[Nguyên tắc chất lượng số 7] Quản lý các mối quan hệ

Quản lý mối quan hệ là nguyên tắc cuối cùng trong 7 nguyên tắc của hệ thống quản lý chất lượng, đây cũng là một nguyên tắc quan trọng không kém. Trong thế giới ngày càng phẳng, không một tổ chức nào tự mình làm tất cả, nên các mối quan hệ tương tác là cực kì quan trọng cho sự phát triển bền vững của tổ chức. Nhưng trước khi đi quá xa, nếu các vẫn chưa biết về chất lượng thì mời tham khảo bài viết chất lượng là gì? Hoặc các nguyên tắc khác ở đây.

Cơ sở của việc quản lý các mối quan hệ (Relationship Management)

Để đảm bảo cho việc phát triển bền vững của tổ chức, thì việc quản lý và phát triển các mối quan hệ liên quan đến tổ chức là rất quan trọng, đặt biệt là khách hàng, nhà cung cấp.

Tất cả các bên liên quan đều ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu suất của tổ chức, lý do tồn tại của tổ chức cũng là vì phục vụ các bên liên quan như là khách hàng. Do đó các mối quan hệ của tổ chức đối với các bên liên quan, quyết định trực tiếp đến thành công lâu dài và bền vững của tổ chức. Đặc biệt là mối quan hệ đối tác và các nhà cung cấp của tổ chức.

Những lợi ích từ việc quản lý các mối quan hệ

  • Nâng cao hiệu suất của tổ chức bằng việc quản lý các mối hệ với các bên quan tâm, do đó hiểu thấu lẫn nhau, giúp đỡ lẫn nhau và dễ dàng đạt được sự thỏa mãn của cả đôi bên.
  • Cả nhiều bên cùng hiểu về một hướng, có một cái nhìn chung về các mục tiêu và giá trị giữa các bên từ đó tăng sự gắn kết giữa các bên.
  • Tăng khả năng tạo ra giá trị cho các bên quan tâm bằng cách chia sẻ các nguồn lực và quản lý rủi ro liên quan đến các vấn đề chất lượng.
  • Giúp quản lý và phát triển một chuỗi cung ứng linh động, từ đó cung cấp một nguồn ổn định các sản phẩm và dịch vụ.
Lợi ích
Lợi ích

Các hành động cần tiến hành để quán lý mối quan hệ với các bên liên quan

  • Cần phải xác định rõ các bên liên quan đến tổ chức, như là: nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, cộng đồng và mối quan hệ của tổ chức với các bên liên quan, chi tiết hơn mời các bạn tham khảo bài viết chi tiết về các bên liên quan ở đây.
  • Sau khi xác định thì cần phải phân thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng, hay nói cách khác bên nào có thể có ảnh hưởng cao đến sự tồn tại của tổ chức, ví dụ như khách hàng, hoặc nhân viên.
  • Tăng cường việc thu thập thông tin và chia sẻ các tài nguyên liên quan với các bên quan tâm từ đó tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau.
  • Thiết lập các mối quan hệ và phân rõ ngắn hạn hay dài hạn, nên ưu tiên tập trung dài hạn. Tuy nhiên nó cũng linh động tùy theo chiến lượt của tổ chức.
  • Thiết lập các tiêu chí để đo lường việc làm thỏa mãn các bên liên quan, có hành động khắc phục khi chỉ số không đạt như mong muốn.
  • Khuyến khích việc công nhận và ghi nhận khi các dự án hợp tác hay các thành tựu từ các bên liên quan.
Hành động Vietquality
Hành động Vietquality

Tóm lại

Đến phân bản này thì nguyên tắc này có thay đổi rất nhiều, phiên bản trước là “ mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung cấp” đến phiên bản này thì đổi lại thành “ quản lý mối quan hệ”. Việc thay đổi này là vô cùng quan trọng và cấp thiết, nó bao trùm luôn cả nguyên tắc cũ. Muốn nhấn mạnh tổ chức có rất nhiều mối quan hệ chứ không đơn thuần là nhà cung cấp thôi.

Tổng kết Vietquality
Tổng kết Vietquality

Do đó cần phải tập trung quản lý tất cả các mối quan hệ có thể ảnh hướng đến tổ chức. Tuy nhiên mối quan hệ của các bên liên quan thì quá nhiều, do đó bạn cũng không thể phân đều nguồn lực được, phải biết tập trung vào mối quan hệ nào là quan trọng. Cũng phải biết cân đối giữa các mối quan hệ ngắn hạn và lâu dài, ưu tiên tập trung phát triển lâu dài và bền vững. Tổ chức phải phân loại mối quan hệ như bên ngoài là khách hàng, nhà cung cấp với các bên liên quan bên trong tổ chức như: Nhân viên, chủ sở hữu.

Từ đó cho thấy việc quản lý mối quan hệ của các bên liên quan đến tổ chức là rất cần thiết, cấp bách, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức. Mời các bạn xem các bài về ISO 9001:2015 tại đây, hoặc các nguyên tắc khác của hệ thống quản lý chất lượng tại đây.

Tuấn Huỳnh

Leave a Reply