[7 Loại lãng phí] – Lãng phí chờ đợi, nguyên nhân, nhận diện và giải pháp

Lãng phí chờ đợi là khoảng thời gian mà nhân viên, công nhân hay máy móc nhàn rỗi, không thể thực hiện được công việc vì phải chờ đợi những thứ như vật liệu, nhân lực, máy móc thiết bị, bán thành phẩm, thành phẩm hoặc kí, phê duyệt hồ sơ, … Chờ đợi không cần thiết thường gây lãng phí, thậm chí là lãng phí lớn. Vì vậy, xem xét và loại bỏ thời gian lãng phí là điều cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Nguy cơ lãng phí chờ đợi

Lãng phí do chờ đợi có thể được tìm thấy dưới nhiều hình thức kể cả trong sản xuất lẫn công việc văn phòng. Có rất nhiều lý do cho những chờ đợi như chờ nguyên vật liệu, bán thành phẩm đến, chờ bộ phận QC kiểm tra xong, chờ bản vẽ, hướng dẫn kỹ thuật, chờ lệnh sản xuất, chờ phê duyệt, kí hồ sơ, …

Lãng phí do chờ đợi là rất lớn. Doanh nghiệp phải trả tiền cho tất cả nhân viên để duy trì công việc nhưng trong đó có thời gian chỉ để chờ đợi mà không làm gì cả. Người lao động nhàn rỗi, không có việc làm, máy móc không được sử dụng hết năng xuất. Đó là những chi phí mà doanh nghiệp phải trả nhưng lại không thu được lợi nhuận.

Chẳng hạn, doanh nghiệp của bạn đang sản xuất, nhưng nguyên vật liệu bị thiếu và phải chờ nguyên vật liệu được chuyển đến mới có thể tiếp tục sản xuất. Trong thời gian đó, máy móc để không, nhân viên không có việc để làm, mà việc sản xuất thì đang bị chậm trễ và có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.

Ngoài tăng thêm các chi phí trong sản xuất kinh doanh như chi phí năng lượng, nhân công, … Chờ đợi còn ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp, giảm năng suất chất lượng, làm chậm quá trình sản xuất, kèo dài thời gian thao tác, …

Nguyên nhân dẫn đến lãng phí chờ đợi

Thiếu cân bằng trong dòng chảy sản xuất, công suất giữa các công đoạn không cân bằng, điều độ sản xuất kém, … là nguyên nhân gây nên chờ đợi trong quá trình sản xuất. Nếu một công đoạn tốn nhiều thời gian hơn công đoạn tiếp theo thì nhân viên trong công đoạn có tốc độ nhanh sẽ đứng yên chờ đợi hoặc họ sẽ sản xuất với tốc độ chậm lại sao cho vừa đủ để hoàn thành công việc của mình.

Các quá trình không đáng tin cậy cũng gây ra sự chờ đợi, quá trình tiếp theo phải chờ đợi quá trình trước nếu quá trình trước có sự cố hay vấn đề chất lượng. Hoăc thời gian chuyển đổi lâu dẫn đến thời gian chờ và thời gian hoàn thành công việc bị tăng lên.

Bố trí mặt bằng không hợp lý sẽ góp phần gia tăng thời gian chờ. Việc bố trí mặt bằng đóng một vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao khả năng sẵn sàng và cải thiện hiệu suất máy. Nếu bố trí mặt bằng không hợp lý thì thời gian làm việc không tạo ra giá trị gia tăng, thời gian chờ sẽ gia tăng, thời gian máy móc thiết bị chạy không tải sẽ nhiều.

