Chiến lược thẻ đỏ (Red-tag) trong 5S và những lưu ý không thể bỏ qua


Nói đến 5S, cụ thể là tại bước S1 – Sàng lọc thì không thể không kể đến chiến lược Red-tag hay còn gọi là chiến lược thẻ đỏ trong 5S. Và như đã đề cập trong bài chia sẻ trước về cách “phân loại” để thực hiện S1, thì việc tiếp theo sau khi phân loại chính là tiến hành chiến lược gắn thẻ đỏ. Vậy, chiến lược này cụ thể là gì? Các bước thực hiện như thế nào? Cần lưu ý gì khi thực hiện để đạt được hiệu quả tốt nhất? Mời các bạn cùng Vietquality giải đáp các câu hỏi này tại đây.

1. Chiến lược thẻ đỏ là gì?

Chiến lược thẻ đỏ được xem là một công cụ không thể thiếu trong 5S nói chung và S sàng lọc nói riêng. Mục đích của chiến lược này chính là tạo nên sự trực quan hóa. Bởi lẽ không phải ai cũng có thể phân biệt được đâu là vật dụng thật sự cần thiết và đâu thì không. Cho nên, đây chính là phương pháp vừa trực quan, đơn giản, ít tốn kém mà bất cứ ai nhìn vào là biết ngay vật này cần thiết hay không.

Vậy vì sao lại là màu đỏ mà không phải là màu khác như xanh, tím, vàng…? Câu trả lời là vì nó nổi bật, dễ thấy. Tiếp nữa, trong sản xuất màu đỏ được dùng như tín hiệu báo ngừng, thể hiện sự loại bỏ, hư hỏng… Cuối cùng là ở Nhật, đỏ cũng có nghĩa là bẩn.

2. Các bước thực hiện chiến lược thẻ đỏ

Điều đầu tiên cần lưu ý đó là việc định nghĩa dán thẻ đỏ là khác nhau tùy theo từng tổ chức. Thông thường, tại các nhà máy, thẻ đỏ được dán lên cho tất cả vật dụng, máy móc, thiết bị, tồn kho khi mà chúng đã được xác định là có thể không được dùng tới trong một tháng tiếp theo. Thậm chí, đối với những tổ chức nghiêm ngặt hơn thì khoảng thời gian này có thể là một tuần hoặc hai tuần tiếp theo, thay vì là một tháng.

Đôi khi, nếu vật dùng hoặc tồn kho rơi vào nhóm phân loại là “chưa xác định”, có những tổ chức sẽ sử dụng thẻ vàng để đánh dấu nó lại. Tuy nhiên, bài này sẽ chỉ tập trung vào thẻ đỏ mà thôi. Dưới đây là các bước thực hiện chiến lược thẻ đỏ.2.1. Khởi xướng dự án thẻ đỏ

Thành viên dự án nên đến từ tất cả các bộ phận. Mọi người phải biết được làm thế nào để xác nhận cái này là cần hay không cần. Chìa khóa chính là nguyên lý JIT – Just In Time. Công tác này đồng hành cùng bước S1 Sàng lọc. Do đó, cần được khởi xướng định kỳ mỗi 1 hoặc 2 tháng.

2.2. Xác định mục tiêu gắn thẻ

Mục tiêu gắn thẻ chính bao gồm tồn kho (nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm); máy móc thiết bị… tại khu vực sản xuất. Đối với khu vực văn phòng nên bao gồm tất cả hồ sơ giấy tờ, văn phòng phẩm… Ngoài ra, không thể thiếu nhóm đối tượng trên sàn như kệ, tủ… Lưu ý, đối với một số vật phẩm có số lượng lớn phải có kệ đựng và ngắn mã thông tin vật phẩm theo kệ lưu trữ.

2.3. Thiết lập tiêu chí gắn thẻ

Bước này chính là quy định cụ thể hơn, rõ hơn như thế nào là cần thiết. Ví dụ: Dán thẻ đỏ cho những vật dụng không có kế hoạch sử dụng trong tháng tới/ tuần tới. Hoặc: Dán thẻ đỏ cho cho vật dụng đã một tháng qua không được sử dụng và cũng không có kế hoạch sử dụng trong tháng tới… Tiêu chí này được thiết lập một cách linh hoạt tùy theo mỗi tổ chức. Ví dụ:

