5S là cụm từ quen thuộc, quen thuộc đến nỗi mà ai cũng đã từ nghe một vài lần. Biết hoặc nghĩ rằng mình biết về 5S. Tuy nhiên một thực tế phũ phàng rằng đa số nếu không muốn nói gần như các doanh nghiệp lại thất bại trong việc làm 5S, hoặc họ chỉ dừng lại ở 2S là “sơ sài” thôi. Thật ra làm 5S cũng không phải khó mà cũng không dễ. Một số bí quyết cần lưu tâm phía dưới sẽ giúp các bạn tiến hành công cụ này hiệu quả hơn rất nhiều.
1. Lãnh đạo là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho 5S.
Nhiều người nghĩ rằng chính vì 5S là công việc thường nhật và không quá khó khăn hay phức tạp để thực hiện. Do đó, đôi khi họ là người khởi xướng cái gọi là chiến dịch 5S nhưng rồi cũng lại là người rời xa nó trước tiên. “Rời xa” ở đây không hẳn là họ lãng quên hay cho ngừng chiến dịch, mà là việc giao lại trách nhiệm cho cấp dưới với hy vọng cấp dưới là người thay mình thực hiện và theo dõi tiếp. Nhưng không may thay, đây có thể là nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của 5S. Bởi lẽ, sự tham gia của lãnh đạo là yếu tố chủ chốt của cả chiến dịch. 5S có được thực hiện nghiêm túc hay hời hợt, đi đúng định hướng và thậm chí là nhận được sự cam kết của toàn thể nhân viên hay không chính là nhờ vào sự dẫn dắt làm gương của lãnh đạo.
2. Mỗi quyết định trong 5S cần được sự đồng thuận (cho phép)
Việc thực hiện 5s sẽ không thể hoạt động suông sẻ nếu không có sự đồng thuận và thống nhất giữa các bộ phận. Nếu chỉ có mỗi đội 5s đề ra tất cả các chính sách thì rất dễ dẫn đến việc đội này sẽ không nhận được sự đồng lòng và thống nhất thậm chí nếu tình trạng xấu, có thể còn bị cô lập. Do đó, hoạt động khởi xướng chọn slogans, poster và các chính sách của 5s nên là sản phẩm của toàn công ty. Điều này cho phép mọi người nhận ra vai trò của chính mình trong việc thiết lập cũng như thực hiện 5S về sau.
3. Sự tham gia của toàn bộ tổ chức cùng thực hiện 5S
Như câu “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, 5S sẽ không thể thành công nếu chỉ có một vài người làm công việc này. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là toàn bộ nhân viên phải tham gia vào tất cả các khía cạnh của 5S, mà là mọi thành viên đều sẳn sàng trở thành một phần của chiến dịch ngay khi cần có sự hỗ trợ của họ trong công cuộc này. Đặc biệt là tại nơi làm việc của họ.
4. Giải thích 5S cho đến khi mọi người hiểu rõ về nó
Hướng dẫn và trình bày ý nghĩa cũng như sự quan trọng của 5S bất cứ khi nào có thể. Chẳng hạn trong các buổi hội thảo, các chuyên đề hướng dẫn, các buổi họp hàng quý, hàng tháng, hàng tuần, hoặc thậm chí là các buổi họp hằng ngày, họp giao ca v..v… Từ đó, giúp mọi người nhớ đến 5S và hiểu về 5S cũng như tầm quan trọng của nó. Điều này sẽ giúp củng cố sự cam kết thực hiện cũng như duy trì 5S tự giác trong toàn tổ chức.
5. 5S cần Kiên trì và tỉ mỉ
Hãy chắc chắn rằng mọi thành viên trong tổ chức thật sự hiểu được ý nghĩa của từng S. Ví dụ: Khi sàng lọc thông qua Red Tag để loại bỏ những thứ không cần thiết, hãy đảm bảo rằng người thực hiện hiểu các tiêu chí để phát hiện những gì cần được gắn thẻ. Khi làm sắp xếp qua chiến lược Signboards, mọi người biết cách làm thế nào để có thể nhanh chóng và tự tin thiết lập các bảng hiệu chứa thông tin đúng. Liên quan đến sạch sẽ, mọi người hiểu làm thế nào để tạo đường phân chia. Khi thực hiện chuẩn hóa dọn dẹp, họ có một hướng dẫn chi tiết chỉ định các tiêu chuẩn tại nơi làm việc và cách duy trì chúng.
6. Nhanh chóng trong việc gắn Red Tag và mạnh dạng chuyển sang Signboards
RedTag và Signboards là hai chiến lược 5s cần được lặp lại nhiều lần trong năm. Nếu việc gắn RedTag kéo dài quá lâu, mọi người sẽ mất hứng thú hoặc muốn cất giữ lại mọi thứ hơn là đem bỏ nó đi. Trên thực tế, khi phải cân nhắc giữa việc giữ hay không giữ một món gì đó, sẽ có những trường hợp khiến người thực thi phân vân là cần vừa vừa, cần chút chút, cần ít ít… Do đó, không nên đòi hỏi công đoạn này phải phân biệt một cách triệt để. Thay vào đó, nên mạnh dạn tổ chức thực hiện RedTag trong một khoảng thời gian ngắn, hợp lý và cho lặp lại việc này định kỳ hàng quý chẳng hạn.
7. Sự tham gia của lãnh đạo/ quản lý trong các lần kiểm tra
Lãnh đạo nên đích thân kiểm tra nhà máy và nơi làm việc, đưa ra nhận xét về bất kỳ điểm tốt và chưa tốt nào trong công tác 5S ở nơi đó. Điều này sẽ giúp cho việc thực hiện và duy trì 5S được tiến hành nghiêm túc hơn. Thêm một mẹo nhỏ là nên đa dạng hóa việc kiểm tra (ví dụ lâu lâu đi tuần tra đột xuất thay vì cứ đi định kỳ theo lịch).
8. Nhấn mạnh 5S là con đường sống còn của tổ chức
Như đã đề cập ở những phần trước, 5S là nền tảng cho sự cải tiến cũng như phát triển của tổ chức. Vậy nên, hãy tìm cơ hội để nhấn mạnh thực tế này cho mọi người cùng biết. Ví dụ: Thể hiện những hình ảnh “trước” và “sau” khi áp dụng 5S tại nơi làm việc, tổ chức các cuộc họp để báo cáo về kết quả thực hiện và lợi ích đạt được. Và một khi mọi người thấy được sự thay đổi và lợi ích mang lại thì sẽ càng hứng khởi trong việc duy trì và cải thiện 5S ở mức cao hơn.
Mời các bạn tìm hiểu các công cụ khác của lean ở đây.
Ai Le
