[7 Loại lãng phí] – Lãng phí do sai lỗi/khuyết tật

Sai lỗi/khuyết tật là những sai sót bất kỳ của sản phẩm hoặc dịch vụ trong việc đáp ứng những quy định của khách hàng. Bao gồm những khuyết tật trên sản phẩm, sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế phẩm không cần thiết, … Việc khắc phục những sai lỗi này không những tốn nhiều thời gian, chi phí mà còn ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và uy tín của doanh nghiệp.

Nguy cơ lãng phí do sai lỗi khuyết tật

Sai lỗi/khuyết tật trong quá trình sản xuất kinh doanh có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng, đến uy tín của doanh nghiệp thông qua việc khiếu nại của khách hàng về chất lượng không phù hợp, thời gian giao hàng chậm hay sai lệch thông tin, … Ví dụ, nếu lô hàng bạn sản xuất bị sai lỗi không thể cung cấp cho khách hàng đúng hạn, điều này sẽ làm giảm sự hài lòng và thiện chí muốn tiếp tục hợp tác của khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn. Hay nghiêm trọng hơn là khi sản phẩm lỗi này đến tay khách hàng, họ sẽ mất đi lòng tin về sản phẩm của bạn, thậm chí ngừng mua hàng.

Việc sai lỗi còn dẫn đến nguy cơ làm tắc nghẽn dòng chảy của quá trình sản xuất, dẫn đến trường hợp chờ đợi, công đoạn sau không có nguồn nguyên liệu để tiếp tục sản xuất, hàng bán thành phẩm ứ đọng trên chuyền.

Với việc phát sinh sai lỗi trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải mất thêm nhiều khoản chi phí như chi phí thu hồi sản phẩm, chi phí để xử lý các sai lỗi, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công của công đoạn trước đó, chi phí năng lượng tạo ra sản phẩm, chi phí nhân công để khắc phục sai lỗi, hoặc hủy sản phẩm lỗi nếu sửa chữa là không khả thi, …

Số lượng sản phẩm bị sai lỗi tăng thì các chỉ tiêu hiệu quả khác cũng giảm sút. Khi lãng phí do sai lỗi/khuyết tật gia tăng đáng kể thì nhân viên kiểm tra chất lượng phải tăng cường kiểm tra để ngăn chặn sai lỗi không đến tay khách hàng, bộ phận sản xuất sản xuất thêm để bù sản phẩm bị sai lỗi, doanh nghiệp phải tồn kho nhiều hơn để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu mua hàng, …

Nguyên nhân dẫn đến lãng phí do sai lỗi khuyết tật

Các yếu tố đầu vào của một quá trình sản xuất, kinh doanh tại bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào là: Con người, Nguyên vật liệu, Máy móc thiết bị, Phương pháp và Môi trường. Đây cũng chính là các nhóm nguyên nhân cốt lõi ra gây các sai lỗi tại doanh nghiệp và các nguyên nhân gây ra sai lỗi thì muôn hình vạn dạng, mỗi doanh nghiệp, mỗi tình huống có thể giống hay khác nhau. Tuy nhiên, một điều chắn chắn rằng sai lỗi/khuyết tật sẽ xảy ra nếu như máy móc không tốt, công nhân chưa được huấn luyện, làm sai thao tác, các dụng cụ đo không đúng, môi trường làm việc không phù hợp ảnh hưởng đến công nhân viên.

Các sai lỗi đến từ yếu tố con người có thể là do người thao tác và làm việc trực tiếp tại công đoạn đó không chú ý hoặc không nhận thức được đầy đủ các yêu cầu của loại sản phẩm đó, không tuân thủ các quy định hoặc bỏ qua các thao tác vận hành chuẩn. Nguyên nhân cũng có thể do họ không được đào tạo, hướng dẫn đầy đủ, cán bộ quản lý không quan tâm hoặc thiếu kiểm soát cũng sẽ góp phần gia tăng các sai lỗi trong doanh nghiệp.