2.4. Làm thẻ

Thẻ đỏ tất nhiên là phải màu đỏ. Về chất liệu làm thẻ thì linh hoạt (giấy màu, giấy trắng in màu đều được). Tuy nhiên, thẻ nên được ép nhựa để hạn chế việc bị rách, bị ướt… Đặc biệt là có thể tái sử dụng. Thêm vào đó, mẫu thẻ nên được thiết kế và sử dụng đồng bộ trong toàn tổ chức. Đồng bộ ở đây không nhất thiết là phải sử dụng duy nhất một mẫu thẻ cho tất cả. Mà có thể tùy vào mục tiêu gắn thẻ (tồn kho, thiết bị…) hoặc khu vực gắn thẻ (văn phòng, sản xuất…) mà có mẫu thẻ cho phù hợp nếu cần. Nếu không có sự đồng bộ/ chuẩn hóa, mỗi người một kiểu, trông sẽ rất lộn xộn, ảnh hưởng đến tinh thần 5S.

Nên viết rõ tên hàng, số lượng, lý do dán thẻ (không cần thiết, hàng lỗi…), ngày dán thẻ, bộ phận chịu trách nhiệm. Điều này giúp cho thông tin được rõ ràng, dễ nhận diện, quản lý và truy xuất nếu cần.

2.5. Dán thẻ

Việc dán thẻ nên được thực hiện chéo giữa các bộ phận để đảm bảo thẻ được dán triệt để. Lý do là vì người chịu trách nhiệm tại khu vực của mình thường có xu hướng thấy rằng mọi thứ đều cần thiết và nên giữ lại. Bước này nên được phát động thực hiện đồng loạt trong thời gian ngắn khoảng 1 hoặc 2 ngày. Việc kéo dài thời gian dễ dẫn đến sự trì trệ và tâm lý đắn đo cho người thực hiện.

2.6. Ra quyết định cho vật dụng được gắn thẻ

Đây là bước cuối cùng của chiến lược thẻ đỏ. Bước này rất là quan trọng. Hãy thống kê lại danh sách những vật dụng đã được gắn thẻ. Dựa vào đó để phân loại và đưa ra hành động xử lý cho từng món. Dưới đây là một số gợi ý:Ngoài ra, trường hợp nếu có máy móc, thiết bị quá lớn hoặc đã được gắn cố định từ trước. Dẫn đến khó khăn hoặc tốn kém trong việc di chuyển xử lý. Nếu nó không gây cản trở, ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất, vận hành hàng ngày. Thì có thể xem xét tạm thời đóng băng nó lại bằng cách dán nhãn và ghi rõ là không cần thiết/ không sử dụng… Như vậy, thiết bị, vật dụng này sẽ nằm trong diện lưu ý chờ xử lý khi thích hợp.

3. Một số lưu ý cần nhớ khi thực hiện chiến lược thẻ đỏ

  • Củng cố ý thức về tầm quan trọng của 5S: Tất cả mọi thành viên trong tổ chức cần phải nhận thức và ghi nhớ 5S là chìa khóa cho sự tồn tại và phát triển lâu dài của tổ chức
  • Đảm bảo rằng mọi người hiểu được ý nghĩa, lợi ích cũng như sự thiết yếu của việc Sàng lọc
  • Ban lãnh đạo nên tham gia và dẫn đầu trong chiến lược thẻ đỏ. Điều này sẽ thúc đẩy mạnh mẽ tinh thần thực hiện cho mọi thành viên trong tổ chức
  • Người thực hiện dán thẻ đỏ cho một khu vực không nên là người có mối liên hệ trực tiếp với các mục tiêu dán thẻ. Tránh việc người này sẽ thấy mọi thứ có lẽ đều nên được giữ lại
  • Nếu không chắc chắn vật dụng có cần thiết hay không (chưa xác định), hãy dán thẻ đỏ cho nó. Hoặc nếu bạn quá lo lắng, do dự rằng biết đâu khi cần đến lại không thấy, bạn có thể dán thẻ vàng. Tùy thuộc vào việc thiết lập tiêu chí ban đầu. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng vẫn ưu tiên sử dụng thẻ đỏ hơn
  • Hoàn thành việc dán thẻ trong 1 hoặc 2 ngày. Càng kéo dài thời gian thực hiện, càng dẫn đến sự chần chừ, do dự, kém hiệu quả

 

Ái Lê

2 thoughts on “Chiến lược thẻ đỏ (Red-tag) trong 5S và những lưu ý không thể bỏ qua

Leave a Reply