19 lợi ích khi thực hiện S1- Sàng lọc trong 5S

Như chúng ta đã biết, 5S nói ngắn gọn là phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc (Phương pháp 5S). Và tin rằng mỗi chúng ta đều đã được học việc sắp xếp, cất đồ đạc từ rất sớm. Cụ thể là những đứa trẻ thường được bảo là: Cất đồ chơi của con đi. Sắp xếp/ dọn dẹp tập sách của con đi… Và khi đó, ông bà, ba mẹ hoặc là anh chị sẽ giống như những người giám sát. Trông chừng, hướng dẫn hoặc kiểm tra việc thực hiện của các bé.

Tuy nhiên, việc này lại không được tính là một phần của 5S. Vì hầu như khi bé dọn dẹp đồ chơi hay sách vở, đơn giản là đặt chúng vào tủ, để lên kệ hoặc đâu đó (có thể là một cách ngay ngắn, gọn gàng). Nhưng không có sự lựa chọn cái nào cần tiếp tục giữ lại và để lên, cái nào thì không.

Việc phân biệt, lựa chọn cần giữ lại hay không này chính là một phần mấu chốt của 5S. Chúng ta biết rằng “S1 – Sàng lọc” là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hư hỏng…) không hoặc chưa liên quan, không hoặc chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc và việc này thường được tiến hành theo tần suất định kì.

Phương pháp là vậy, nhưng có bao giờ bạn thắc mắc hoặc phải giải thích cho nhân viên của mình: Vì sao cần phải Sàng lọc? Nếu có, mời bạn tham khảo những lý do dưới đây:

Sự cần thiết của S1 – Sàng lọc trong 5S

Sàng lọc là bước đầu tiên trong 5S với mục đích tương tự như Just In Time – Đúng đối tượng, đúng số lượng và đúng thời điểm. Hay nói cách khác có nghĩa là “bỏ” đi tất cả những thứ không cần thiết tại khu vực làm việc hiện tại. Thế nhưng, hầu hết các nhà xưởng và văn phòng thường chứa đầy rẫy những món không thật sự cần thiết, bao gồm cả những món mà bạn biết rằng không còn dùng tới trong tương lai nữa. Và điều này là nguyên nhân dẫn đến nhiều vấn đề và lãng phí. Cụ thể:

1. Nhà xưởng ngày càng trở nên đông đúc, chật chội vì chứa quá nhiều đồ. Khó làm việc giữa đống đồ đạc, hàng hóa, máy móc, dụng cụ vì chúng chiếm diện tích

2. Những không gian nhà xưởng có giá trị ngày càng bị chiếm dụng bởi các mặt hàng không cần thiết. Do đó, những không gian này không được sử dụng một cách hiệu quả

3. Người làm việc phải di chuyển và làm việc xung quanh các “chướng ngại vật”, gây ra bởi những vật dụng không cần thiết dẫn đến lãng phí do thao tác thừa

4. Khi các vật dụng, hàng hóa, tồn kho quá nhiều, dễ trở nên lộn xộn dẫn đến mất thời gian tìm kiếm món cần dùng

5. Các vật dụng cần thiết không được quản lý tốt sẽ dễ dàng bị bỏ sót, rồi lạc mất

6. Chi phí cho việc lưu giữ/ duy trì máy móc, tồn kho cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận của tổ chức

7. Tồn kho, dư thừa về lâu về dài sẽ không còn sử dụng được và trở thành vô dụng

8. Hoặc nếu tồn kho hiện tại phải được sử dụng/ giải quyết để hạn chế việc lãng phí do để quá lâu mà hư hỏng rồi bỏ đi. Thì tổ chức cũng bị mất đi tính linh hoạt vì lúc này cũng là cố sử dụng cho hết

9. Lãng phí chi phí lưu trữ và quản lý tồn kho

10. Phát sinh những công việc liên quan đến quản lý vật dụng khi cần thống kê, kiểm kê số lượng vật dụng/ hàng hóa/ tồn kho

11. Thiết bị, máy móc, dụng cụ không cần thiết góp phần tạo nên sự cản trở, khó khăn trong việc bố trí vị trí đặt để. Dẫn đến khó khăn trong việc cải thiện dòng quá trình

12. Giấy tờ, hồ sơ dư thừa làm mất không gian tại văn phòng, tạo cảm giác môi trường văn phòng chật chội, không thoải mái

13. Tủ, kệ, bàn ghế dư thừa không cần thiết trở thành bức tường cản trở giữa các đồng nghiệp cả về không gian lẫn giao tiếp

14. Thậm chí khi đã có định danh vị trí rõ ràng, nhưng việc quá nhiều vật dụng không cần thiết dễ gây nên sự lẫn lộn, xáo trộn. Khó khăn cho việc tìm kiếm

15. Thậm chí một báo cáo dài dòng cũng làm tốn nhiều thời gian để đọc và hiểu

16. Việc giới thiệu dài dòng, lòng vòng những thông tin dư thừa trong cuộc họp cũng góp phần cho việc dễ hiểu nhầm hoặc làm chậm việc ra quyết định của các bên

17. Bàn làm việc lưu giữ văn phòng phẩm/ văn thư không cần thiết cũng dẫn đến gia tăng chi phí lãng phí

18. Giảm năng suất làm việc khi bàn làm việc bừa bộn với những vật dụng không cần thiết

19. Lưu trữ hàng hóa, vật dụng, tài liệu không cần thiết quá mức dễ dẫn đến mất kiểm soát. Phát sinh lỗi hoặc rò rỉ thông tin quan trọng của tổ chức

Thông qua thực hiện 5S, cụ thể là tại bước đầu tiên S1 – Sàng lọc. Thực hiện tốt việc sàng lọc định kỳ là chúng ta đã có thể giải quyết được những vấn đề và lãng phí kể trên. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết liên quan đến chuỗi bài 5S. Ví dụ: sàng lọc như thế nào tại 5S thực chiến – đơn giản và trực quan nhất…

Ai Le