Biểu đồ tương đồng – Affinity diagrams

Nếu như bạn mới vừa trải qua một giờ Brainstorming hay còn gọi là “Động não, công não”, đầu óc còn quay cuồn cuộn thì tạm nghỉ một chút nhé. Với hàng tá tá ý tưởng chồng chất sau lần động não, không biết nên bắt đầu từ đâu??? Đừng lo lắng nhé, biểu đồ tương đồng (Affinity diagrams) sẽ giúp chúng ta sắp xếp chúng đâu vào đấy thôi!

Như vậy “Affinity diagrams” là gì?

Affinity được hiểu là “mối quan hệ” hay “sự tương đồng”, nên nó là “biểu đồ quan hệ” hay “biểu đồ tương đồng”. Nhưng nó còn có một cái tên nghe rất tình cảm đó là “Biểu đồ ái lực”.

Như cái tên gọi của nó “Biểu đồ tương đồng” là một công cụ đơn giản giúp chúng ta tổ chức, xây dựng kết cấu cho một danh sách ý tưởng thu được từ “Brainstorming”. Từ đó tìm ra điểm chung, những mối liên kết để tiến hành phân nhóm “Categories”.

Tại sao nên sử dụng “Biểu đồ quan hệ”?

• “Biểu đồ quan hệ” như ánh sáng xuất hiện soi đường đi trong một rừng hỗn độn rất nhiều ý kiến
• Giúp chúng ta xác định những điểm chung, tạo ra những chiếc hộp chung và sắp xếp các ý tưởng tương đồng vào những chiếc hộp ấy. Hay nói các khác là sắp xếp các ý tưởng ngăn nắp
• Khi tình trạng của một vấn đề còn rất mơ hồ vì thông tin không rõ ràng, khó xác định (điều này đến từ nhiều nguyên nhân: có thể đó là một vấn đề ở tương lai hay một vấn đề chưa được hiểu rõ và sự thiếu kinh nghiệm)
• Cần tìm ra một ý tưởng đột phá để bức ra khỏi những suy nghĩ truyền thống

Khi nào sử dụng “Biểu đồ quan hệ”?

• Khi cần tổng hợp và sắp xếp ý tưởng ở bất kì giai đoạn nào trong DMAIC (six sigma)
• Sau một cuộc phỏng vấn hay khảo sát thị trường để lấy ý kiến của khách hàng. Công cụ này sẽ khoanh vùng và tìm ra được nhu cầu chung, cũng như thị hiếu hiện tại của khách hàng, hỗ trợ rất tốt trong việc đề xuất những chính sách phù hợp và kịp thời

Làm thế nào để xây dựng một “Biểu đồ quan hệ” tốt?

• Bước 1: Chuẩn bị công cụ là một cái bảng thật to hay một tờ giấy khổ thật lớn
• Bước 2: Tập hợp ý tưởng bằng cách dán tất cả các ý tường thu được từ “Brainstorming” lên tấm bảng
• Bước 3: Nhóm các ý tưởng thành từng nhóm liên quan. Chúng ta có nhiều cách để làm điều này:

• Có thể chọn các tiêu đề tiêu biểu như: Thiết bị (Machine), Con người (Personnel), Cơ sở hạ tầng (Infrastructure) và nhà cung cấp (Vendor)… Sau đó, sắp xếp các ý tưởng vào từng tiêu đề phù hợp
• Mặt khác chúng ta có thể đặt những câu hỏi để kết nối ý tưởng như: Ý tưởng nào gần giống nhau? Chúng ta có thể kết nối ý tưởng A và ý tưởng B được hay không?…
• Điều quan trọng nhất ở đây là “IM LẶNG LÀ VÀNG” (“Silence is critical”). Khi xuất hiện một ý tưởng mà chúng ta nghĩ nó có thể thuộc cả 2 nhóm. Chúng ta sẽ không tranh luận, cứ đặt nó ở cả 2 vị trí

Cách tìm các từ tiêu đề:

• Làm việc với từng nhóm một
• Hỏi từng thành viên những gì mà họ thấy
• Yêu cầu họ gợi ý từ khóa chung cho từng nhóm ý tưởng. Sau đó viết lên một tờ giấy lớn và dán phía trên đầu các nhóm ý tưởng
• Tiếp tục làm cho đến khi tất các các nhóm ý tưởng đều được định danh

• Bước 4: Chúng ta có thể áp dụng Step 3 để tiếp tục làm một vòng thứ hai nếu muốn để tìm ra “Master” Label cho các “header” Label. Có thể hiểu một cách đơn giản là tiếp tục tìm cho đến khi nào mối liên kết giữa các ý tưởng trở nên quá rộng và không thể tìm được một chủ đề chung nào để bao hàm chúng thì kết thúc

Lợi ích mà một “Biểu đồ quan hệ” mang lại không chỉ giúp chúng ta hệ thống các ý tưởng để tất cả các thành viên đều thấu hiểu và nắm rõ vấn đề, mà còn một lợi ích vô cùng to lớn khác nữa là:

Han Vo