Các yếu tố của chuẩn hóa công việc

2,281

Chuẩn hóa công việc bao gồm 3 yếu tố chính là nhịp thời gian hay nhịp độ sản xuất (takt time), trình tự công việc (work sequence) và mức tồn kho chuẩn trong quy trình (standard in-process stock). Những yếu tố này sẽ là cơ sở để chúng ta đánh giá một quy trình nhất định.

Nhịp độ sản xuất – Takt Time

Takt time là tần xuất sản xuất ra một sản phẩm hay là chu kì thời gian mà chi tiết hoặc sản phẩm được sản xuất để đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng. Và được tính theo công thức bên dưới:

Takt time = Thời gian thuần hoạt động hàng ngày / Số lượng cần thiết mỗi ngày

Ví dụ: Nếu đơn hàng hằng ngày là 840 sản phẩm. Thời gian làm việc là 2 ca, mỗi ca 8 tiếng, thời gian nghỉ giữa ca là 1 tiếng (ăn trưa, tối, vệ sinh,…). Thì thời gian thuần làm việc của mỗi ca còn lại 7h.

Khi đó thời gian thuần hoạt động hằng ngày là: 2 x 7x 60 x 60 = 50400 giây.

Và Takt time = 50400 / 840 = 60 giây

Tức là chúng ta phải sản xuất một sản phẩm trong một phút, thì mới đáp ứng được yêu cầu.

Từ công thức trên ta thấy khi đơn hàng tăng lên thì takt time cũng được cài đặt theo nhịp độ nhanh lên và ngược lại. Thông qua takt time, các doanh nghiệp có thể tác động để thay đổi năng suất, đo lường và kiểm soát các lãng phí.

Khác với takt time, cycle time hay thời gian chu kì sản xuất là khoảng thời gian từ khi bắt đầu công việc cho đến khi sản phẩm được hoàn thành. Cycle time là thời gian sản xuất thực tế cần thiết để quy trình hoàn tất một sản phẩm, nó có thể bằng hoặc không bằng takt time .Mục tiêu của mỗi doanh nghiệp luôn là cải tiến để làm sao cho cycle time nhỏ hơn hoặc bằng takt time.

Trình tự công việc – Work sequence

Trình tự công việc là xác định thứ tự công việc cần thực hiện trong một quy trình nhất định, bao gồm các thao tác và các bước thực hiện công việc. Ví dụ, nhân viên sản xuất phải:

Lấy chi tiết, thành phần cần xử lý
Đi đến máy.
Đặt chi tiết vào máy và xử lý.
Lấy chi tiết cho máy tiếp theo.

Con người thường tập trung vào hình ảnh, do đó các công việc đã được tiêu chuẩn hóa như các tư thế, cách thao tác nên được mô tả bằng hình ảnh hoặc bản vẽ. Toyota thường sử dụng hình ảnh và bản vẽ để mô tả:

Tư thế đúng.
Tay, chân nên di chuyển như thế nào.
Cách cầm dụng cụ.
Tích lũy bí quyết trong thực hiện công việc.
Tiêu chí quan trọng về chất lượng và an toàn.

Chúng ta phải xác định cách tốt nhất để thực hiện từng hành động và thứ tự công việc phù hợp. Việc mô tả, xác định trình tự công việc rõ ràng giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người đều thực hiện công việc theo cách tương tự nhau, hạn chế sự thiếu nhất quán và các sai lệch có khả năng gây ra phế phẩm.

Mức tồn kho chuẩn trong quy trình – Standard in-process stock

Mức độ tồn kho chuẩn trong quy trình là lượng công việc, nguyên liệu tối thiểu cần có, để giữ một công đoạn hay quy trình hoạt động ở cường độ mong muốn. Nó cho phép nhân viên thực hiện công việc của họ một cách liên tục, trơn tru theo một trình tự được thiết lập.

Chúng ta phải tăng mức tồn kho chuẩn trong quy trình trong trường hợp sau:

Việc kiểm tra chất lượng yêu cầu thêm một số công việc.
Nhiệt độ phải giảm xuống trước khi bắt đầu thực hiện.
Máy móc tự động.
Máy hoạt động ngược theo thứ tự của quy trình

Mức độ tồn kho trong quy trình là yếu tố quyết đình vì công việc sẽ không thể tiến triển nếu không có một phần tồn kho nhất định. Ví dụ trong quy trình nướng bánh, người A sẽ nhào bột, người B cho bột vào khuôn, người C cho bánh vào lò nướng. Nếu không có một lượng bột dự trữ nhất định thì khi hết bột cả quá trình sẽ bị chậm trễ. Hoặc khi khuôn bị thiếu, lượng công việc người A chuyển cho người B sẽ bị tồn đọng nhiều, trong khi đó người C phải chờ vì không có việc làm.

Trên đây là 3 yếu tố chính của chuẩn hóa công việc, giúp tổ chức ổn định được năng xuất, chất lượng và thời gian. Đồng thời giúp đo lường kiểm soát các lãng phí, giúp quá trình hoạt động một cách thống nhất, theo một dòng chảy trơn tru và liên tục.

Thu Huong