Nhiều sai lỗi có thể được gây ra do phương pháp, quy trình không rõ ràng khiến cho người thực hiện có thể suy diễn ra các cách làm khác nhau dẫn đến các kết quả sai so với mong đợi. Hoặc phương pháp thực hiện chưa phù hợp như phương pháp hướng dẫn đo lường chưa đúng dẫn đến kết quả đo lường sẽ không đảm bảo hoặc hoặc phương pháp kiểm tra chất lượng sản phẩm hiện tại chỉ mới tập trung kiểm tra ở công đoạn cuối cùng mà không ngăn chặn lỗi ở mỗi công đoạn dẫn đến hàng thành phẩm bị sai lỗi cao.

Máy móc, thiết bị không được bảo dưỡng, bảo trì định kỳ dẫn đến trong quá trình sản xuất, máy móc thiết bị bị hỏng hóc, hư hỏng làm ảnh hưởng đến quá trình tạo ra sản phẩm. Từ đó, gây ra lãng phí do phải giải quyết các sản phẩm không phù hợp này.

Giải pháp loại bỏ lãng phí do sai lỗi khuyết tật

Tùy theo nguyên nhân phát sinh sai lỗi mà doanh nghiệp sẽ có những hành động khắc phục, hành động phòng ngừa tương ứng để có thể loại bỏ các sai lỗi ra khỏi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Dưới đây là một số giải pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng để giảm hoặc loại bỏ lãng phí do sai lỗi khuyết tật:

Xác định nguyên nhân gốc rễ của sai lỗi trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc kiểm tra chỉ là cách phân loại các sản phẩm bị sai lỗi, không phải là giải pháp để loại bỏ nguyên nhân sự lãng phí này. Có thể ứng dụng biểu đồ Pareto để xác định được những vấn đề trọng yếu cần ưu tiên giải quyết, giúp cho doanh nghiệp định hướng được các giải pháp và là cơ sở đối chiếu so sánh sự việc trước và sau khi xử lý.

Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng cho mỗi quá trình, công đoạn. Tại đây có thể đánh giá chất lượng bằng kỹ thuật thống kê (phiếu kiểm tra, tổng hợp thống kê lỗi qua các kỹ thuật thống kê quá trình) để đánh giá được quá trình đang ổn định hay mất ổn định, cần tập trung kiểm soát ở đâu.

Soạn thảo, ban hành và đưa vào áp dụng các hướng dẫn công việc, chuẩn hóa các thao tác cho tất cả các công đoạn, khu vực. Ưu tiên thực hiện trước cho các công đoạn phát sinh nhiều sai lỗi. Tuy nhiên, dù sử dụng phương pháp nào thì sau khi ban hành các quy định này, doanh nghiệp cần lưu ý đến phương pháp đào tạo, huấn luyện và giám sát việc thực hiện các quy định, hướng dẫn này.

Xây dựng cẩm nang chất lượng, trong đó nêu các vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp hoặc có thể gặp phải, tương ứng đó là các hành động khắc phục, phòng ngừa tương ứng để toàn thể cán bộ có thể tham khảo và chuẩn bị sẵn sàng để ứng phó với các tình huống này khi xảy ra.

Áp dụng các công cụ Lean như Andon, phương pháp phòng chống sai lỗi Poka Yoke, Jidoka để phát hiện nhanh lỗi, ngăn ngừa và kiểm soát sai hỏng, đảm bảo các quá trình được làm đúng ngay lần đầu.

Ngoài ra, để ngăn chặn lãng phí do sai lỗi khuyết tất có thể áp dụng một số phương số phương pháp khác như 7 công cụ kiểm soát chất lượng vào quá trình phân tích và kiểm soát lỗi, thay đổi nhận thức của người lao động tập trung vào chất lượng thay vì số lương, chủ động ngừng khi phát hiện lỗi hay vấn đề, …

 

ThuHuong

,

1 thought on “[7 Loại lãng phí] – Lãng phí do sai lỗi/khuyết tật

Leave a Reply