Máy móc, thiết bị không được bảo dưỡng, bảo trì định kỳ dẫn đến trong quá trình sản xuất, máy móc thiết bị bị hư hỏng, lúc đó người lao động không thể sản xuất liên tục được mà phải chờ cho đến khi máy móc hoạt động lại ở mức độ bình thường. Bên cạnh đó, máy móc không được bảo dưỡng, bảo trì phù hợp thì công suất của máy móc sẽ bị chậm, không ổn định làm tăng thời gian chờ, không tạo ra giá trị gia tăng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Lãng phí chờ đợi còn do một số nguyên nhân khác như công nhân viên thao tác trực tiếp cố tình không làm việc hoặc làm việc chậm và tăng thời gian chờ để giảm thời gian làm việc cho cá nhân đó, ban lãnh đạo doanh nghiệp không có phương pháp quản lý, kiểm soát thời gian làm việc, đánh giá hiệu quả công việc hoặc do thiếu thông tin, thông tin không rõ ràng, bố trí lao động không hợp lý, …

Giải pháp loại bỏ lãng phí chờ đợi

Doanh nghiệp có thể loại trừ hoặc giảm lãng phí chờ đợi thông qua một số giải pháp sau:

Cân bằng dòng chảy sản xuất, đồng bộ công suất giữa các công đoạn nhằm đảm bảo các quy trình, công đoạn được kết hợn tốt hơn qua đó giảm được thời gian chờ giữa các công đoạn. Khi tốc độ của các công đoạn được cân bằng, điều độ hợp lý thì quá trình sản xuất sẽ theo một dòng chảy liên tục không có công đoạn nào phải chờ công đoạn nào cả.

Áp dụng công cụ kiểm soát sản xuất chuẩn hóa quy trình để chuẩn hóa thao tác cho một công đoạn hay một quá trình nào đó nhằm giảm thiểu thời gian chờ đợi do sai lỗi hay bất ổn trong các công đoạn và quá trình. Khi các thủ tục quy trình chưa được chuẩn hóa tốt, người thực hiện có thể suy diễn, sáng tạo ra các cách làm khác nhau, dẫn đến đầu ra của các quá trình không ổn định, dễ tạo ra kết quả sai so với mong đợi.

Thời gian bất hợp lý do chuẩn bị máy móc hay thay đổi sản phẩm hoặc chuyển đổi giữa hai lô hàng quá lâu là một trong những lãng phí chờ đợi lớn. Trường hợp này có thể áp dụng công cụ chuyển đổi nhanh (SMED) để giảm thiểu thời gian chuyển đổi.

Việc bố trí, cân bằng các công đoạn sản xuất được tiến hành đồng thời với việc sắp xếp máy móc thiết bị theo đúng trình tự của quy trình công nghệ để tạo ra một đường vòng khép kín từ công đoạn đầu cho đến những công đoạn cuối. Áp dụng phương pháp bố trí mặt bằng kết hợp công cụ cân bằng chuyền để loại bỏ các nút thắt trong từng quá trình sản xuất.

Cải thiện độ tin cậy và chất lượng của máy móc bằng cách sử dụng công cụ “bảo trì năng suất toàn diện” (Total productive maintenance).  Máy móc hoạt động tốt và ổn định là rất quan trọng để đảm bảo quá trình sản xuất liên tục. Người lao động sẽ không thể sản xuất được nếu máy móc bị hư hỏng hay dừng đột ngột mà phải chờ cho đến khi nhận được thông báo là máy móc thiết bị đã hoạt động lại bình thường, khi đó quá trình sản xuất sẽ bị tắc nghẽn, người lao động rảnh rỗi, chưa kể đến bạn có thể phải tốn thêm chi phí cho việc sửa chữa và đây là một tổn thất lớn cho doanh nghiệp của bạn.

Ngoài ra, để giảm thiểu thời gian chờ trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần nghiên cứu phương pháp lập sản xuất và giám sát phù hợp, bố trí nhân lực, thiết bị phù hợp theo từng công đoạn. Áp dụng công cụ đánh giá hiệu quả công việc để tính toán ra số lượng nhân sự phù hợp sử dụng cho những công việc cụ thể.

ThuHuong