Kanban Trong Quản Lý Cuộc Sống


Xã hội ngày càng hiện đại thì hầu như đa số chúng ta đều gặp một vấn đề chung, đó là căn bệnh đa nhiệm và xao nhãng. Bạn có từng cảm thấy có những lúc có quá nhiều việc phải làm (chạy deadline dự án, nước tới chân mới nhảy, …), nhưng cũng có những lúc chẳng biết phải làm gì, công việc thì cứ quên trước quên sau, bỏ nhiều thì giờ vào những công việc vô bổ, công việc bị trễ hạn và không đạt được kết quả mong muốn. Vậy bạn đã thử sử dụng KANBAN chưa? KANBAN là công cụ quản lý thời gian và công việc vừa đơn giản vừa hiệu quả không những trong sản xuất mà cả trong công việc hàng ngày.  Và trong bài viết này mình sẽ chia sẻ về việc áp dụng KANBAN vào việc quản lý thời gian và lên kế hoạch học tập của bản thân.

Nếu các bạn vẫn chưa biết cụ thể Kanban là gì và áp dụng vào công việc sản xuất như thế nào thì mời các bạn tham khảo các bài viết khác của Vietquality nhé!

Cách thực hiện

Để sử dụng bảng Kanban hiệu quả, bạn hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn ra một dự án bạn muốn dùng Kanban

Nếu bạn mới bắt đầu, hãy chọn một dự án cần hoàn thành (thi cuối kì đối với các bạn còn đi học hoặc 1 mục tiêu muốn đạt được). Lưu ý là nên chọn loại mục tiêu kết quả thay vì mục tiêu thói quen.

Ví dụ: Nếu bạn muốn “Thức dậy lúc 5h sáng mỗi ngày” thì bạn nên sử dụng Habit tracker để kiểm soát việc thực hiện thói quen của bạn, còn mục tiêu “Thi Toeic 600+ vào tháng sau” thì có thể dùng Kanban để lên kế hoạch cho mình.

Bước 2: Viết ra tất cả công việc bạn cần làm

Cái này giống như là Brainstorming ấy, đơn giản là viết tất cả những công việc vừa nhớ ra giấy, mình cần phải làm gì hoặc đang thực hiện những gì để đạt được mục tiêu. Không cần nghĩ nhiều về việc nó có cần thiết không, có làm được không, cứ viết hết ra. Công việc nên lấy theo tiêu chí SMART (có cụ thể, có thể đo lường được, khả thi, thực thế và quan trọng là phải có deadline).

Bước 3: Chọn lọc và sắp xếp công việc

Từ những công việc bạn đã liệt kê hãy xem xét nó có cần thiết phải làm hay không (không thì bỏ)? Thứ tự ưu tiên của các công việc, công việc nào cần ưu tiên thực hiện trước và công việc nào thực hiện sau. Sau đó, hãy để các công việc vào vị trí và cột tương ứng. Cuối cùng hãy nhìn lại toàn bộ bảng Kanban của bạn một lần nữa. Đánh giá xem mọi thứ đã phù hợp và đầy đủ chưa? Có điều gì cần thêm, cần bớt không? Nếu đã hoàn thành rồi thì bắt tay vào thực hiện thôi.

Bước 4: Thực hiện

Khi bắt đầu một công việc nào đó hãy chuyển nó vào cột Doing và tập trung hoàn thành những công việc đó. Lưu ý vì không thể làm quá nhiều việc cùng lúc nên hãy giới hạn số lượng công việc ở cột này, bởi nó sẽ khiến bạn nhảy từ công việc nọ sang công việc kia, dẫn đến thiếu hiệu quả và stress. Mỗi thời điểm, hãy chỉ nên để 1-2 công việc thôi. Sau khi thực hiện xong thì đặt chúng qua cột Done, có thể ghi ngày giờ kết thúc để đánh giá tiến độ và hiệu quả công việc về sau.

Mình đã áp dụng phương pháp Kanban như thế nào?

Như mình đã nói ở trên, phạm vi bài viết này là chia sẻ về việc áp dụng Kanban vào quản lý cuộc sống, nên các phương pháp mà mình giới thiệu sau đây đã được mình trải nghiệm  và đúc kết trong khoảng thời khá dài gian dài. Tùy vào sở thích mà các bạn có thể chọn cho mình phương pháp phù hợp nhé.

Sử dụng giấy bút

Nếu bạn có sử dụng Bullet journal giống mình, hãy thêm một trang cho Kanban. Dùng 2 trang giấy để kẻ 3 cột, sau đó thực hiện các bước trên để điền các công việc vào. Bạn có thể dùng sticky note nhỏ sẽ di chuyển dễ hơn.

Sử dụng sticky-note với mặt phẳng lớn

Phương pháp bút lông bảng trắng khá truyền thống và nhàm chán, nên mình đã thay đổi hình thức một chút, tận dụng mọi khoảng trống trong phòng của bạn: tủ kiếng, tường, kệ sách,… như vậy bạn đã có ngay một bản Kanban rồi. Dưới đây là hình những cuốn sách mình đọc với mục tiêu đặt ra “20 cuốn phải đọc trong năm 2020”.

Tùy theo từng mục tiêu hay dự án mà bạn có thể đặt cột nhiệm vụ theo các cách khác nhau. Như mình muốn thực hiện mục tiêu đọc sách thì mình đặt: To read, Reading, Read và phân loại sách bằng các màu khác nhau.

Sử dụng Trello

Bản thân mình thích cảm giác dùng giấy bút hơn nên trong một khoảng thời gian dài mặc dù biết đến app này nhưng chưa có mặn mà lắm với cách này. Nhưng sau một thời gian rãnh rỗi, ngồi mò app thì bây giờ hết 80% dự án của mình đều nằm trong đây cả.

Đây là cách tiện lợi nhất trong thời buổi mà ai ai cũng có một chiếc Smart phone trong tay. Bạn chỉ cần tải ứng dụng Trello trên App Store hoặc Google Play là có ngay một bản Kanban di động, thậm chí bạn có thể chia sẻ bảng Kanban này với nhóm dự án của bạn, rất tiện lợi và dễ dàng.

Sau một thời gian áp dụng Kanban, mình làm việc hiệu quả hơn rất nhiều, công việc cũng không còn nhàm chán nữa. Vậy thì còn chần chờ gì nữa, bạn hãy tạo một bảng Kanban cho riêng mình ngay lúc này, lập kế hoạch cho một mục tiêu hay dự án nào đó, để thử xem là công cụ này có giúp bạn đạt được mục tiêu và làm việc hiệu quả hơn không nhé!

Uyên Huỳnh

 

Leave a Reply