùng chứa có bàn nâng với chiều cao phù hợp có thể dễ dàng lấy chi tiết mà không cần phải cúi xuống.

ThuHuong